Registro IVA: la guida essenziale

Registro IVA: definizione

Il registro IVA è il libro contabile che riassume i fatti economici di natura lavorativa, ossia le operazioni attive e passive sottoposte alla disciplina dell’IVA. Riguarda aziende o liberi professionisti detentori di regolare partita IVA. Pertanto, la tenuta e la compilazione del registro è obbligatoria, ad eccezione di talune esenzioni previste per legge a vantaggio di soggetti specifici.

La tenuta dei registri è fondamentale ai fini della liquidazione IVA, ossia della procedura per il calcolo dell’imposta che il contribuente è tenuto a versare o meno all’Erario. Il versamento è obbligatorio ogni volta che l’IVA a credito prevale sull’IVA a debito. La tempistica di pagamento è opzionale, dipende dalle esigenze del contribuente e per legge può essere mensile o trimestrale.

Il D.P.R. n. 633/72 configura tre tipologie di registri obbligatori: quello delle fatture emesse (o delle vendite), quello degli acquisti e quello dei corrispettivi. Il primo implica l’annotazione cronologica delle fatture prodotte. Il secondo la registrazione cronologica di bollette doganali e fatture riguardanti beni o servizi acquisiti. Il terzo sostituisce il registro delle vendite per le piccole imprese che operano generalmente nella vendita al dettaglio.

I tre libri contabili obbligatori devono essere compilati secondo rigide procedure e archiviati nel rispetto della normativa. Di seguito sono illustrati gli aspetti tecnici dei tre documenti economici di competenza aziendale o dei liberi professionisti.

Registro IVA delle fatture emesse

Il D.P.R. n. 633/72 stabilisce quali sono le annotazioni obbligatorie che il contribuente è tenuto ad archiviare nel registro IVA delle fatture emesse. Ognuna deve necessariamente contenere: il numero progressivo, la data in cui è stata compilata la fattura, l’anagrafica del cliente o della società di persone coinvolta nel processo, l’ammontare imponibile, quello dell’imposta relativa, l’IVA in funzione dell’aliquota e, in alternativa, l’eventuale norma di inapplicabilità.

Tale registro è obbligatorio per i soggetti IVA con alcune esenzioni previste per legge riguardanti, ad esempio, i soggetti svincolati dall’obbligo della contabilità come i contribuenti che operano nel regime forfettario; i soggetti che operano con esenzioni IVA e i commercianti al dettaglio o simili che provvedono all’archiviazione delle operazioni tramite il registro dei corrispettivi.

L’art. 12 del D.L. 119/18 stabilisce il termine di archiviazione delle fatture emesse e modifica il D.P.R. n. 633/72 all’art. 2, che rappresenta la normativa di riferimento del registro IVA di questa categoria. La novità prevede che il detentore di partita IVA non sia più tenuto alla registrazione delle operazioni entro 15 giorni dall’emissione della fattura: piuttosto è obbligato entro il 15 del mese successivo all’operazione.

Registro IVA dei corrispettivi

Il registro IVA dei corrispettivi è regolamentato dal D.P.R. n. 633/72, in particolare dall’art. 24, che disciplina una categoria specifica di soggetti IVA esonerati dall’obbligatorietà di emissione fattura, a meno che il cliente non la chieda espressamente. La categoria è quella dei commercianti al minuto o similari che dimostrano i corrispettivi tramite scontrino fiscale. Per i commercianti appartenenti a questo gruppo, il registro dei corrispettivi rimpiazza quello delle fatture.

Il registro dei corrispettivi deve necessariamente indicare: le somme delle operazioni imponibili differenziate in funzione dell’aliquota; le somme di quelle non imponibili e gli importi delle operazioni che non hanno rilevanza ai fini dell’IVA. Obbligatorio, inoltre, è l’ammontare dei corrispettivi giornalieri desumibili tramite scontrini e ricevute fiscali.

Sul versante delle tempistiche, il registro IVA dei corrispettivi deve essere redatto entro il giorno successivo a quello dei corrispettivi, purché il successivo non sia un giorno festivo. L’archiviazione deve avvenire nella sede presso cui si esercita l’attività lavorativa.

Registro IVA degli acquisti

Il D.P.R. n. 633/72, in particolare l’art. 25, disciplina il registro IVA degli acquisti. Mediante questo libro contabile vanno archiviate le fatture, le bollette doganali e le autofatture riguardanti le acquisizioni di beni o servizi. La novità principale, grazie al D.L. 119/18 e in particolare all’art. 13, sta nel fatto che non è più obbligatoria la numerazione progressiva e cronologica delle fatture.

Così come per i precedenti, il registro IVA degli acquisti deve obbligatoriamente annotare le date riguardanti fatture o bollette doganali; le anagrafiche relative al fornitore del bene o all’erogatore del servizio; gli importi imponibili o meno dell’operazione; l’IVA in funzione dell’aliquota e, in alternativa, l’eventuale norma di inapplicabilità.

Le fatture di acquisto devono essere registrate entro un termine temporale previsto per legge affinché sia possibile esercitare la detrazione dell’IVA. La normativa prevede che la registrazione sia obbligatoria prima della dichiarazione annuale dell’attività. Il contribuente che riceve la fattura d’acquisto può quindi scegliere il mese di registrazione e in base allo stesso, usufruire della detrazione IVA nella relativa liquidazione periodica.

Registro IVA: conservazione e stampa

È obbligatorio conservare i registri IVA nel rispetto delle norme sulla contabilità, per cui: non devono essere danneggiati in alcun modo né tantomeno presentare abrasioni superficiali; non sono ammessi spazi vuoti e interlinee; non sono consentiti trasporti a margine. In caso di cancellazioni, queste ultime devono essere evidenti, chiare e leggibili. I registri sono libri contabili sottoposti a controlli fiscali da parte della Guardia di Finanza e dell’Agenzia delle Entrate.

La normativa di riferimento prevede la possibilità di conservazione dei registri in formato analogico e digitale. In quest’ultimo caso è fondamentale però che il registro elettronico possa essere stampato immediatamente su richiesta delle autorità fiscali.

Sul piano dell’archiviazione, il registro IVA deve essere conservato nella sede presso cui si esercita l’attività lavorativa fino al termine degli accertamenti fiscali riguardanti il periodo di imposta. Per legge è possibile che soggetti terzi legalmente autorizzati possano provvedere alla conservazione dei libri contabili.

Registri IVA precompilati

Con il Decreto Fiscale del 1° luglio 2020, la fatturazione elettronica ha coinvolto anche la fattispecie dei libri contabili d’impresa o dei liberi professionisti per cui, alla stregua di altre operazioni fiscali, il registro IVA è diventato precompilato.

Il D.L. 124/19, è più in particolare l’art. 16, ha stabilito a partire da quella data che l’Agenzia delle Entrate sia tenuta a fornire ai contribuenti il registro IVA precompilato corrispondente agli acquisti e alle vendite e a consegnare la bozza precompilata di liquidazione periodica. I dati di entrambi sono quelli immagazzinati tramite fatturazione elettronica.

Nello specifico, le fatture di vendita devono essere archiviate entro il 15 del mese successivo all’operazione mentre le fatture degli acquisti prima della liquidazione periodica. Le bozze precompilate dei registri precompilati sono disponibili entro i primi giorni del mese successivo a quello di riferimento.

Registro IVA e procedure di liquidazione

Qualunque registro IVA rappresenta il libro contabile che archivia i fatti economici e ne contiene i corrispettivi, che registra l’IVA a credito e a debito per il successivo versamento o meno nelle casse dell’Erario. È la fonte contabile per le procedure successive di liquidazione perché contiene le operazioni attive e passive dell’attività d’impresa o del libero professionista. 

Sul versante dalla liquidazione, la fattispecie è piuttosto eterogenea perché comprende processi comuni ma anche tecnicismi e procedure specifiche. Reverse charge (o inversione contabile), rivalsa e split payment sono i concetti più articolati mentre la liquidazione della fattura, la disciplina del rimborso, la fattispecie dell’acconto e quella dell’esigibilità sono le più comuni.

In breve, per reverse charge, si intende una procedura specifica per l’applicazione dell’IVA che implica l’inversione contabile dell'imposta, applicata non più sul cedente ma sul destinatario del bene ceduto o della prestazione erogata.

Lo split payment si rivolge invece alle imprese che intrattengono rapporti commerciali con la Pubblica Amministrazione e comporta l’incasso della fattura al netto dell’IVA a debito per il privato, versata successivamente dalla P.A. all’Erario.

Infine, la rivalsa IVA indica sinteticamente le procedure di addebito in fattura al committente dell'IVA da parte del prestatore con lo scopo di recuperare l’imposta riguardante la a transazione.

Conclusioni 

Tra le operazioni attive e passive d’impresa inerenti al calcolo e alla liquidazione dell’IVA figurano anche processi di competenza di specifici dipendenti subordinati che, nello svolgimento delle proprie mansioni, si trovano a compiere attività che comportano la maturazione di IVA a debito e IVA a credito.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Il registro IVA è il libro contabile che rendiconta i fatti economici di natura lavorativa, ossia le operazioni attive e passive sottoposte all’IVA.
• Il D.P.R. n. 633/72 configura tre tipologie di registri obbligatori per fatture emesse (vendite), acquisti e corrispettivi.
• È obbligatoria la conservazione dei registri IVA nel rispetto delle norme sulla contabilità mentre è facoltativa l’archiviazione in formato digitale.