La prima nota: la madre di tutte le scritture contabili

Cos’è e a cosa serve la prima nota

La prima nota è un documento contabile che viene utilizzato per registrare tutti i movimenti finanziari quotidiani che hanno luogo in ambito aziendale. Contenendo tutte le operazioni economiche effettuate nell’esercizio d’impresa e tutte le entrate e le uscite monetarie ad esse relative, si può dire che somigli molto al libro giornale, perlomeno sul piano sostanziale. Sul piano formale, però, le differenze sono numerose, tant’è che la tenuta del libro giornale costituisce una delle scritture contabili obbligatorie dell’imprenditore (sia in base alla normativa fiscale che a quella civilistica), laddove la tenuta della prima nota è un’opzione del tutto facoltativa. 

Utilità e gestione della prima nota

La prima nota può essere considerata come un registro contabile basilare, da redigere quotidianamente per monitorare i flussi economici dell’impresa e, in un secondo momento, agevolare il controllo della contabilità: estraendo i dati dalla prima nota è possibile compilare il libro giornale con maggiore accuratezza e anche facilitare il lavoro del commercialista al momento, per esempio, della dichiarazione dei redditi.

Non essendo prevista per legge, né in ambito civilistico né in quello fiscale, non vi sono codifiche o prescrizioni formali per la tenuta della prima nota. L’imprenditore può gestirla come preferisce in termini di cadenza delle registrazioni, metodiche di redazione, elementi registrati e supporti fisici per la trascrizione. C’è anche chi preferisce tenere più prime note distinte per ognuno dei diversi ambiti di operatività aziendale. 

Suddivisione della prima nota

La suddivisione più comune è quella tra la “prima nota cassa”, dove vengono registrate le sole movimentazioni in contanti, e la “prima nota banca” che comprende anche tutti i movimenti bancari per i quali vi è un riscontro documentale (come fatture o bonifici) ma che non hanno ancora dato luogo ad una variazione di cassa vera e propria. Si può anche decidere di tenere soltanto un tipo di prima nota: in questo caso viene generalmente prediletta la “prima nota cassa” dal momento che, mentre il monitoraggio dei movimenti della liquidità di cassa è irrinunciabile, i movimenti bancari possono essere comunque anche ricostruiti a posteriori grazie alla relativa documentazione.

La prima nota è consigliata soprattutto alle piccole aziende e sicuramente a quelle che non sono obbligate a tenere altri documenti contabili, ma, come detto, può essere estremamente utile anche per l’imprenditore che già rediga il libro giornale, il libro degli inventari e il libro mastro.

Come è strutturata la prima nota 

La prima nota si presenta in formato tabellare - poco diversamente dalla pagina del tipico foglio elettronico - in cui le operazioni economico-monetarie dell’azienda sono rappresentate da singole righe. Come dicevamo, non c’è una regola generale da seguire, ma, normalmente, per ogni operazione (ovvero per ogni riga) non dovrebbero mancare le seguenti informazioni:

• Data dell’operazione: è bene tenere la prima nota in ordine rigorosamente cronologico e provvedere quotidianamente alla compilazione per evitare dimenticanze e minimizzare la possibilità di errori, soprattutto al momento di trascrivere i contenuti nel libro giornale.

• Numero di riferimento dell’operazione.

• Indicazione del tipo di movimento: entrata o uscita (di cassa o di banca).

• Importo dell’operazione: la prima nota viene redatta secondo il metodo della partita doppia, per cui anche qui vale il meccanismo del “dare e avere”. L’importo andrà quindi collocato nella colonna AVERE se si tratta di un’uscita o nella colonna DARE se si tratta di un’entrata.

• Descrizione estesa dell’operazione: ovvero una semplice ma completa spiegazione della transazione, ad esempio “Incasso dell’assegno X”, “Bonifico effettuato verso X”, ecc.

• Indicazione della natura della relativa documentazione contabile: ovvero indicazione del fatto che si tratti di una fattura, di uno scontrino, di una ricevuta di bonifico, di una matrice di assegno o quant’altro.

• Eventuali annotazioni esplicative.

• Saldo finale progressivo dopo l’operazione.

Quali operazioni devono essere inserite nella prima nota? 

Nella prima nota andrebbero inserite tutte le operazioni monetarie e finanziarie che vanno registrate anche nel libro giornale. Ma, naturalmente, anche in questo caso non c’è un obbligo preciso. Il consiglio, va da sé, è quello di rendere la prima nota il più esaustiva possibile, sempre nell’ottica di facilitare la trascrizione nel libro giornale o agevolare il lavoro del commercialista cui andrà consegnata la prima nota per la tenuta della contabilità e/o per la dichiarazione dei redditi. Di seguito indichiamo, senza pretesa di completezza, le principali operazioni che dovrebbero rientrare tra le registrazioni di prima nota:

• Pagamento delle fatture di acquisto.
• Incasso delle fatture di vendita.
• Pagamento delle ricevute.
• Erogazione e accredito di un finanziamento.
• Pagamento di imposte e/o tasse (pagamento F23 e F24).
• Versamento o prelievo di contanti presso gli sportelli della banca.
• Prelievi tramite sportello elettronico (bancomat).
• Pagamento degli stipendi.
• Bonifici e pagamenti vari.
• Pagamento delle spese (bolli, spese condominiali, spese di affitto, spese assicurative…).
• Incasso dei corrispettivi.

Come redigere la documentazione di prima nota

Anche qui torna il leitmotiv secondo il quale, in mancanza di una prescrizione di legge, ciascuno è autorizzato a redigere la documentazione di prima nota come meglio preferisce e sul supporto che gli è più congeniale.

Modalità cartacea

La modalità cartacea potrebbe essere più adatta alla piccola azienda, al piccolo imprenditore o al singolo professionista, la cui attività non è caratterizzata da grandi flussi monetari e si risolve in un numero limitato di operazioni che rientrano facilmente sotto il controllo di gestione. In questo caso, è quindi possibile servirsi di carta, penna e taccuino a righe, oppure usufruire della modulistica prestampata sotto forma di giornale contabile, comunemente disponibile in tutti i negozi di cancelleria o soluzioni per l’ufficio. Ove si decidesse di ricorrere al cartaceo, è bene ricordare che occorrerà una doppia dose di attenzione dal momento che i saldi dovranno essere calcolati “a mano”.

Foglio elettronico

Il modo più pratico ed immediato di tenere la prima nota è probabilmente quello di ricorrere all’uso di un foglio elettronico. La sua struttura si presta in modo molto naturale alla creazione di una tabella per la registrazione dei dati contabili, e le funzioni di calcolo automatico – programmabili e anche molto sofisticate - permettono di ottenere saldi aggiornati in tempo reale. La necessità di avere un computer a portata di mano rende però la registrazione un po’ meno immediata, e si rischia di non provvedere immediatamente all’inserimento dei dati relativi alle operazioni man mano che queste hanno luogo.

Soluzione più completa e sofisticata

La soluzione più completa e sofisticata consiste nell’utilizzo di uno dei numerosissimi software di contabilità disponibili sul mercato. Si tratta, ovviamente, di una scelta consigliata alle aziende un po’ più grandi o, comunque, caratterizzate da un volume particolarmente elevato di transazioni, magari anche molto diversificate tra loro. Il grosso vantaggio dei software di contabilità è quello di potersi integrare con il resto del sistema contabile dell’azienda e di permettere, quindi, la compilazione automatica a cascata dei vari registri, travasando opportunamente le registrazioni e consentendo di gestire anche le poste più complesse (come i crediti inesigibili). In questo modo si risparmia tempo e si minimizza la possibilità di errori manuali. Peraltro, la maggior parte dei software gestionali per la tenuta della contabilità permettono di adottare diverse “prime note” per registrare specifici aspetti della gestione aziendale separatamente: è il caso, per esempio, della “prima nota IVA” per i movimenti da fatturazione, della “prima nota corrispettivi” e via dicendo.

Conclusioni 

La prima nota è, dunque, un documento contabile basilare, grazie al quale qualunque imprenditore può tenere traccia dell’attività economico-finanziaria della propria azienda. Oggigiorno è gestita per lo più tramite applicazioni software, che consentono di automatizzare i calcoli progressivi, velocizzare l’immissione dei dati e minimizzare il rischio di errori. La digitalizzazione della prima nota permette, peraltro, di interfacciare facilmente le rilevazioni della movimentazione finanziaria e monetaria con il resto del sistema contabile adottato dall’azienda.

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