La circolarizzazione: l’arte di chiedere conferma

La procedura di circolarizzazione: cos’è, a cosa serve e come si effettua

L’attività di circolarizzazione consiste, dunque, nel richiedere a terzi selezionati informazioni relative a specifiche poste contabili, voci, operazioni o qualsiasi rapporto intrattenuto con la società sottoposta a revisione che incida sulle asserzioni riportate nel bilancio della società stessa. La richiesta viene effettuata tramite un documento definito “lettera di conferma”, che viene redatto in formato cartaceo o elettronico.

L’importanza di questa procedura è legata, in particolar modo, al fatto di permettere al revisore di acquisire gli elementi probativi in maniera diretta, senza, cioè, l’intervento mediatore di altre componenti dell’azienda (o della sua stessa direzione): data per scontata la bontà della fonte terza, ciò garantisce una maggior attendibilità delle informazioni, soprattutto nel caso in cui ci si trovi a fronteggiare rischi di frode.

Si tenga presente, infatti, che le conferme esterne non devono necessariamente limitarsi a fattispecie strettamente contabili, ma possono riguardare anche l’esistenza di contratti e i loro termini, nonché transazioni intercorse con il terzo circolarizzato. In questo modo, il revisore può valutare la legittimità di diritti e/o obblighi sorti in capo all’azienda nel corso dell’esercizio.

Le verifiche della circolarizzazione

La procedura di circolarizzazione viene comunemente adottata, ad esempio, per verificare poste quali:

• debiti vs. fornitori: in pratica, al creditore viene richiesta la conferma del saldo, in modo tale da verificare che la posta registrata in bilancio esista realmente e sia valutata in modo accurato;
• crediti vs. clienti: viene richiesto al debitore la conferma del debito, così come indicato in bilancio, al fine di verificare la completezza dell’asserzione;
• banche: in questo caso si tratta di recuperare un’ampia gamma di informazioni, quali conti correnti in essere, finanziamenti concessi, garanzie prestate a terzi o all’istituto bancario stesso, titoli e valori, contratti derivati, poteri di firma e quant’altro;
• debiti finanziari: si tratta di controllare la completezza e la veridicità della posizione debitoria dell’azienda;
• deposito merci: il revisore verifica l’esistenza delle materie prime, delle merci e dei prodotti finiti presso il depositario, nonché il fatto che siano state inventariate in modo completo e accurato;
• consulenza fiscale/del lavoro: il revisore verifica le poste relative ai crediti/debiti tributari e previdenziali; inoltre controlla la correttezza dell’informativa che viene inserita in bilancio in caso di contenziosi o verifiche fiscali nell’esercizio.

Le richieste di conferma

Le richieste di conferma esterna si suddividono poi in due grandi tipologie:

• Conferme positive: in questo caso al circolarizzato viene richiesto di rispondere al revisore specificando se egli sia d’accordo o in disaccordo con le informazioni che gli sono state sottoposte, oppure di fornire le informazioni che gli sono state richieste.
• Conferme negative: qui viene richiesto al destinatario di rispondere al revisore solo ove egli non concordi con le informazioni che gli sono state sottoposte con la richiesta.

Premesso che le richieste di conferma negative sono oramai molto poco usate nella pratica revisoria, va da sé che le richieste di conferma positive sono necessariamente più significative sotto il profilo probatorio.

Non sempre, però, il soggetto circolarizzato risponde ad una richiesta di conferma, o, perlomeno non sempre lo fa in modo adeguato. Ecco allora che il revisore può ritrovarsi a fronteggiare anche queste due evenienze:

• Mancata risposta: ciò significa che il soggetto cui è stata inoltrata la richiesta non ha risposto, oppure ha risposto ma in modo incompleto rispetto al tenore della richiesta, oppure la richiesta non è proprio stata recapitata al destinatario.
• Eccezione: in questo caso si ha una differenza tra le informazioni di cui il revisore ha chiesto la conferma e quelle fornite dal destinatario della richiesta

Conclusioni

La circolarizzazione costituisce, dunque, una delle più importanti macro-procedure di cui il revisore (o il verificatore, nell’ambito di una verifica fiscale) possa disporre, in quanto gli consente di ricevere informazioni di prima mano su poste contabili e asserzioni della società sottoposta a revisione.

Tuttavia, si tratta di un’attività estremamente complessa, che richiede una grande pianificazione: è infatti necessario considerare le asserzioni da verificare, i rischi implicati, lo schema della richiesta, nonché selezionare i destinatari e predisporsi poi all’analisi delle risposte ricevute (o non ricevute) e alla loro riconciliazione con i saldi di contabilità.

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