Contabilità generale: cos'è, a cosa serve e quali vantaggi ha

Contabilità generale o ordinaria

La contabilità generale è uno dei regimi contabili in vigore in Italia. Per regime contabile si intende l'insieme di regole e istruzioni ben codificate che aziende e professionisti devono rispettare nel tenere la propria contabilità; queste regole e istruzioni variano in base al tipo di impresa o di professionisti. Avremo quindi più regimi contabili e più sistemi di contabilità.

La contabilità generale è obbligatoria per le S.p.A. o le cooperative, e per le società di persone o ditte individuali che nell'anno precedente abbiano superato la soglia di 400.000 euro o di 700.000 euro a seconda di casi specifici. Oltre a questa, esistono poi altri due regimi fiscali:

• la contabilità semplificata - per le imprese e i professionisti che non abbiano superato i limiti sopra descritti;
• il regime forfettario - destinato alle imprese individuali e ai lavoratori autonomi con ricavi fino a 65.000 euro.

Contabilità generale: in cosa consiste

Aderire al sistema della contabilità generale è un'operazione obbligatoria per legge: le sue regole sono descritte negli articoli 2214 e 2219 del Codice Civile. Tenere la contabilità generale significa, nel concreto, registrare tutte le vicende - o i fatti - aziendali, cioè tutti quegli scambi avvenuti tra l'azienda e i soggetti terzi con cui essa commercia. Sono vicende o fatti aziendali, ad esempio, le vendite, gli acquisti, i pagamenti. 

In particolare, le imprese appartenenti al regime contabile ordinario sono obbligate a registrare determinate scritture contabili, cioè:

• il libro giornale;
• il libro degli inventari;
• il libro mastro;
• i registri IVA (acquisti, fatture emesse e corrispettivi);
• mastri di conto;
• scritture ausiliarie;
• scritture di magazzino e rimanenze;
• registro dei beni ammortizzabili.

Contabilità generale: a cosa serve

Ma a cosa serve la contabilità generale, o contabilità ordinaria? A partire dai fatti registrati, è necessaria per svolgere un'analisi di bilancio e, su questa base, redigere il bilancio di esercizio. 

Il 31 dicembre di ogni anno, infatti, è il momento della chiusura dei conti e della redazione del bilancio d'esercizio, funzionale a stabilire qual è stato il reddito dell'azienda. Il bilancio è composto da 3 prospetti: il conto economico, lo stato patrimoniale e il rendiconto finanziario. 

• Il conto economico dà informazioni sul valore della produzione ottenuta; è l'aspetto prettamente monetario, che permette di misurare il reddito (utili e perdite) creato dall'azienda durante l'anno fiscale. 
• Lo stato patrimoniale (con la sezione "attivo" e la sezione "passivo") presenta la situazione aziendale dal punto di vista di fonti di finanziamenti e impieghi di questi. Lo stato patrimoniale, infatti, analizza il capitale disponibile in un dato periodo, come risultato di investimenti e finanziamenti.
• Il rendiconto finanziario, infine, è il documento che riepiloga e classifica i flussi finanziari, cioè indica quali operazioni li hanno determinati.

Il bilancio d'esercizio è anche una garanzia di trasparenza: è il modo con cui ogni impresa rende pubbliche le informazioni. All'inizio di ogni nuovo anno, poi, si procede con la riapertura dei conti.

Contabilità generale: perché è importante

La contabilità generale è fondamentale per garantire che i documenti finanziari di una piccola impresa non siano solo ben fatti, ma anche accurati e veritieri. Non si tratta di una responsabilità da poco, che richiede che ogni transazione sia ben registrata nel sistema contabile dell'azienda seguendo scrupolosamente i principi richiesti dal Codice Civile, oltre a rispettare le linee guida contabili stabilite dall'azienda, e le regole e le politiche stabilite dal governo e dalle organizzazioni correlate.

I contabili generali professionisti devono inoltre fornire una consulenza affidabile, efficace e tempestiva all'azienda su tutte le questioni di rendicontazione finanziaria e di contabilità.

Contabilità generale e analitica: differenze

L'intento della contabilità generale, ossia quello di raccogliere tutti gli aspetti dei fatti aziendali per poterli trascrivere in forma leggibile e renderli intelligibili anche all'esterno dell'azienda, la rende sostanzialmente differente da un'altra forma di contabilità, quella analitica. 

La contabilità analitica, infatti, si rivolge all'interno, e non all'esterno. Analizza ogni fatto aziendale con l'obiettivo di determinare i costi di produzione, stabilire il prezzo di vendita dei prodotti, calcolare la redditività, analizzare l'efficienza dei processi, valutare lo scarto tra obiettivi e risultati raggiunti. È uno strumento di supporto per la gestione aziendale e per la pianificazione delle strategie future.

La contabilità analitica è, a sua volta, simile ma non identica alla contabilità industriale: questa calcola espressamente i costi di produzione, mentre l’analitica calcola in particolare i costi successivi alla produzione.

Contabilità generale: come avviene

Ma come vengono rilevati, contabilmente parlando, i fatti aziendali di interesse della contabilità generale? Attraverso le scritture contabili, ossia rilevazioni sistematiche di tutte le vicende aziendali che implicano un cambiamento a livello economico oppure finanziario. Le scritture possono essere di diverso tipo, ma per la loro redazione esistono regole ben precise.

Per quanto riguarda la tipologia, si possono avere ad esempio delle scritture contabili cronologiche, ossia rilevazioni effettuate in ordine di tempo; scritture contabili elementari o complesse, che rilevano l'una singoli aspetti e le altre oggetti complessi della gestione aziendale; ancora, si possono avere scritture contabili obbligatorie, espressamente richieste dal Codice Civile.

Per quanto riguarda, invece, le regole con cui le scritture vanno redatte, il metodo universalmente utilizzato è quello della partita doppia.

Contabilità generale: la partita doppia

Come dicevamo, la contabilità generale esamina ogni fatto aziendale sotto due punti di vista principali (corrispondenti alle componenti del bilancio d'esercizio):

1. finanziario;
2. economico-patrimoniale.

Qual è la differenza? L'aspetto finanziario di un fatto aziendale è quello relativo alle entrate e alle uscite che esso determina: il dare e l'avere. L'aspetto economico di un fatto aziendale è, invece, quello relativo ai costi (i valori dei fattori produttivi) e ai ricavi (i valori dei prodotti venduti).

Per registrare le diverse nature dei fatti aziendali, una scrittura contabile utilizza delle tabelle, dette conti. Avremo dunque, conti finanziari (in cui sono elencate entrate ed uscite) e conti economici (in cui sono rilevati costi e ricavi). Entrate ed uscite, costi e ricavi sono registrati su due colonne differenti di questa tabella (da cui il nome di "partita doppia"): entrate e ricavi corrispondono al DARE, uscite e costi corrispondono all'AVERE. 

Per comprendere meglio, vediamo qualche esempio di conti in partita doppia.

Contabilità generale, partita doppia e tabelle dei conti: qualche esempio

Esempi di conti finanziari sono:

• il conto cassa, che registra entrate e uscite derivanti dalle operazioni di gestione; 
• il conto crediti v/clienti, che registra le entrate (i crediti) da riscuotere;
• il conto debiti v/fornitori, che registra le uscite (i debiti) da saldare;
• il conto IVA ns credito;
• il conto IVA ns debito;
• ecc.

Esempi di conti economici-patrimoniali sono invece:

• il conto impianti, che registra il valore del fattore produttivo "impianti";
• il conto merci c/vendite, che registra il valore del ricavo "prodotti venduti".

Contabilità generale: i registri o libri

Dove vengono raccolte tutte le scritture contabili, in partita doppia, richieste dalla contabilità generale? Le scritture sono redatte in registri specifici: i principali sono due, e prendono il nome di libro giornale e libro mastro.

Il libro giornale

Nel libro giornale vengono registrati quotidianamente, e in ordine cronologico, i movimenti relativi a ogni singola operazione di gestione. I dati da registrare sono quelli di: data dell'operazione, numerazione progressiva della registrazione, codice e nome dei conti, descrizione dell'operazione, importi in dare e avere.

Il libro mastro

Nel libro mastro vengono raccolti i "mastrini", ossia i prospetti relativi a tutti i conti impiegati dall'impresa. Alla fine dell'anno, bisogna calcolare il saldo ossia l'eccedenza in dare o in avere, inserita poi in un mastrino riepilogativo.

Il giornalmastro

Un'eccezione è rappresentata dal giornalmastro, un tipo di registro che è praticamente la fusione dei due registri. Il giornalmastro viene utilizzato quando le attività da registrare (i conti) non sono molto numerosi.

Cartaceo? No, grazie

Ovviamente, al giorno d'oggi, la rilevazione dei fatti aziendali, la registrazione tramite scritture contabili, i registri stessi non sono più necessariamente cartacei: ogni supporto materiale è stato sostituito da strumenti informatici, tra cui avanzati software per la contabilità.

Contabilità generale: vantaggi

Come abbiamo detto all'inizio, la contabilità generale è il regime fiscale delle S.p.A. e delle società di persone (o ditte individuali) che vantano grossi ricavi (sopra i 400.000 o i 700.000 euro, a seconda dei casi). Si configura dunque come il regime contabile delle grandi imprese e porta con sé una serie di obblighi, certo, ma sono anche innegabili alcuni vantaggi della contabilità generale:

• La possibilità di monitorare di continuo e in tempo reale tutti i conti, con una rilevazione precisa, analitica e facile da comprendere.
• La possibilità di utilizzare i registri come fonte di informazioni in caso di accertamento dell'Agenzia delle Entrate.
• La possibilità di redigere bilanci di esercizio a fine anno ma anche bilanci infrannuali, con tutte le informazioni (economiche, finanziarie, patrimoniali) necessarie anche dal punto di vista creditizio.
• La possibilità di pianificare le attività future dell'azienda con una prospettiva a lungo termine, grazie a una visione chiara e completa delle possibilità economiche.

Contabilità generale: svantaggi

Pur essendo uno strumento dall'inestimabile valore per ogni grande azienda, la contabilità generale porta con sé maggiori obblighi e adempimenti, che spesso richiedono la consulenza di esperti e una stretta pianificazione delle scadenze.

Per questo motivo, un aiuto indispensabile viene dalle integrazioni avanzate ai software per la gestione della contabilità, come il sistema Mooncard dedicato alle aziende e ai clienti corporate. Mooncard, dotando ogni dipendente di una carta di pagamento prepagata, permette di automatizzare la maggior parte delle operazioni di spesa e di integrarle in automatico con i gestionali di proprietà.

In particolare, con Mooncard, ogni azienda può:

• contare sull'inserimento automatico delle spese e sulla traduzione automatica delle spese in note contabili;
• assicurarsi una gestione semplificata dell'IVA e delle detrazioni;
• godere dei vantaggi di una gestione dematerializzata delle ricevute con valore probatorio.

Il sistema di gestione Mooncard, poi, permette di esportare le scritture contabili in formati agevoli e compatibili con i software aziendali. In sostanza, l'azienda può dimenticarsi di qualsiasi impiccio, cartaceo e non; può lavorare senza il rischio di errori di calcolo o procedurali, e senza il timore di ripercussioni fiscali. Tenere la contabilità generale diventa semplice come pagare la spesa al supermercato.

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Per concludere: 3 idee chiave

• La contabilità generale è il regime contabile (o fiscale) riservato alle grandi imprese, alle S.p.A., alle cooperative. Consiste in un insieme di regole, obblighi e adempimenti fiscali che le imprese devono rispettare nel tenere la loro contabilità. È nettamente diversa dalla contabilità semplificata o dal regime forfettario, ed è importante in quanto permette di redigere, a fine anno, il bilancio d'esercizio, ossia di calcolare il reddito netto dell'impresa.
• Tutti i fatti aziendali devono essere trascritti sotto forma di scritture contabili, regolamentate dal metodo della partita doppia. A ogni fatto corrisponde un conto, per il quale vengono registrati i movimenti di dare e i movimenti di avere. La contabilità generale prevede per legge che le scritture contabili siano registrate in diversi libri: il libro giornale, il libro degli inventari, il registro IVA, le scritture ausiliarie, le scritture di magazzino e il registro dei beni ammortizzabili.
• Il vantaggio della contabilità generale risiede nella possibilità di un monitoraggio costante e in tempo reale di tutti i conti, con la registrazione di una documentazione precisa e affidabile, utilizzabile anche in caso di accertamento da parte dell'Agenzia delle Entrate. È fondamentale, poi, per la pianificazione di future operazioni economiche. Dall'altro lato, l'abbondanza di obblighi e regole può rendere difficoltoso il rispetto di tutti gli adempimenti: in questo caso, un valido aiuto viene dai software di contabilità e dalle applicazioni integrabili con essi, come Mooncard.