Regime contabile 2023: di quanti tipi è? Quale conviene di più?

Regime contabile: una definizione

Prima di parlare dei diversi regimi fiscali in vigore in Italia, proviamo a dare una definizione del termine. Per "regime contabile" si intende un complesso di norme e di prescrizioni procedurali che ciascuna impresa - individuale o non - è obbligata a seguire per tenere correttamente la propria contabilità.

Tra le prescrizioni procedurali, rientra la compilazione, la conservazione e l'archiviazione di documenti precisi: si tratta di aspetti molto importanti a fini fiscali, ossia per essere "in regola" e poter eseguire transazioni basilari come il bilancio annuale, il versamento delle imposte e la dichiarazione dei redditi.

La sostanza del regime contabile è disciplinata dal Codice Civile, e ha dunque valore legale (e penale), e non solo fiscale. 

Regime contabile: le finalità

Lo scopo primario di ciascun regime contabile è, come abbiamo detto, regolare le pratiche economiche di base per un'azienda, ad esempio come versare le tasse e come eseguire la dichiarazione dei redditi.

Gli obblighi e le operazioni richieste dal proprio regime fiscale (tra cui la raccolta dati, la registrazione delle operazioni economico-finanziare sotto forma di scritture contabili, l'analisi di bilancio) sono poi imprescindibili per monitorare il benessere dell'impresa. Solamente tramite la continua documentazione dei fatti aziendali, un'impresa può valutare se le risorse sono utilizzate in modo ottimale, dove ci sono delle lacune, dove degli sprechi, dove investire e dove tagliare.

Inoltre, la documentazione richiesta è uno strumento di tutela per l'impresa, qualora venisse contattata dall'Agenzia delle Entrate per accertamenti sul bilancio e sui movimenti.

Regime contabile: chi adempie agli obblighi

Ma chi si occupa, in concreto in un'azienda, di tenere la contabilità e ottemperare alle regole del regime contabile? Innanzitutto, ogni azienda ha, al suo interno, una o più persone specializzate in materia: sono gli impiegati amministrativi e/o gli impiegati contabili (o "addetto alla contabilità"). 

Questi, quasi sempre, si avvalgono di software per la gestione della contabilità: strumenti avanzati e intelligenti che permettono di automatizzare e digitalizzare la redazione dei registri, la loro conservazione e molto altro.

Il controllo di tutte le attività richieste viene poi svolto dal revisore contabile (chiamato anche "auditor"), che può essere esterno all'azienda oppure appartenente a un collegio sindacale. Il revisore contabile ha il compito di stilare un documento in cui vengono specificate tutte le informazioni riguardanti la pertinenza del bilancio e la solidità economica dell'azienda. Il documento ha una duplice funzione: assicurare la trasparenza e tutelare tutti gli individui coinvolti nell'impresa.

Le aziende, se lo ritengono necessario, possono affidarsi a delle società di consulenza in materia di organizzazione contabile, ossia società specializzate nell'ottimizzazione dei processi aziendali.

Regime contabile in Italia: le tipologie

In Italia, esistono ad oggi 3 tipi di regime contabile:

• ordinario;

• semplificato;

• forfettario.

L'idea è quella di una semplificazione progressiva dall'ordinario al forfettario, in base all'entità dell'impresa e ai volumi di fatturato. 

L'appartenenza all'uno o all'altro è determinata dalla soddisfazione di determinati requisiti; in alcuni casi, il professionista o l'impresa può tuttavia scegliere di aderire a un regime contabile diverso da quello identificato in maniera naturale: solitamente, si tratta di un lavoratore autonomo che sceglie il regime semplificato o quello di contabilità generale invece che quello forfettario, per avere un maggiore controllo sull'andamento della sua attività.

Regime contabile ordinario

Il regime di contabilità ordinaria è il più complesso e articolato, ma anche quello che garantisce più benefici dal punto di vista del controllo di gestione.

È obbligatorio per:

• le società di capitali;
• le società di persone e i professionisti che, nell'anno fiscale precedente, abbiano fatturato più di 400.000 euro in servizi, o più di 700.000 euro in altre attività.

Il regime ordinario obbliga l'impresa a registrare tutti i movimenti aziendali: costi, ricavi, incassi, pagamenti, prelievi, versamenti. La registrazione avviene sotto forma di piano dei conti, l'insieme delle scritture contabili redatte secondo la tecnica della partita doppia; le scritture contabili vengono raccolte in appositi libri e registri contabili. 

Tenere i libri contabili è obbligatorio per legge; quelli assolutamente necessari sono 7: il libro giornale, il libro mastro, degli inventari; i registri IVA, i mastri di conto, il registro dei beni ammortizzabili e quello delle rimanenze di magazzino.

Vediamo i pro e i contro del regime ordinario.

Regime contabile ordinario: i pro

• Monitoraggio costante e in tempo reale di tutti i movimenti economici e finanziari dell'impresa.
• Facilità nel redigere il bilancio d'esercizio (composto da tre prospetti: conto economico, stato patrimoniale e rendiconto finanziario) e nel pianificare le operazioni successive.
• Tutela in caso di accertamenti fiscali.
• Fornisce un complesso di dati utile per analisi più approfondite, come quelle della contabilità industriale o quelle della contabilità analitica, finalizzate al controllo dei costi di produzione e all'ottimizzazione dei processi aziendali.

Regime contabile ordinario: i contro

• Tassazione non agevolata.
• Abbondanza di obblighi e adempimenti.
• Contabilità articolata.

Regime contabile semplificato

Il secondo regime contabile è quello semplificato: come dice il nome, è una semplificazione, a più livelli, delle regole e delle istruzioni richieste nel regime ordinario. Il regime di contabilità semplificata è destinato alle piccole-medie imprese, ossia quelle imprese che nell'anno fiscale precedente:

• hanno ottenuto ricavi inferiori a 400.000 euro per erogazione di servizi.
• hanno ottenuto ricavi inferiori a 700.000 euro per altre prestazioni.

Può essere tuttavia richiesto, senza badare al fatturato, dagli esercenti arti e professioni e dalle società tra artisti.

La semplificazione più importante riguarda la sostituzione del principio di competenza con quello di cassa: le scritture contabili devono registrare solo le operazioni concluse, per esempio solo le fatture che sono state incassate o pagate. Tutto ciò che è in pendenza, non viene registrato. Ciò significa che il reddito è calcolato sulla reale liquidità.

La seconda semplificazione riguarda libri e registri: quelli richiesti sono in numero minore, limitandosi al libro unico del lavoro, il registro IVA, quello dei beni ammortizzabili e quello di incassi e pagamenti. 

Infine, nel regime semplificato non è obbligatorio redigere e pubblicare il bilancio finale. D'altra parte, ci sono anche degli svantaggi: vediamo quali.

Regime contabile semplificato: i pro

• Reddito calcolato sulla reale liquidità, grazie all'applicazione del criterio di cassa invece che quello di competenza.
• Meno libri e registri contabili da redigere e conservare.
• Costi per la gestione contabile inferiori.

Regime contabile semplificato: i contro

• La "semplificazione" è valida a livello fiscale, ma non civile.
• Minore controllo della situazione economico-finanziaria dell'impresa, dovuta alla registrazione più imprecisa dei movimenti e dei fatti aziendali.
• Nessuna agevolazione per quanto riguarda la tassazione.

Regime contabile forfettario

Infine, eccoci al regime contabile più semplice e lineare attualmente in vigore in Italia: il regime forfettario. Si tratta di un regime introdotto recentemente, precisamente nel 2015 con la Finanziaria: la sua introduzione ha comportato l'eliminazione di tutti i regimi "agevolati" in vigore fino ad allora, come il vecchio "regime dei minimi". In seguito, il regime forfettario è stato più volte modificato e aggiornato (Legge di Bilancio 2019 e 2020).

L'obiettivo dell'introduzione di questo regime fiscale agevolato è (ed è stato) incentivare l'apertura di nuove attività, commerciali o professionali, di minore entità. Il regime forfettario è infatti destinato solo a un ristretto numero di persone fisiche, ossia liberi professionisti, ditte individuali o imprese familiari che dichiarino:

• una somma di ricavi e compensi inferiore a 65.000 euro annui;
• una somma di spese inferiore a 20.000 euro annui.

In tutti gli altri casi, si è esclusi dall'adesione al regime forfettario. 

Il termine "forfettario", tra l'altro, deriva da una delle maggiori agevolazioni, ossia l'applicazione dell'aliquota su un reddito calcolato "a forfait". Inoltre, questa aliquota è estremamente ridotta: si parla del 15% e, in alcuni casi, addirittura del 5% (ma solo per un periodo limitato di 5 anni). Il professionista iscritto al regime forfettario, dunque, è esente dal pagamento dell'IRPEF e dell'IRAP, oltre a godere della semplificazione a fini IVA: non è obbligato a liquidarla né a versarla, non deve fare la dichiarazione annuale IVA, non deve addebitare l'IVA ai clienti in fattura. 

Ma ci sono solo lati positivi? Ovviamente, no: come per gli altri regimi fiscali, ai benefici fanno da contraltare alcuni svantaggi.

Regime contabile forfettario: i pro

• Imposta sostitutiva dal 5% al 15%.
• Imposta applicata su un reddito calcolato "a forfait".
• Agevolazioni fiscali: esenzione dal versamento di IRPEF e IRAP, semplificazione ai fini IVA.

Regime contabile forfettario: i contro

• Non deducibilità delle spese, di nessun tipo.
• Mancanza completa di scritture contabili.
• Mancata visione globale e particolare dell'andamento economico e finanziario dell'attività.
• Poche tutele in caso di accertamenti fiscali.

Regime contabile: contabilità e digitalizzazione

Come dicevamo nei primi paragrafi, oggi, l'adempimento degli obblighi richiesti dal regime contabile è affidato in gran parte a software appositamente progettati. 

La dematerializzazione dei documenti e delle scritture contabili è uno dei passi avanti più significativi, nell'ottica di una semplificazione delle procedure e di un'ottimizzazione dei processi aziendali. Meno tempo gli addetti alla contabilità devono impiegare per operazioni meccaniche e ripetitive, più tempo hanno a disposizione per concentrarsi su attività di monitoraggio, analisi, rielaborazione e re-interpretazione dei dati.

In quest'ottica agisce anche Mooncard, il sistema intelligente che consente di snellire le operazioni contabili fin dall'inizio, ossia fin dal più piccolo pagamento. Con Mooncard, ogni impresa può collegare il conto corrente societario a una o più carte di credito per i dipendenti.

Grazie al sistema di gestione della contabilità integrato, Mooncard consente così:

• di automatizzare e digitalizzare la maggior parte delle operazioni, tra cui le più ostiche come la traduzione degli scontrini in note spese e la loro registrazione, ma anche il calcolo delle detrazioni IVA, ad esempio;
• di conservare in maniera agile e snella tutti i documenti e le scritture contabili, comprese le ricevute con valore probatorio;
• di monitorare in tempo reale tutti i pagamenti effettuati e quelli ricevuti;
• di minimizzare il rischio di errori di calcolo o procedurali.

Grazie, poi, alla possibilità di esportare la documentazione necessaria in una molteplicità di formati (come il formato SFTP o l'API), Mooncard consente l'integrazione con tutti i gestionali più o meno diffusi, semplifica le attività di analisi e contribuisce all'ottimizzazione dei processi aziendali. 

Dimentica le pile di ricevute e scontrini, e i minuti interminabili passati a calcolare manualmente le detrazioni IVA: con Mooncard, ritrovi il tempo per concentrarti sulle attività fondamentali per il benessere del tuo business. Per scoprire quali vantaggi Mooncard può offrire alla tua impresa, prenota ora una dimostrazione.

Per concludere: 3 concetti chiave

• Il regime contabile è l'insieme di tutte le regole e le procedure obbligatorie che un'impresa deve seguire nel tenere la propria contabilità. Si tratta di attività finalizzate alla redazione del bilancio finale, alla conservazione dei documenti con valore fiscale e legale, al versamento delle imposte, e non solo. È importante per consentire a ogni azienda di avere sempre il polso della situazione, ossia di poter monitorare il proprio benessere economico-finanziario, e di ottimizzare i flussi laddove ne venga rilevata la necessità. 
• In Italia, sono attualmente (2022) in vigore 3 differenti regimi contabili: il regime ordinario, quello semplificato e quello forfettario. Presi in quest'ordine, i tre regimi prevedono una progressiva semplificazione per quanto riguarda la mole degli adempimenti e un progressivo alleggerimento delle imposte. L'accesso a uno dei tre regimi è regolato da una serie di criteri e requisiti, che fanno riferimento alla situazione (principalmente al reddito) dell'impresa nell'anno fiscale precedente.
• Fondamentale, al giorno d'oggi, è munirsi di strumenti digitali (software) capaci di semplificare la gestione della contabilità aziendale su più livelli. L'automazione delle operazioni più banali e ripetitive, l'archiviazione digitale, il calcolo automatico sono alcune funzioni che permettono una gestione contabile più focalizzata sui risultati che sulle procedure burocratiche.