La contabilità delle SRL: ordinaria ma complessa

Cos’è una SRL

Partiamo dall’inizio, cos’è una SRL? Una Società a responsabilità limitata è una società di capitali e, come tale, è dotata di personalità giuridica propria. Risponde delle proprie obbligazioni verso i terzi solo entro l’ammontare delle quote di partecipazione conferite dai soci. Peraltro, dal 2013 può essere costituita dietro conferimento di un capitale di 1 solo euro, laddove il precedente limite minimo era di 10.000 euro. 

Esiste anche una Società a responsabilità limitata “semplificata” (SRLS) caratterizzata da alcuni grossi vantaggi in sede di costituzione. La sua apertura comporta, infatti, costi decisamente più bassi di quelli previsti per una SRL ordinaria e permette di evitare, tra le altre cose, il pagamento dell’imposta di bollo, delle spese per il notaio e dei diritti di segreteria.

A questi vantaggi fanno però da contraltare alcune notevoli limitazioni. Prima fra tutti il fatto che l’atto costitutivo della società è standardizzato e non può essere in alcun modo modificato per corrispondere alle specifiche esigenze dei soci. Soci che possono essere solo persone fisiche, dal momento che è escluso che altre società possano entrare a far parte del capitale sociale. Questo può poi essere conferito solo sotto forma di denaro e solo fino al raggiungimento dei 9.999 euro che rappresentano il limite massimo previsto. 

Per quanto concerne il regime contabile, è il caso di sottolineare, già in questa sede, che, a differenza di quanto molti sono portati a credere, anche le SRL semplificate sono soggette all’obbligo di tenuta di una contabilità ordinaria, esattamente come le SRL tradizionali. Il nome non tragga dunque in inganno: le SRL semplificate non possono usufruire del regime di contabilità… semplificata.

Contabilità ordinaria e semplificata

Se è vero che tutti coloro che esercitano un’attività economica in via imprenditoriale sono tenuti a registrare le proprie transazioni e i propri movimenti contabili, la legge prevede che, in determinate situazioni o in presenza di determinate caratteristiche dell’attività, sia possibile optare per regimi di contabilità diversi: ordinario o semplificato. Per le aziende di capitali, tra cui le SRL, è obbligatorio il regime di contabilità ordinaria. Il regime ordinario implica la tenuta di un maggior numero di scritture contabili (che esamineremo più sotto), laddove la contabilità semplificata obbliga alla sola tenuta di un registro cronologico di incassi e pagamenti e di un registro IVA. 

La differenza più evidente tra i due regimi sta nel fatto che, nell’ordinario, il reddito viene determinato secondo il “principio di competenza”, mentre nel semplificato viene determinato in base al “principio di cassa”. Quindi, in regime di contabilità ordinaria costi e ricavi vengono calcolati nel reddito a seconda di quando maturano, ovvero indipendentemente da quando si manifestano sotto il profilo finanziario. Al contrario, in regime di contabilità semplificata, i ricavi partecipano al reddito nello stesso esercizio in cui vengono sostenuti o incassati, a prescindere da quando siano maturati.

La partita doppia

Un’altra delle caratteristiche più significative del regime di contabilità ordinaria è quella di essere basato sull’adozione della cosiddetta “partita doppia”. È una metodologia di scrittura contabile che consiste nel registrare tutte le transazioni aziendali contemporaneamente sotto il doppio profilo economico e finanziario. Quello che, per esempio, è un costo dal punto di vista economico, viene registrato allo stesso tempo, come uscita monetaria dal punto di vista finanziario: l’importo non cambia, ma avviene una doppia registrazione.

A monte di questa metodologia esiste un impianto denominato “Piano dei conti” che, appunto, contiene tutti i conti (tipo “Merci conto vendita” o “Immobilizzazioni in corso”) che fanno parte del sistema contabile dell’azienda. I conti, a loro volta, sono divisi in più sotto-conti. All’interno dei conti, gli importi vengono inseriti nel cosiddetto mastrino, composto dalle due colonne “Dare” e “Avere”: la colonna “Dare” ospita l’impiego di risorse, laddove la colonna “Avere” indica la fonte delle medesime.

Le scritture contabili obbligatorie in una SRL

Come tutte le aziende e società commerciali (con poche notevoli eccezioni), anche le società a responsabilità limitata hanno l’obbligo di tenere una contabilità interna così come previsto dalla normativa civilistica e fiscale. Ciò per supportare una corretta gestione aziendale, offrire trasparenza verso i terzi (soprattutto il sistema creditizio) ed evitare le sanzioni previste dalla legge per la mancata osservanza delle regole in materia. 

Ciò significa che la SRL deve registrare tutti i propri movimenti contabili, economici e patrimoniali, che andranno poi sintetizzati nella stesura del bilancio di esercizio della società.

All’art. 2214, il Codice civile prevede che le SRL, così come ogni altro imprenditore commerciale (fatti salvi i “piccoli imprenditori” come definiti all’art. 2083 c.c.), siano obbligate a compilare e conservare alcuni libri e registri contabili che, appunto raccolgono i movimenti economico-finanziari dell’azienda. I principali libri obbligatori sono il libro giornale e il libro degli inventari.

Il libro giornale contiene le operazioni economiche annotate quotidianamente, in ordine cronologico, dalla costituzione della società fino alla cessazione della sua attività. Le registrazioni vengono fatte in modalità Dare/Avere, secondo il metodo della “partita doppia”. Per ogni annotazione deve essere indicato il nome del movimento, il suo importo e una sua descrizione. Non è più richiesta la vidimazione del libro, ma è rimasto l’obbligo di apposizione del bollo.

Il libro degli inventari

Invece, è una fotografia della situazione economico-patrimoniale dell’azienda in un determinato lasso di tempo. Viene stilato al momento in cui viene avviata l’attività dell’impresa, e poi va redatto ogni anno successivo. Oltre all’inventario del patrimonio al momento della costituzione della società, deve contenere il conto economico, lo stato patrimoniale e la nota integrativa.

L’imprenditore deve inoltre conservare l’originale di tutte le lettere, telegrammi e fatture ricevute in relazione alle transazioni registrate, nonché copia del medesimo tipo di documentazione ove inviata dall’azienda stessa.

L’art. 2214 prevede però l’obbligatorietà anche di altri libri contabili in base alla natura e alla dimensione dell’azienda. Inoltre, anche la normativa fiscale prevede altri obblighi contabili. Riassumendo e sintetizzando, nel caso della Società a responsabilità limitata, l’imprenditore ha l’obbligo di tenere e conservare anche:

Il libro mastro

Detto anche “libro delle scritture ausiliarie”, una sorta di completamento del libro giornale, dal momento che racchiude tutti i conti cui fanno capo le iscrizioni dei valori di bilancio.

Il libro dei cespiti

Richiesto a norma dell’art. 16 del D.P.R. 600/73 e noto anche come “registro dei beni ammortizzabili”, contiene gli acquisti e le vendite di beni di utilità pluriennale, ovvero di beni presenti nello stato patrimoniale la cui utilità non si esaurisce nell’ambito di un singolo esercizio. Per ogni cespite l’azienda deve indicare anno di acquisto, costo, rivalutazioni/svalutazioni, coefficiente di ammortamento, quota annuale di ammortamento e relativo fondo. 

I registri IVA 

Sono sostanzialmente il registro delle fatture emesse, il registro dei corrispettivi e il registro degli acquisti.

Il registro delle scritture ausiliarie di magazzino

Devono tenerlo le società che adottano il regime di contabilità ordinaria (e quindi anche le SRL) ove facciano registrare per due esercizi di seguito ricavi pari o superiori a 5,164 milioni di euro, e in cui le rimanenze finali superino 1,1 milioni di euro. Nel registro devono essere indicate, tra le altre voci, le entrate e le uscite di merci, semilavorati, prodotti finiti, imballaggi e le materie prime consumate per servizi o incorporate.

Oltre ai libri contabili, gli amministratori della SRL hanno l’obbligo di tenere i cosiddetti “libri sociali” in cui vanno annotate tutte le azioni e le decisioni prese dai soci, dagli amministratori e dall’assemblea, in modo tale da consentire di ricostruire l’intera attività dell’azienda. In particolare, tutte le SRL devono tenere:

Il libro delle decisioni dei soci

Vi devono essere trascritti i verbali d’assemblea in cui i soci decidono sulle materie di competenza, così come descritte nell’atto costitutivo della società. 

Il libro delle decisioni degli amministratori

Nel caso in cui l’azienda sia amministrata dal Consiglio di amministrazione qui vengono riportate le attività tipiche di quest’organo.

Libri contabili e libri sociali (vidimati e bollati) devono essere tenuti dagli amministratori della società e conservati per almeno 10 anni a far data dall’ultima registrazione. Ove le scritture e i documenti contabili non siano tenute, o non siano tenute regolarmente, la società è passibile di una sanzione pecuniaria massima di 8.000 euro. In tal caso, peraltro, la società non potrebbe usare le scritture come mezzo di prova a proprio favore in ambito processuale o in sede fallimentare.

Conclusioni

La tenuta della contabilità ordinaria è forse uno degli aspetti più complessi della gestione di una SRL, al punto da richiedere quasi sempre la consulenza di un fiscalista o di un commercialista. Un modo utile per semplificarsi la vita è quello di affiancare al sistema contabile una soluzione che permetta di gestire in modo automatico e dematerializzato le spese aziendali, i rimborsi spese e le detrazioni IVA per quanto concerne, ad esempio, le trasferte dei dipendenti.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Le Società a responsabilità limitata (anche quelle semplificate) sono tenute al regime di contabilità ordinaria, il che comporta obblighi contabili molto più vasti di quelli previsti dal regime di contabilità semplificata.
• Le Società a responsabilità limitata hanno l’obbligo di tenere il libro giornale e il libro degli inventari, come previsto dall’art. 2214 del Codice civile. Oltre a questi, devono tenere altri registri contabili in base alla dimensione dell’azienda (libro mastro, libro dei cespiti, registro IVA, registro delle scritture ausiliarie di magazzino).
• Oltre ai libri contabili, la SRL deve tenere i cosiddetti “libri sociali” dove vengono annotate tutte le azioni e le decisioni prese dai soci, dagli amministratori e dall’assemblea, in modo tale da consentire di ricostruire l’intera attività dell’azienda. In particolare, si tratta del libro delle decisioni dei soci e del libro delle decisioni degli amministratori.