Tutto quello che c'è da sapere sugli obblighi contabili di un'impresa

I libri contabili obbligatori

Il Codice civile, all’art. 2214, stabilisce che l’imprenditore commerciale (con l’eccezione dei piccoli imprenditori, come definiti dall’art. 2083 c.c.) è tenuto al mantenimento di registrazioni contabili, e, nello specifico, del libro giornale e del libro degli inventari. Il primo è un registro dove l’imprenditore deve indicare in ordine cronologico tutti i movimenti contabili dell’azienda. Il metodo utilizzato è quello della partita doppia, e, per ogni singola transazione, devono essere inseriti la sua denominazione, la sua descrizione e l’importo relativo (sotto forma di dare/avere). 

Il libro degli inventari, invece, deve contenere l’inventario iniziale dell’impresa al momento della costituzione, lo stato patrimoniale, il conto economico e la nota integrativa (nel caso delle società di capitali). Deve essere redatto annualmente e numerato progressivamente.

L’imprenditore deve anche conservare ordinatamente lettere, telegrammi e fatture, spedite o ricevute, in relazione all’attività economica dell’azienda.

Tutta la contabilità deve essere conservata per 10 anni, anche su supporti di immagini o meccanografici, a partire dalla data dell’ultima registrazione inserita (art. 2220 c.c.).

Gli altri registri e i libri sociali

In realtà i libri contabili di cui all’art. 2214 c.c. non sono gli unici ad essere obbligatori. Lo stesso articolo del Codice civile prevede, infatti, che l’imprenditore debba tenere altre scritture contabili a seconda della natura e della dimensione dell’impresa. Per esempio, la contabilità S.r.l. prevede anche (art. 2478 c.c.) la tenuta di:

• libro delle decisioni dei soci;
• libro delle decisioni degli amministratori;
• libro delle decisioni del collegio sindacale;
• giornale di magazzino.

Nel caso delle Società per azioni si aggiungono altri libri contabili/sociali:

• Libro dei soci;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• Libro delle obbligazioni (ove emesse);

Gli obblighi contabili secondo la normativa fiscale

Oltre alla normativa civilistica, obblighi contabili sono previsti anche dalla normativa fiscale e sono diversi a seconda delle dimensioni dell’azienda e del regime contabile adottato. In particolare, è il D.P.R. 600/73 a prevedere l’obbligo di tenuta dei libri contabili per tutta una serie di soggetti che viene elencata all’art. 13. All’art. 14 vengono specificati, invece, i suddetti registri contabili, che si aggiungono al libro giornale e al libro degli inventari, ovvero:

• Libro mastro;
• Registri IVA;
• Registro dei beni ammortizzabili;
• Registri delle scritture di magazzino.

Conclusioni 

Come abbiamo visto, l’imprenditore è sottoposto a numerosi obblighi contabili, che si sostanziano nella necessità di implementare un sistema di contabilità, nonché di comunicare periodicamente l’andamento e lo stato dell’azienda con il bilancio d’esercizio e con la tenuta e la conservazione di una serie di libri contabili. Si tratta di operazioni complesse, da eseguire con grande scrupolo soprattutto quando si tratta di gestire le pezze d’appoggio e le evidenze documentali delle transazioni e delle operazioni. 

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• La normativa civile (art. 2214 c.c.) prevede che l’imprenditore commerciale sia obbligato a tenere il libro giornale e il libro degli inventari. A questi si aggiungono altri documenti contabili in base alla natura e alle dimensioni dell’azienda.
• Anche la normativa fiscale prevede la tenuta obbligatoria di numerose scritture contabili per un lungo elenco di soggetti individuati al Titolo II, art. 13 del D.P.R. 600/73, scritture anch’esse diverse a seconda delle dimensioni dell’azienda e dal regime contabile adottato.
• I documenti contabili devono essere conservati per 10 anni dall’ultima registrazione e, comunque, fino alla conclusione di un eventuale accertamento fiscale.