Il registro contabile nell’attività d’impresa: cos’è e a cosa serve

I registri contabili obbligatori

In Italia, ai sensi tanto della normativa civilistica quanto di quella fiscale, l’imprenditore commerciale ha l’obbligo di tenere taluni registri e documenti contabili e di conservarli opportunamente (anche su sopporti elettronici) onde poterli presentare in caso di accertamento o controllo fiscale, nonché nell’ambito di eventuali procedure fallimentari.

L’articolo 2214 c.c. stabilisce che l’imprenditore commerciale (ma non il piccolo imprenditore) deve obbligatoriamente tenere due specifici registri contabili: il libro giornale e il libro degli inventari. Specifica però, che il medesimo imprenditore deve tenere anche altre scritture contabili in base alla natura e alle dimensioni dell’impresa. Per questa ragione, libro giornale e libro degli inventari si definiscono come registri contabili “assolutamente obbligatori”, mentre gli altri documenti rientrano nella categoria dei registri contabili “relativamente obbligatori” (in quanto subordinati all’esistenza di specifiche condizioni).

Tra questi ultimi si possono indicare, a titolo esemplificativo:

• Libro mastro (ovvero delle scritture ausiliarie);
• Registri delle scritture di magazzino;
• Registri IVA;
• Registro dei beni ammortizzabili;

• Libro dei soci;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• Libro delle obbligazioni (ove emesse);
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• Libro delle decisioni dei soci;
• Libro delle decisioni degli amministratori.

Il libro giornale e il libro degli inventari

Abbiamo dunque visto che i principali registri contabili sono il libro giornale e il libro degli inventari. Analizziamoli più nel dettaglio.

Nel libro giornale vengono registrate, in rigoroso ordine cronologico, tutte le operazioni e le transazioni aziendali utilizzando il sistema della partita doppia. Per ogni operazione, nel registro viene indicato il suo nome identificativo, l’ammontare dell’importo (come voci dare/avere) e una breve descrizione. Le pagine devono essere numerate in modo progressivo.

Il libro degli inventari mostra la situazione economico-patrimoniale dell’azienda in un determinato periodo. Viene redatto quando inizia l’attività d’impresa e poi, consecutivamente, ogni anno. Contiene l’inventario dell’azienda all’atto della costituzione della società, il conto economico, lo stato patrimoniale e, per le società di capitali, anche la nota integrativa.

Modalità di tenuta dei registri contabili

Le modalità di tenuta dei registri contabili, e di tutte le scritture contabili in generale, sono descritte all’art. 2219 del Codice civile, dove è specificato che le scritture devono ispirarsi alle norme di una ordinata contabilità, così declinata:

• Il registro contabile non deve contenere degli spazi bianchi, interlinee o trasporti di margine;
• Non può contenere abrasioni. Se vengono fatte delle cancellature, i termini cancellati debbono comunque rimanere leggibili.
• Non si possono registrare le operazioni accorpandole in base al periodo cui si riferiscono, anche ove queste fossero omogenee.

I registri contabili, ai sensi dell’art. 2220, devono essere conservati per almeno 10 anni dall’ultima registrazione effettuata e, comunque, fino al completamento di un eventuale controllo fiscale.

Conclusioni 

La corretta tenuta dei registri contabili è fondamentale per la gestione dell’attività d’impresa, dal momento che essi contengono i dati sulla base dei quali vengono redatti il conto economico d’esercizio e lo stato patrimoniale dell’azienda. E, pertanto, costituiscono le basi per l’attività decisionale della direzione. Ecco perché è importante poter contare su un sistema contabile in grado di rilevare puntualmente ogni transazione, interna od esterna, e di amministrare la relativa raccolta documentale.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• “Registro contabile” è un termine generico con il quale si definisce qualunque documento venga utilizzato per la tenuta della contabilità aziendale.
• Tra i registri contabili che l’imprenditore commerciale è obbligato a tenere per legge vi sono il libro giornale e il libro degli inventari. Vi sono anche altri registri contabili la cui tenuta è obbligatoria ai fini civilistici e fiscali, in base al soggetto, alle dimensioni dell’azienda e al regime contabile che questa adotta.
• I registri contabili devono essere conservati per 10 anni, a far data dall’ultima registrazione e, comunque, fino alla conclusione di un eventuale accertamento fiscale.