La gestione dei documenti contabili: tutto quello che c'è da sapere

L’obbligo della tenuta della documentazione contabile secondo la normativa civilistica

L’obbligo della tenuta della documentazione contabile è sancito dall’art. 2214 c.c. che stabilisce che ogni imprenditore commerciale e ogni società debbano registrare le scritture contabili. Il Codice civile introduce però a proposito alcune importanti eccezioni e distinzioni. 

La prima eccezione riguarda i piccoli imprenditori, che sono appunto esclusi da questi obblighi contabili. I “piccoli imprenditori” vengono definiti all’art. 2083 c.c. e sono:

• I coltivatori diretti del fondo;
• Gli artigiani;
• I piccoli commercianti;
• Coloro che praticano un’attività professionale organizzata prevalentemente con il proprio lavoro e con quello dei propri familiari.

La seconda eccezione è costituita dall’esclusione delle società semplici (S.s.) dall’obbligo della tenuta delle scritture contabili. Ricordiamo che si tratta della forma più elementare delle società di persone e che non può svolgere attività commerciale.

L’articolo 2214 c.c. indica anche quali scritture contabili debbano essere tenute in via obbligatoria:

• Il libro giornale;
• Il libro degli inventari.

Il libro giornale è un registro contabile in cui i vari movimenti contabili aziendali vengono annotati cronologicamente, adottando per lo più il metodo della cosiddetta partita doppia e indicando denominazione, importo e descrizione di ogni singola voce. Un tempo doveva essere vidimato, oggi è richiesta soltanto l’apposizione di marche da bollo ogni cento pagine.

Il libro degli inventari è uno strumento fondamentale dell’organizzazione contabile e fotografa la situazione economico-patrimoniale dell’azienda in uno specifico lasso temporale. Va infatti redatto all’avvio dell’attività di impresa, e poi, di anno in anno, avendo cura di numerare progressivamente ciascuna annualità. Deve riportare: 

• l’inventario al momento della costituzione dell’impresa;
• lo stato patrimoniale;
• il conto economico;
• la nota integrativa (solo per le società di capitali).

Oltre a queste due scritture contabili, l’art. 2214 c.c. prevede che, per ogni affare, l’imprenditore commerciale conservi in modo ordinato anche l’originale di lettere, telegrammi e fatture ricevute, nonché una copia di lettere, telegrammi e fatture spedite. E anche la tenuta di questi documenti è considerata “assolutamente obbligatoria”.

Lo specifichiamo perché il medesimo articolo specifica che l’imprenditore deve tenere altre scritture contabili in base alla natura e alle dimensioni dell’impresa, che, pertanto, vengono definite “relativamente obbligatorie”. Sintetizziamo qui di seguito queste ulteriori documentazioni obbligatorie (libri sociali) nelle due principali forme di società di capitali:

Società per Azioni (art. 2421 c.c.)

• Libro dei soci;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni delle assemblee;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del collegio sindacale;
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo;
• Libro delle obbligazioni (ove emesse);
• Libro delle adunanze e delle deliberazioni del comitato esecutivo.

Società a responsabilità limitata (art. 2422 c.c.)

• Libro delle decisioni dei soci;

• Libro delle decisioni degli amministratori.

Le modalità e le tempistiche per la tenuta della documentazione contabile 

Gli art. 2216 e 2219 c.c. forniscono precise indicazioni su come debbano essere tenute le scritture contabili. Viene infatti specificato che:

• Le scritture debbono essere ispirate alle norme di una ordinata contabilità;
• Non devono contenere spazi bianchi, interlinee o trasporti di margini;
• Non sono consentite le abrasioni. Le parole cancellate devono rimanere leggibili;
• Non si possono eseguire registrazioni accorpando le operazioni riferite ad un dato periodo, anche ove queste risultassero omogenee.

Ma per quanto tempo vanno conservate tutte queste scritture contabili? L’art. 2220 stabilisce che i registri contabili vadano conservati per almeno 10 anni, a far data dall’ultima registrazione aggiunta. E, in ogni caso, fino alla conclusione di un eventuale accertamento fiscale.

L’obbligo della tenuta della documentazione contabile secondo la normativa tributaria

Il Codice civile non è l’unica fonte di legge che preveda la tenuta e la conservazione di libri contabili. Al di fuori della normativa civilistica, infatti, la tenuta delle scritture è prevista anche dal D.P.R. 600/73 (“Disposizioni comuni in materia di accertamento delle imposte sui redditi”). Al Titolo II, art. 13 vengono infatti elencati in dettaglio i soggetti che devono obbligatoriamente tenere le scritture contabili ai fini dell’accertamento fiscale. Riportiamo l’elenco in questione, direttamente dall’articolo di legge: 

• a) le società soggette all'imposta sul reddito delle persone giuridiche;
• b) gli enti pubblici e privati diversi dalle società, soggetti all'imposta sul reddito delle persone giuridiche, nonché i trust, che hanno per oggetto esclusivo o principale l'esercizio di attività commerciali;
• c) le società in nome collettivo, le società in accomandita semplice e le società ad esse equiparate ai sensi dell’art. 5 D.P.R. 917/86;
• d) le persone fisiche che esercitano imprese commerciali ai sensi dell'art. 51 del decreto indicato alla lettera precedente;
• e) le persone fisiche che esercitano arti e professioni, ai sensi dell'art. 49, commi primo e secondo del decreto indicato al primo comma, lettera c);
• f) le società o associazioni fra artisti e professionisti di cui all'art. 5, lettera c), del decreto indicato alla precedente lettera;
• g) gli enti pubblici e privati diversi dalle società, soggetti all'imposta sul reddito delle persone giuridiche, nonché i trust, che non hanno per oggetto esclusivo o principale l'esercizio di attività commerciali.

Ai fini fiscali, secondo quanto indicato all’art. 14 del medesimo Decreto del Presidente della Repubblica, i libri contabili che devono essere obbligatoriamente tenuti dall’imprenditore commerciale (che in ambito tributario non viene distinto dal “piccolo imprenditore”) sono:

• Libro mastro (ovvero delle scritture ausiliarie);
• Registri delle scritture di magazzino;
• Registri IVA;
• Registro dei beni ammortizzabili.

… Oltre ai già visti “libro giornale” e “libro degli inventari”. Ovviamente, anche in ambito fiscale, gli obblighi di tenuta dei registri contabili sono diversi a seconda del soggetto, delle dimensioni aziendali e del regime contabile utilizzato.

Conclusioni 

La corretta tenuta delle scritture contabili e, in seguito, la loro conservazione nei registri e nei libri obbligatori è costituita da una serie di operazioni estremamente delicate. Al di là dell’obbligo giuridico - la cui mancata osservanza può comportare parecchie noie in occasione di un accertamento o di un controllo - la regolarità di questa attività di rilevazione e conservazione è, per esempio, anche condizione necessaria per poter utilizzare le scritture stesse a proprio favore in giudizio. Ecco perché è importante poter contare su un sistema contabile in grado di registrare le operazioni e conservare le registrazioni in modo efficiente e scrupoloso.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• L’imprenditore commerciale è obbligato, ai fini civilistici e fiscali, a tenere i libri contabili previsti per legge: il Libro Giornale e il Libro degli Inventari. Altri documenti contabili si rendono obbligatori in base al soggetto, alle dimensioni dell’azienda e al regime contabile adottato.
• I documenti contabili devono essere conservati per 10 anni, a far data dall’ultima registrazione e, comunque, fino alla conclusione di un eventuale accertamento fiscale.
• Il Libro degli Inventari fotografa la situazione economico-patrimoniale dell’azienda in uno specifico lasso temporale. Il Libro Giornale è un registro in cui vengono annotate, in ordine cronologico, le varie operazioni contabili aziendali, utilizzando il metodo della partita doppia.