L’organizzazione contabile: il cuore quantitativo dell’azienda

Gli obiettivi dell’organizzazione contabile

Dunque, per sintetizzare, quando parliamo di organizzazione contabile ci riferiamo sostanzialmente a tutte le attività, ai processi e alla struttura organizzativa posti in essere all’interno dell’azienda con l’obiettivo di:

• Consentire l’implementazione e la gestione di un sistema contabile interno ed esterno;
• Garantire l’accuratezza e la tempestività del controllo di gestione;
• Garantire la coordinazione continua tra gli obiettivi direzionali e l’effettiva attività aziendale;
• Misurare, tutelare e gestire il patrimonio aziendale;
• Validare i dati prodotti dal sistema informativo dell’azienda.

L’organizzazione contabile, dunque, riguarda, direttamente o indirettamente, numerosissimi aspetti della vita aziendale, alcuni dei quali rientrano a pieno titolo negli ambiti dell’organizzazione aziendale e dell’amministrazione di impresa. Tra i tanti aspetti, vale la pena di elencare perlomeno i seguenti:

• Le procedure amministrative;
• Le procedure contabili;
• L’analisi di bilancio;
• Il business plan;
• La definizione di compiti e mansioni;
• La struttura funzionale dell’azienda;
• La revisione dei processi aziendali;
• La raccolta e l’elaborazione documentale (documenti contabili);
• La redazione della reportistica (bilanci d’esercizio, bilanci infrannuali, budget, bilanci sociali…);
• La formazione del personale contabile e amministrativo;
• La redazione dei manuali delle procedure aziendali.

Il sistema contabile

L’organizzazione contabile si inserisce sul cosiddetto “sistema contabile” di cui ogni azienda è necessariamente dotata. Si tratta di un complesso sistema di rilevazione, scrittura e reportistica che descrive l’attività gestionale dell’impresa sotto un profilo quantitativo, e permette di elaborare i dati necessari a:

• Preventivare/prevedere/pianificare il risultato della gestione aziendale;
• Coadiuvare le funzioni e le procedure decisionali dell’azienda.

In particolare, in Italia si fa ricorso a due sotto-sistemi di rilevazione contabile:

• Il sistema di contabilità generale (COGE): detto anche “contabilità esterna” e basata sulla cosiddetta “partita doppia”. Questo sistema controlla e rileva le variazioni economiche e finanziarie frutto dell’attività aziendale; comporta il calcolo periodico del risultato economico, delle utilità economiche e delle obbligazioni. Serve alla redazione del bilancio d’esercizio e sintetizza l’andamento aziendale ad uso anche dei terzi esterni all’azienda.
• Il sistema di contabilità gestionale (COA): detto anche “contabilità analitica”, controlla la gestione economica interna all’azienda per singole attività (linee di prodotti, rami d’azienda, mercati, divisioni, reparti…). Costituisce la base del controllo di gestione dell’azienda e consente di individuare e gestire le unità organizzative alle quali sono collegati i risultati dell’attività d’impresa.

Il sistema contabile è solitamente gestito tramite software (diverso a seconda del regime contabile) che integra il piano dei conti con le scritture contabili, e permette di estrarre lo stato patrimoniale e il conto economico per anno fiscale.

Tutta l’attività di organizzazione contabile è collegata e rimanda a questo sistema di rilevazione.

L’organizzazione contabile come intervento di consulenza esterna

Come abbiamo visto, l’organizzazione contabile dell’azienda è un microcosmo estremamente complesso che parte dall’acquisizione dei dati, passa dalla loro elaborazione e termina con la loro analisi. In realtà, a ben vedere, non termina, perché da quell’analisi scaturiscono le decisioni relative al controllo di gestione e quelle strategiche, che, a loro volta si riverberano sulla struttura aziendale e pongono le basi per la produzione di nuovi dati da rilevare. Ognuna delle fasi di questo processo circolare è soggetta ad errori e, se non scientemente gestita, tende ad autoalimentarsi e, potenzialmente, a portare l’azienda fuori dai binari economico-finanziari previsti e ad allontanarla dagli obiettivi direzionali. 

A ciò bisogna aggiungere un ulteriore layer di complessità, legato al fatto che tutte le attività che rientrano nell’organizzazione contabile sono strettamente normate e richiedono la compliance rispetto a fattori economici e giuridici che mutano con elevata frequenza. L’azienda si deve quindi confrontare con uno scenario normativo e regolamentare in continua evoluzione e che comporta implicazioni contabili e legali di assoluta rilevanza.

Per questa ragione, spesso le aziende si affidano a specialisti esterni per revisionare, riordinare, aggiornare la propria organizzazione contabile. Il più delle volte si tratta di interventi mirati a specifiche problematicità aziendali, di durata limitata, che vengono richiesti in momenti critici dell’attività d’impresa e con precisi obiettivi di breve/medio periodo. Un classico esempio è costituito dai servizi di “temporary management” in una o più delle aree aziendali chiave.

In questi casi, più che di consulenza si tratta del vero e proprio inserimento di un manager esterno all’interno dell’organizzazione aziendale, spesso in area amministrativa o di controllo. Il manager in questione può sostituire un’altra figura analoga, oppure affiancarla con l’obiettivo di garantire la continuità dell’attività d’impresa o gestire e sviluppare specifici progetti. Più spesso, l’attività di organizzazione contabile da parte di consulenti terzi si estrinseca in attività più specifiche e circoscritte come:

• La progettazione o la revisione dei sistemi di reportistica aziendale; 
• La creazione, la valutazione o la verifica del business plan aziendale;
• L’analisi o la revisione delle procedure di controllo di gestione;
• L’assistenza per la stesura del bilancio (revisore contabile);
• Consulenza per la stesura dei bilanci consolidati di gruppo.

Conclusioni 

L’organizzazione contabile - ben più ampia del sistema contabile con il quale viene spesso confusa - riguarda numerosissimi aspetti della vita aziendale che vanno dal controllo di gestione alla reportistica aziendale, dalla revisione dei processi aziendali al sistema contabile in senso stretto. L’obiettivo è quello di raccogliere informazioni che possano supportare processi decisionali interni ed esterni all'impresa, nell’ottica dell’ottimizzazione delle procedure e delle funzioni aziendali.

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Per concludere: 3 punti chiave da ricordare 

• Organizzazione contabile è il termine con il quale ci si riferisce all’insieme delle attività contabili, amministrative e gestionali finalizzate all’acquisizione e all’elaborazione dei dati di interesse aziendale, nell’ottica dell’ottimizzazione delle funzioni e delle procedure aziendali.  
• L’organizzazione contabile affonda le sue radici nel sistema contabile aziendale, composto dalla Contabilità Generale e dalla Contabilità Gestionale. Altri elementi principali dell’organizzazione contabile sono il Controllo di Gestione, il sistema informativo e le procedure di reportistica aziendale.
• Tra le attività più importanti dell’organizzazione contabile riveste particolare importanza la Mappatura del Rischio Aziendale (che costituisce, a sua volta, uno strumento del controllo di gestione). Consiste essenzialmente nell’individuazione, nell’analisi e nella valutazione dei rischi aziendali, nella determinazione delle priorità di intervento e nella stesura di una strategia di risoluzione, mitigazione o accettazione del rischio stesso.