Dans quelle étape de vie de votre entreprise s'inscrit la mise en place de Mooncard ?

Entre 2018 et 2019, GEXPERTISE a mené une transformation numérique de son organisation notamment au niveau de son environnement financier.

Nous avons fait évoluer notre système comptable pour l’orienter vers un système plus technologique afin de connecter l’ensemble des applications de gestion : factures, recrutement, gestion de paie…

La deuxième étape de cette transformation consistait à avoir une lisibilité plus forte des encaissements et décaissements.

Nous sommes répartis sur 7 agences : quand nos responsables d’agence ne sont pas au siège du Groupe, ils n’ont pas de moyen de paiement en leur possession. Le fait de disposer d’une carte de paiement était donc un premier besoin pour permettre de disposer d’un mode de paiement au plus proche des collaborateurs.

Deuxième motivation, il s’agissait de limiter autant que possible le recours aux notes de frais, même si dans notre ERP, le module frais est très intuitif, on photographie les justificatifs avec le téléphone, on choisit un article, un code de TVA, on envoie, le processus de validation est exclusivement numérique etc. Mais pour autant cela nécessite que les collaborateurs avancent les fonds cela nécessite, un processus de vérification ligne à ligne par le manager et un processus de comptabilisation et ça n’a pas tout à fait la même simplicité qu’un mode de paiement de l’entreprise qui est mis à la main des collaborateurs. C’est la raison pour laquelle nous nous sommes tournés vers une solution de cartes de paiement principalement pour nos responsables d’agence, et pour les fonctions administratives qui ont des besoins de commandes en ligne.

A quel(s) besoin(s) répond Mooncard ?

Dans notre métier, on se déplace beaucoup, cela implique des frais tels que la réservation d’hébergement. La réservation d’hébergement aujourd’hui se fait quasiment exclusivement en ligne par carte bancaire ou par système d’empreinte de carte bancaire.

Et le fait que notre responsable administrative et notre assistante de direction disposent également d’une carte Mooncard facilite la réservation d'hôtels en amont pour nos équipes opérationnelles, c’est également la Mooncard qui nous permet de réaliser l'ensemble de nos achats en ligne, que ce soient des achats de matériels, de restauration rapide, que ce soit pour payer notre hébergement web etc.

C’est à nouveau la Mooncard qui va être utilisée comme mode de paiement.
Si on doit résumer Mooncard, je dirais : facilité d’utilisation, moyen mis dans les mains des collaborateurs, facilité d’enregistrement des justificatifs et du suivi de la dépense jusqu’à sa confirmation par l’utilisateur, gestion dématérialisée par la chaîne comptable et managériale pour pouvoir récupérer la dépense, le justificatif et pas besoin de courir derrière des relevés de carte bancaire contrairement aux systèmes “à l’ancienne”.

Par ailleurs, le système d’alerte pour la direction sur des montants importants ou des plafonds qui se mettent à être atteints a toute son utilité. Donc en cela, Mooncard a apporté une simplification aux collaborateurs, une lisibilité au manager et une grande simplification aux équipes financières.

Qu'est-ce que Mooncard a changé dans le quotidien de votre entreprise ?

La facilité de charger son justificatif, de choisir son article (nature de dépense), son code analytique, son taux de TVA et d'enregistrer. C’est vraiment le premier maillon de la chaîne à savoir celui de l’utilisateur, c’est vraiment très confortable et les utilisateurs n’ont pas à stocker leurs justificatifs, à les envoyer au siège, expliquer la raison de la dépense, mettre au dos les codes analytiques etc. ; ils renseignent directement tout sur l’application.

Est-ce que vous recommanderiez Mooncard à d'autres entreprises ?

Oui bien sûr, j’en parle régulièrement autour de moi. On parle de la solution, on la recommande. Mooncard est un élément à intégrer dans un processus de transformation numérique soit d’une entreprise soit de la fonction finance et répond au besoin important de mise à disposition d’un mode de paiement pour les utilisateurs.

En effet, il serait dommage de faire une transformation numérique de sa fonction financière et de ne pas forcément penser à son moyen de paiement parce qu’on risquerait de louper un élément de cette transformation.