Gérez vos notes de frais sur l’application mobile Mooncard

Une application de note de frais désigne un programme informatique ou une application mobile destinée et développée pour répondre aux besoins de l'entreprise. Disponible sur smartphone ou tablette, c'est un outil conçu pour simplifier la vie des salariés ou encore des dirigeants d'entreprise. Il s'agit d'une solution électronique qui permet une gestion des notes de frais, des postes de dépenses difficiles à prendre en charge manuellement. Grâce à ce logiciel, les collaborateurs sont en mesure de gérer avec efficacité cette tâche à l'occasion de leurs déplacements professionnels.

Une note de frais est un poste de dépenses qui peut se révéler particulièrement coûteux pour une entreprise. Celui-ci sera d'autant plus onéreux lorsque plusieurs des salariés effectuent des déplacements professionnels. Dès lors, un outil comme l'application mobile de note de frais présente un intérêt certain. Ce logiciel est par conséquent une solution d'une grande fiabilité pour optimiser la gestion des dépenses liées à leurs voyages professionnels. Les collaborateurs qui utilisent ces applications saisissent en une seule fois les informations. Les risques d'oublis et d'erreurs sont considérablement réduits avec l'utilisation de ces logiciels de gestion de postes de dépenses. À tous les niveaux de l'entreprise, les applications de note de frais assurent un gain de temps précieux.

Une mauvaise gestion comptable des dépenses ou frais professionnels expose l'entreprise à des amendes particulièrement élevées. Un logiciel ou outil mobile de gestion de note de frais va permettre de traiter de telles dépenses sans commettre la moindre erreur. Les différentes versions de ces applications fonctionnent de manière à empêcher les abus et les erreurs. Ainsi automatisé, le processus devient plus fiable pour l'entreprise, tout en rendant plus rapide le remboursement des dépenses avancées pour les employés. Avec les justificatifs numériques dont le stockage et la transmission sont assurés digitalement, la validité des frais professionnels se prouve plus facilement.

Une application fonctionne comme une plateforme de centralisation et d'automatisation permettant de gérer les notes de frais à partir d'un seul et unique outil mobile. Pour jouer correctement ce rôle crucial pour le service comptable de l'entreprise, cette solution intègre plusieurs fonctionnalités. Elle est pensée pour prendre en charge l'ensemble des phases d'une dépense effectuée dans le cadre de déplacements professionnels.

Les logiciels ou applications mobiles de traitement des notes de frais professionnels peuvent comporter une variété de fonctions telles que :

- la visibilité en temps réel des frais professionnels,

- la numérisation des justificatifs dans le processus comptable grâce à la réalisation de scans ou la prise de photos via un outil comme le smartphone,

- la présence d'une solution mobile permettant une utilisation du logiciel de dématérialisation des justificatifs depuis n'importe quel endroit,

- l'archivage efficace des factures et autres justificatifs numérisés pour une gestion comptable sans usage du papier.

Cette énumération n'est pas exhaustive, car ces logiciels n'offrent pas tous les mêmes fonctionnalités. Il est important de faire votre choix en tenant compte de vos besoins spécifiques.

Dans un secteur où les concepteurs font preuve de créativité débordante, plusieurs des logiciels de notes de frais peuvent légitimement être considérés comme les meilleurs. Certaines de ces applications telles que N2F, qui sont des solutions dédiées, ont l'avantage de répondre aux attentes d'un grand nombre d'entreprises. Cependant, elles ne proposent pas de cartes bancaires ou de cartes de paiement. Le fait de ne pas pouvoir utiliser de carte bancaire, qu'il s'agisse d'une carte virtuelle ou carte physique, peut être un vrai handicap pour de nombreuses sociétés.

En revanche, d'autres logiciels comme Mooncard permettent de disposer de cartes de paiement Visa plafonnées hautement sécurisées. En plus de la possibilité d'utilisation d'une carte bancaire ou carte de paiement, c'est un outil parfaitement paramétrable.

Un logiciel de note de frais offre à l'entreprise plusieurs avantages en matière de gestion comptable à l'instar des cartes bancaires ou cartes de paiement. C'est une solution qui facilite le quotidien des salariés dans l'exécution de diverses tâches. Grâce à cet outil mobile, ces derniers peuvent saisir, envoyer, traiter et se faire rembourser en toute simplicité leurs notes de frais. Ces différentes opérations sont réalisables via des logiciels de gestion comptable faciles d'utilisation, à partir d'un smartphone et partout. Ces applications s'utilisent à la maison, au bureau ou encore lors des déplacements professionnels.

Pour l'entreprise, les bénéfices d'un logiciel de gestion comptable sont nombreux. Cet outil mobile permet d'alléger la tâche de l'ensemble de ses services. C'est également une solution mobile qui facilite le calcul des dépenses, les audits de notes de frais ainsi que l'analyse et le reporting. Cela est dû à la dématérialisation des justificatifs des notes de frais et l'accès de la société à des données plus fiables. En plus du gain de temps, cette application mobile garantit un gain financier intéressant et simplifie le processus comptable. Il s'agit en outre d'une solution écologique qui privilégie les justificatifs numériques. Il convient de noter par ailleurs que les logiciels ne sont pas les seuls moyens pour une gestion dématérialisée d'une note de frais. Pour gérer ce poste de dépenses, les entreprises peuvent également se tourner vers une carte bancaire ou carte de paiement. Chaque utilisateur trouvera la solution de numérisation de justificatifs adaptée à ses besoins. Il existe des cartes corporate de nouvelle génération et des cartes classiques. Les salariés ont aussi la possibilité d'utiliser une carte virtuelle ou une carte physique.

Le coût des solutions de simplification du processus comptable ou de numérisation des justificatifs de notes de frais dépend de plusieurs paramètres. Certains de ces outils sont ainsi accessibles gratuitement. Il est par conséquent indispensable de faire votre choix en fonction de vos besoins. Pour ce faire, vous devez étudier attentivement les fonctionnalités des applications mobiles de gestion des notes du marché afin de choisir ce qui vous convient. Pour mettre toutes les chances de votre côté afin d'obtenir ces programmes au meilleur tarif, pensez à définir au préalable vos attentes.

Bien évidemment, les outils qui proposent plus de fonctions comme la numérisation des justificatifs ou encore des options telles que les cartes bancaires seront plus onéreux. Il vous appartient dès lors de choisir votre solution logicielle en fonction de vos objectifs et de votre budget.