Frais réels de repas et tickets restaurants : comment procéder ?

Frais réels ou déduction forfaitaire : un bref rappel

Transport, repas au restaurant, effets vestimentaires… Tous les salariés sont amenés à engager des frais pour exercer leur activité, et ont donc droit à une compensation. Chaque collaborateur peut opter à titre personnel, pour la déduction de ses frais dans le cadre du travail, pour l’un des deux régimes suivants :

• Une déduction forfaitaire de 10 % s’applique par défaut au revenu imposable donné par l’employeur au salarié. Cela réduit donc le montant de l’impôt annuel à payer.

• Si ses frais sont supérieurs à cette somme, il lui est possible de passer au régime des frais réels pour ses repas. Il pourra ainsi déduire de son revenu imposable l’intégralité des frais effectivement engagés. Cela implique de garder une traçabilité complète des dépenses professionnelles, et tous les justificatifs de paiement pour espérer les déduire de vos impôts.

Déduction des frais de repas, pendant le travail, au réel : comment ça marche ?

Un salarié au régime réel peut établir quotidiennement une note de frais du montant de son repas s’il peut justifier la nécessité de déjeuner hors de son domicile dans le cadre du travail. Cela peut avoir pour justification :

• L’éloignement du lieu de travail par rapport à son domicile, l’empêchant de rentrer chez lui pour déjeuner ;
• Ou encore le caractère atypique des horaires de travail imposées par l’employeur.

Le montant déductible des impôts ne correspond cependant pas à la totalité du montant des frais réels pour le repas, mais à la différence entre le montant payé et le coût estimé d’un repas à domicile. Ce montant est fixé par l’administration à 4,95 euros par repas en 2021. Sous le régime des frais réels, une note de frais restaurant devra donc en tenir compte.

La règle vaut pour déduire tous types de repas de son impôt, y compris par exemple pour une note de frais Uber Eats (tant qu’il n’est pas consommé à son domicile).

Frais réels de repas et tickets restaurant de l’employeur

Les titres-restaurants constituent un avantage social financé à 50 ou 60 % par l’employeur, et permettent de payer très facilement les frais d’un repas dans n’importe quel restaurant ou point de vente.

Un salarié bénéficiaire de ces tickets peut tout à fait continuer à déduire de ses impôts la valeur de ses repas hors de son domicile, après déduction du montant déjà cité plus haut.

Toutefois une règle complémentaire s’applique pour sa déclaration de revenu et calcul de son impôt : le montant déclaré des frais réels des repas au restaurant (cases 1AK à 1DK du formulaire 2042) doit être diminué de la participation financière de l’employeur à l’achat des titres-restaurants.

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Notre modèle de note de frais restaurant inclut l’ensemble des mentions et champs obligatoires pour retracer le détail du montant des frais de bouche de chaque salarié de l’entreprise, et faciliter la vérification par l’employeur.

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