Voiture de société et utilisation personnelle : ce qu’il faut savoir

1. Quelles sont les règles juridiques de l'usage personnel d'une voiture de société ?

Un véhicule de société peut être utilisé pour :

• Un usage professionnel, comme les déplacements pour des rendez-vous d'affaires ou des évènements liés à l’activité de l’entreprise ;
• Ou privé, comme faire des trajets à son domicile ou effectuer des courses le week-end, ou pendant un congé. 

À ce titre, vous devez donc comprendre le cadre juridique qui régit l'emploi privé d'une auto de société :

• Si l'employeur autorise l'usage privé de l’automobile, ce privilège doit être mentionné dans le contrat de travail ou dans un avenant ;
• En dehors des horaires de travail, le salarié peut utiliser le véhicule comme il l'entend, à condition de respecter les restrictions définies par l'employeur (zone géographique, type de trajets autorisés, etc.).

2. Quels sont les impacts fiscaux pour le chef d’entreprise et le salarié ?

Conduire à des fins privées, pour un salarié ou un dirigeant, un véhicule de société a des implications fiscales. Voici lesquelles.

Usage personnel d'un véhicule de société par le dirigeant

Pour l'employeur, les frais liés à l'achat, l'entretien (réparations, contrôle technique, etc.), l'assurance et le carburant sont déductibles des impôts. 

Pour les véhicules utilitaires ou VU, divers éléments sont à considérer, car ils sont déductibles également, cela concerne :

• La TVA sur le prix d'achat ;
• Le coût d'achat de la camionnette ;
• La TVA sur le carburant ;
• Et les frais d'entretien.

Le véhicule professionnel pour un salarié : un avantage en nature

Un véhicule d'entreprise utilisé par un salarié représente un avantage en nature. Cela signifie qu'il s'agit d'un élément constitutif du salaire, donc soumis aux charges sociales et à l'impôt sur le revenu. La valeur de cet avantage est déterminée soit sur la base des frais réels, soit à l'aide d'une base forfaitaire.

La méthode de calcul de l'avantage en nature dépend de plusieurs facteurs : 

• Son mode d'acquisition par l'entreprise (achat ou location) ;
• La prise en charge du carburant par l'employeur ;
• Le taux d'émission de CO2 ;
• Ainsi que la part du kilométrage réalisé pour un usage privé.

Dans le cas où :

• L'entreprise est propriétaire du véhicule de société, sa valeur d'achat entre dans le calcul ;
• Dans le cas d'une location, le montant de celle-ci est pris en compte. 

L'évaluation au forfait varie si l'employeur prend en charge tout ou partie des frais de carburant. Une connaissance précise de ces critères est donc essentielle pour estimer correctement la valeur de cet avantage en nature.

3. Comment optimiser l'utilisation de la flotte de véhicules professionnels ?

Une gestion efficace du parc automobile génère des économies substantielles. 

Une gestion stratégique 

Elle permet à l'entreprise de garder une trace de l'usage du véhicule d’entreprise, des déplacements professionnels, de l'entretien nécessaire et des coûts associés. De plus, une bonne gestion aide à prévenir l'usage abusif et à maintenir sa valeur au fil du temps.

Nos conseils

• Instaurez une politique claire d'utilisation des autos ;
• Formez les employés à l'éco-conduite ;
• Et utilisez des outils de suivi des véhicules de service.

Si l'employeur ne met pas en place des règles claires, l'entreprise pourrait se retrouver à supporter des coûts élevés liés à un emploi abusif du parc. Par exemple, l'entreprise peut limiter la conduite du véhicule à certaines zones géographiques ou interdire certains types de déplacements dans le contrat de travail du salarié. Ces mesures permettent de réduire les coûts d'entretien et de carburant et d'améliorer la sécurité.

Un impact minimal sur la politique environnementale de l'entreprise 

L'usage privé d'un véhicule de société a un impact sur la politique environnementale de l'entreprise. C’est pourquoi vous devez inciter les salariés à adopter une conduite écologique et à privilégier les modes de transport moins polluants lorsque cela est possible. 

Avec les bons outils et une bonne compréhension des enjeux, la conduite personnelle d'une auto de service est optimale pour toutes les parties concernées.

4. Le choix stratégique du véhicule de société : un impact sur l'entreprise et l'utilisateur

Opter pour une flotte automobile ne se résume pas à une simple décision transactionnelle. C'est une décision stratégique et professionnelle qui influence l'efficacité opérationnelle, le budget, et l'image de l'entreprise. Tenez compte de l'activité de l'entreprise et des besoins spécifiques du salarié et sélectionnez les voitures d’entreprise qui offrent le meilleur équilibre entre performance, coût, et image de marque. 

L'évaluation doit prendre en compte des éléments tels que :

• La consommation de carburant ;
• L'empreinte carbone ;
• La fiabilité ;
• Le coût d'entretien ;
• Le confort ;
• Et l'espace de rangement. 

C'est une analyse multidimensionnelle qui peut avoir des répercussions pertinentes sur la productivité, l'engagement du personnel et la perception de l'entreprise par le public.

5. Voiture de société : qui est assuré ?

Les frais d’assurance ne peuvent être négligés dans la gestion d'un véhicule de société. Une couverture adéquate protège l'entreprise et le salarié contre les risques financiers liés aux accidents ou aux dommages matériels. 

Pour un VU utilisé à des fins professionnelles et privées, la compagnie d'assurance doit être informée de cette dualité d'usage. 

Ainsi, l'assurance est adaptée pour couvrir les différents scénarios d'utilisation. En cas de sinistre, cela évite tout malentendu ou litige potentiel avec la compagnie d'assurance. De plus, cela pose un cadre. 

L'emploi personnel d'une voiture de société offre des avantages indéniables aux salariés et se révèle être un outil de motivation efficace. Cependant, une telle pratique nécessite une gestion rigoureuse pour garantir le respect des règles juridiques et fiscales, ainsi que pour limiter les coûts pour l'entreprise. Pour simplifier la gestion des dépenses liées à votre parc automobile, envisagez la solution Mooncard Mobility.

Pour différencier les coûts liés aux déplacements professionnels et personnels, certaines cartes comme celle de Mooncard mobility sont paramétrables (jour, heures d’utilisation et plus encore). Elles permettent de contrôler les 2 types d’utilisation. Elle est acceptée partout en France pour les frais d'essence, de parking, de péage, voire même de nettoyage auto. 

Grâce à l'automatisation du logiciel Mooncard, les informations sont traitées en temps réel et intégrées directement dans votre système comptable, compatible avec tous les logiciels de gestion de flotte automobile. Prenez rendez-vous pour une démonstration et découvrez comment Mooncard peut optimiser le fonctionnement quotidien de vos équipes.