Voiture de fonction et utilisation personnelle : que faut-il savoir ?

Qu’est-ce qu’une voiture de fonction ? 

Avant de s’intéresser à l’utilisation personnelle d’une voiture de fonction, il convient de définir clairement les termes.

Une voiture de fonction, c’est quoi exactement ?

Une voiture de fonction est un véhicule mis à la disposition d'un employé par l'entreprise dans laquelle il travaille. Plus concrètement, le salarié peut donc utiliser la voiture dans le cadre de sa mission : 

• Effectuer une livraison ; 
• Aller à un rendez-vous client ;
• Se déplacer sur un chantier ;
• Etc.
  
  

Mais il peut également se servir d’un véhicule de fonction en dehors des heures de travail et pendant les week-ends. 

Dans tous les cas, la société reste propriétaire ou locataire du véhicule. 

Qui peut bénéficier d’une voiture de fonction ?

La plupart du temps, le véhicule de fonction est proposé aux salariés dont le poste nécessite les déplacements réguliers. Il s’agit, par exemple, des techniciens, des commerciaux, etc.

Ce type de voiture peut faire l’objet d’une négociation lors de l’embauche du salarié, même si la mission ne requiert pas forcément son utilisation.

La législation distingue un véhicule de fonction d’une voiture de service. Voyons tout de suite quelles sont les différences. 

Voiture de fonction et véhicule de service : qu’est-ce qui les différencie ? 

À l’inverse d’une voiture de fonction, le véhicule de service est à disposition des salariés pour leurs trajets professionnels uniquement. Ils ne peuvent donc pas emprunter ce type de véhicule pour des voyages privés. La voiture de service est donc souvent partagée entre plusieurs collaborateurs. Ces derniers doivent le stationner dans l’entreprise dès lors qu’ils ont terminé le déplacement lié à leur mission.

La législation considère d’ailleurs l’utilisation personnelle d’une voiture de service comme une faute. Si elle est avérée, elle peut d’ailleurs mener jusqu'au licenciement du salarié. Pour ce faire, l'employeur doit fournir la preuve de l’usage abusif du véhicule par l’employé.

Voiture de fonction et utilisation personnelle : quelles sont les règles à connaître ?

Le terme de véhicule de fonction n’apparaît pas en tant que tel dans le Code du travail. Il est considéré comme un avantage en nature tel qu’il est défini dans l’article D. 3231-8. Alors, qu’est-ce que cela implique concrètement ? 

Une utilisation contractualisée

Le contrat de travail de l’employé comporte obligatoirement une clause véhicule de fonction pour que l’employé puisse utiliser librement son auto à des fins privées.

À ce titre, le salarié ne peut être dépossédé de son automobile du jour au lendemain. Pour le faire, le chef d’entreprise doit obtenir son accord. Cela implique la signature d’un avenant au contrat de travail qui notifie la suppression du véhicule.

Même durant une période de préavis, un salarié conserve ses avantages en nature, et donc l’utilisation personnelle de sa voiture de fonction. Il peut ainsi en profiter à titre privé jusqu'à l’échéance de son contrat de travail.

Le choix de la voiture de fonction

Le modèle de voiture de fonction peut être décidé par l’entreprise, par le salarié.

Le choix prend, bien sûr, en compte l’activité professionnelle du salarié : 

• Utilisation régulière ou occasionnelle ;
• Transport de marchandises ;
• Etc.

En plus, le véhicule est aussi souvent représentatif de la société en elle-même. Dans ce cadre, le collaborateur et la société optent conjointement pour un modèle disponible dans la flotte automobile de l’entreprise.

L’entretien de la voiture

Les frais liés au bon état de marche de la voiture de société sont pris en charge par l’entreprise. Cela concerne notamment : 

• Le coût d’achat du véhicule ;
• La location auprès d’une société de service ; 
• Le montant de la carte grise ;
• Etc.

Voyons ce qu’il en est en cas de contravention.

Les amendes liées à une voiture de fonction

Qu’il s’agisse d’un excès de vitesse ou d’une infraction liée au stationnement, le salarié est responsable. C’est donc lui qui est verbalisé et qui perd des points sur son permis de conduire. 

Concrètement, lorsque l’employeur reçoit l’avis de contravention, il a 45 jours pour désigner  le professionnel responsable de l’infraction. Il peut le faire de façon dématérialisée ou par lettre recommandé avec avis de réception. 

En cas de non-réponse de la part de la société, celle-ci encourt une amende de 750 euros, en plus du paiement de la contravention initiale. 

Le carburant

De façon générale, l'entreprise paie l’essence indispensable au collaborateur pour se déplacer lors de son activité professionnelle. Le salarié doit donc conserver les factures d’essence. Elles lui sont remboursées ultérieurement par l’entreprise.

Pour ce qui est de l’utilisation personnelle d’une voiture de fonction, la législation ne fixe aucune règle. Certaines sociétés prennent en charge la globalité des frais. D’autres ne le font pas.

L’assurance 

La voiture de société appartient à l’entreprise. C’est donc à elle de souscrire le contrat d’assurance. En cas d’accident ou de dégradation, la réparation du véhicule revient à l’assureur du véhicule. 

Pour autant, si le conducteur a commis une faute, c’est généralement à lui de payer la franchise d’assurance. 

Les coûts directs et indirects reviennent donc à la société propriétaire du véhicule. Voici maintenant quelques explications fiscales relatives à l’usage d’une voiture de fonction dans le cadre privé.

Voiture de fonction et utilisation personnelle : une déclaration fiscale obligatoire

Tout avantage en nature fait partie intégrante de la rémunération du salarié. À ce titre, ils doivent faire l’objet d’une déclaration d’impôt sur le revenu.

Pour l’employeur

La société estime le montant de l’avantage en nature comme le mentionne l’arrêté du 10 décembre 2022. Cette évaluation peut se faire : 

• Aux frais réels ; 
• Au forfait. 

Le calcul prend en compte : 

• L’âge du véhicule (plus ou moins de 5 ans) ;
• Le modèle de voiture ;
• Etc. 

L'estimation est aussi différente si :

• L’entreprise propriétaire du véhicule.
• Elle utilise un service de location pour alimenter sa flotte automobile.

La société choisit ensuite l’alternative la plus intéressante pour son employé.

Pour le salarié

Comme nous l’avons dit plus haut, une voiture de fonction reste un avantage en nature. Ce dernier fait donc partie intégrante de la fiche de paie d’un salarié. À ce titre, il est donc soumis aux cotisations sociales (CSG et CRDS). L’utilisation personnelle d’une voiture de fonction reste bien sûr imposable.

L’employé doit donc notifier son avantage en nature sur sa déclaration fiscale, comme cela est mentionné par l’article 82 du Code des impôts. La ligne est d’ailleurs généralement préremplie sur la déclaration fiscale.

Il est possible d’utiliser une voiture de fonction pour des fins personnelles. Son coût est supporté par l’entreprise. Néanmoins, il demeure complexe de distinguer les frais professionnels des dépenses personnelles lors de l'utilisation d'une voiture de fonction. C’est pourquoi Mooncard Mobility propose une solution adaptée. Découvrez des cartes paramétrables qui facilitent cette distinction, tout en simplifiant la gestion globale de la flotte automobile, du paiement à la comptabilité.

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