Tout savoir sur la clause véhicule de fonction

À quoi sert la clause véhicule de fonction ?

Selon la teneur des missions dans les entreprises, un véhicule de fonction peut être mis à la disposition de certains salariés : un cadre de direction ou un agent commercial par exemple.

À la différence du véhicule de service, la voiture de fonction représente un avantage en nature pour le salarié. Il utilise son auto dans le cadre de ses déplacements professionnels, mais peut également l’utiliser à titre privé.

Le Code du travail ne prévoit pas de conditions spécifiques quant à l’usage du véhicule de fonction. Cependant, les nombreux avis rendus par la Cour de cassation (Cass. soc.) en cas d’amende ou d’accident rendent indispensables l’aspect juridique d’une clause véhicule de fonction. 

Ce document prend la forme d’un avenant au contrat de travail cosigné par l’employeur et le salarié. Il peut être rédigé à tout moment, même en cas de contrat à durée déterminée (CDD). 

La clause fixe l’ensemble des conditions ouvrant droit à l’usage du véhicule de fonction par le professionnel. Certains points sont particulièrement indispensables :

• la nature de l’utilisation de la voiture ;
• le mode de restitution du véhicule ;
• les règles de défraiement de cet avantage en nature ;
• les obligations en matière de remontée d’informations.

Chaque thème doit faire l’objet d’une mention dans le cadre d’un article de l’avenant. Les conditions fixées dans la clause sont valables à partir de sa signature jusqu’à la fin du contrat de travail (licenciement, rupture conventionnelle, fin de CDD ou fin de période d’essai, démission).

Quelles mentions obligatoires dans la clause la voiture de fonction ?

Les conditions de mise à disposition du véhicule professionnel

Ce premier article prévoit tout d’abord le mode d’utilisation possible du véhicule de fonction. L’employeur peut prévoir une mise à disposition totale, avec usage à titre privé. Généralement, le salarié peut l’utiliser à tout moment si elle figure bien dans ses avantages en nature.

La clause prévoit également l’étendue de l’utilisation de la voiture de fonction. L’entreprise peut accorder ou non la possibilité d’étendre la conduite de la voiture aux membres proches de la famille du salarié (généralement le conjoint ou la conjointe). Cet aspect revêt une importance majeure en matière de couverture du contrat d’assurance, lors d’un accident ou d’une faute.

Ensuite, il convient de préciser les caractéristiques de la voiture : modèle, kilométrage, mode de gestion (achat ou location). Cette partie doit être la plus exhaustive possible. La signature de l’avenant vaut alors remise du véhicule contre décharge.

Il peut être opportun de prévoir les conditions de stationnement quotidien du véhicule de fonction. Le fait de disposer d’un garage ou d’un parking extérieur est une donnée importante pour la société d’assurance.

Les cas de restitution du véhicule de fonction

Cette partie de l’avenant au contrat doit mentionner toutes les situations dans lesquelles la voiture de fonction doit être restituée à l’entreprise. Bien entendu, toute rupture de contrat donne lieu à la restitution du véhicule.

Il est conseillé d’anticiper les conditions de restitution en cas de suspension momentanée du contrat : congé maternité, maladie longue durée, congé de formation ou congé parental d’éducation. Ces modalités peuvent permettre à l’employeur de prévoir l’utilisation de sa flotte de véhicules en cas de remplacement du salarié. La Cour de cassation est favorable à ces dispositions dès lors qu'elles sont formulées par écrit et portées à la connaissance des salariés concernés.

La répartition des prises en charge financières entre employeur et salarié

Il est pertinent de rappeler que la mise à disposition du véhicule de fonction constitue un avantage en nature. Cette situation donne lieu à une déclaration, au même titre que le salaire, lors de l’établissement de l’avis d’impôts sur le revenu.

Les charges sociales à déclarer sont portées à la connaissance du salarié selon les modalités de calcul retenues par l’entreprise : frais réels ou forfait annuel.

Il est également possible de convenir de la répartition des frais liés au fonctionnement et à l’entretien du véhicule. Généralement, l’entreprise prend en charge le contrat d’assurance, les frais d’entretien ainsi que les dépenses en carburant pour les déplacements professionnels.

Les modalités de paiement des contraventions dans un usage professionnel

La clause véhicule de fonction prévoit les conditions de règlement en cas d’une faute commise lors de la conduite du salarié. Le droit a évolué sur cette question. Depuis 2017, la société propriétaire du véhicule est tenue de donner l’identité du conducteur concerné par l’infraction (nom, prénom et numéro du permis de conduire).

Il est pertinent de rappeler la responsabilité pénale du salarié utilisateur du véhicule de fonction en cas d’infraction au Code de la route. Il en est de même quant au paiement de l’amende. Toutefois, les sommes ne peuvent être directement prélevées sur le salaire par l’entreprise (Cass. soc. du 11 janvier 2006).

Les obligations de signalement de dommages par le salarié

Il s’agit d’engager le salarié à informer l’entreprise de tout incident survenu sur le véhicule, compromettant son fonctionnement ou la sécurité des utilisateurs de la voiture : une éventuelle panne, un défaut fonctionnel, voire un accident. Il s’agit d’une obligation.

Comment bien rédiger l’avenant au contrat de travail pour voiture de fonction ?

Différents modèles de clauses véhicule de fonction sont disponibles sur internet. Cela étant, le recours à un cabinet d’avocats pour préparer un avenant au contrat de travail en bonne et due forme peut s’avérer important pour garantir le droit de chaque partie.

Chaque contexte d’entreprise est spécifique, de même que les conditions de travail des salariés. L’expertise d’un avocat peut être utile afin de personnaliser l’avenant tout en respectant le droit.

Vous disposez à présent de toutes les mentions requises dans une clause véhicule de fonction. Pour répondre à vos besoins en matière de gestion des dépenses afférentes aux voitures de société, pensez à réserver une démo Mobility auprès d’un expert en gestion de dépenses de mobilité  Mooncard.