TCO (Total Cost of Ownership) : 8 conseils pour l'optimiser

1. Comprendre le concept du TCO pour l’optimiser

Le TCO, ou Total Cost of Ownership, est un outil de gestion qui évalue le coût global d'un bien sur sa durée de vie. 

Né en 1987 chez Gartner Group, ce concept visait initialement à réduire les coûts liés au matériel informatique. 

En ce qui concerne la gestion des flottes automobiles, le TCO permet d'estimer le coût total de possession d'un véhicule sur une période de cinq ans. Il inclut toutes les dépenses : 

• Carburant ;
• Assurance ;
• Entretien ;
• Réparations ;
• Services routiers (parking, péages, etc.) ;
• Intérêts de paiement ;
• Logiciels de gestion de flotte ;
• La formation des conducteurs (éco-conduite, sécurité, etc.)
• Et la dépréciation du véhicule. 

Le TCO ne se limite pas au prix d'achat et intègre aussi bien les coûts directs que les coûts indirects, appelés coûts "cachés". C’est pourquoi on distingue 3 types de TCO :

• Le TCO véhicule ;
• Celui lié au conducteur ;
• Et le TCO de flotte qui inclut tous les frais inhérents à la gestion des véhicules.

2. Calculer son Total Cost of Ownership

Pour calculer le TCO, additionnez tous les coûts associés à vos véhicules sur leur durée de vie. N'oubliez pas : 

• Les coûts directs (achat ou location, carburant, entretien, le prix de revient kilométrique) ;

• Et indirects (temps passé à gérer la flotte, coût des immobilisations pour réparation, etc.).

Ce calcul intègre les éléments tels que le capital, le coût du carburant, l'entretien, l'assistance, l'assurance, les frais administratifs, les charges fiscales, et la dépréciation. Cependant, le TCO varie en fonction du produit ou du service concerné et nécessite une approche adaptée à chaque domaine d'activité. 

3. Tenir compte de tous les coûts associés

Ne négligez aucun coût. Des éléments comme le coût de l'assurance ou le temps passé par vos équipes à gérer la flotte peuvent peser lourd dans le TCO. 

Le but est d'avoir une vision complète et précise du coût de chaque véhicule. La dépréciation constitue près de 40 % du TCO. La valeur des véhicules baisse avec leur usure et leur détérioration. 

Les sociétés estiment généralement la valeur résiduelle d'un bien à zéro à la fin de sa durée de vie utile. Cependant, les actifs peuvent valoir 20 % de leur prix d'achat après cinq à six ans, et 10 % après dix ans. 

Les achats futurs doivent privilégier des biens à faible taux de dépréciation.

La réduction du TCO est une stratégie efficace pour optimiser les coûts. Cette réduction repose sur :

• L'entretien ;
• Les bonnes pratiques de conduite ;
• Et la gestion des coûts associés.

Le TCO est un outil polyvalent qui aide à optimiser les coûts, à négocier avec les fournisseurs, à évaluer le retour sur investissement, à prendre des décisions et à améliorer la performance financière à long terme. 

Pour le rendre efficace, vous avez besoin de données précises. Un bon suivi de votre flotte avec des tableaux de suivi est essentiel.

4. Limiter le coût du carburant

Le carburant est le deuxième poste de dépenses d’une flotte. Voici quelques astuces à pratiquer au quotidien pour optimiser les coûts :

• Encouragez les pratiques de conduite économes en carburant ;

• Pensez aussi à la carte carburant pour maîtriser et suivre ces dépenses. 

Les économies peuvent atteindre 30-35 centimes par litre en comparant les prix à la pompe.

5. Bien choisir son assurance 

L'assurance a un impact direct sur le TCO. Voici nos conseils pour réduire la facture :

• Comparez les offres, négociez les tarifs ;

• Pensez aussi à la prévention : une flotte bien entretenue et des conducteurs formés à la sécurité routière peuvent vous faire bénéficier de tarifs plus avantageux ; 

• Une bonne cotation d'assurance offre des tarifs compétitifs par rapport à d'autres assureurs qui proposent une couverture similaire ;

• Une assurance globale pour la flotte est économique par rapport à une assurance individuelle par véhicule ;

• Avant de signer un contrat, évaluez les risques spécifiques, par exemple, les véhicules électriques nécessitent une assurance tous risques ;

• Analysez l'historique des sinistres pour déterminer les risques et optimiser les coûts.

Comparez les offres d'assurance, auditez les coûts par type de véhicule et choisissez des véhicules à faible taux d'assurance.

6. Déterminer judicieusement l'investissement de départ

Un investissement initial bien calibré optimise le TCO. Une voiture onéreuse peut coûter moins cher à long terme si elle consomme peu et nécessite moins d'entretien. Il faut parfois savoir investir un peu plus au départ pour économiser sur la durée de vie du véhicule.

Deux modes de financement prévalent : l'achat comptant et le leasing :

• Les grandes entreprises, avec de grandes flottes, peuvent négocier des économies d'échelle et des prestations annexes ; 
  
  
• Les petites flottes doivent optimiser leur TCO et assurer une rentabilité satisfaisante. Le choix de financement dépend de l'usage du véhicule, de la durée de détention et de la capacité financière de l'entreprise. 

Le leasing, qui représente 40 à 50 % des véhicules d'entreprise, propose un renouvellement régulier sans investissement majeur. Il déploie deux types de contrats : 

• Location Longue Durée (LLD) ;
  
  

• Location avec Option d'Achat (LOA), avec des loyers mensuels variables selon le véhicule et le kilométrage. 

Le choix entre LOA et LLD dépend du TCO final, des kilométrages, de l'usure et des pénalités de rupture anticipée du contrat.

7. Optimiser les frais d’entretien et de réparation

Un entretien régulier prévient les pannes et prolonge la durée de vie de vos véhicules. Prévoir un budget pour l'entretien et la réparation permet d'éviter des coûts plus élevés en cas de panne majeure.

Les coûts d'entretien d'un véhicule augmentent exponentiellement avec son âge, affectant significativement le coût total de possession et les mensualités de location. 

Il est conseillé de comparer les offres de location, car les différences de loyer indiquent des coûts d'entretien variables. 

Des options de package tout compris sont à privilégier. Si vous achetez le véhicule, optez pour un garagiste de confiance afin d’obtenir les meilleurs tarifs d'entretien. N'oubliez pas que le coût total de possession inclut également d'autres frais, tels que :

• Les intérêts sur prêt ;
• Les frais de gestion ;
• Et les coûts d'externalisation, qui varient d'une entreprise à l'autre.

Le choix du type de véhicule a aussi un impact sur le TCO. Avez-vous pensé aux véhicules électriques ?

8. Les véhicules électriques : le bon choix ?

Les véhicules électriques ont la possibilité d’offrir un TCO plus avantageux mais avec la crise énergétique consécutive à la guerre en Ukraine et la flambée des prix de l’électricité, il convient d’être prudent, même si :

• Un véhicule utilitaire électrique, bien que plus cher à l'achat qu'un diesel peut offrir une rentabilité à long terme grâce à des économies de carburant, une fiscalité avantageuse et une meilleure valeur de revente ;

• Il consomme moins et nécessite moins d'entretien. En plus, il peut bénéficier d'aides à l'achat. Il faut cependant tenir compte de son prix initial plus élevé et de la nécessité d'installer des points de recharge.

Les véhicules électriques peuvent être une bonne option pour réduire votre TCO, tout en contribuant à la transition énergétique.

L'optimisation du TCO de votre flotte automobile est un processus continu. Il requiert un suivi régulier et une remontée des datas précises et fiables. Pour faciliter la gestion des frais générés par votre flotte automobile, pensez à la solution Mooncard Mobility. Carburant, parking, péages et même lavage auto : la carte Mobility peut être utilisée dans tout le pays. 

Les informations sont traitées instantanément et automatiquement enregistrées dans votre comptabilité grâce au logiciel Mooncard, compatible avec 100 % des logiciels de gestion de flotte automobile. 

N’hésitez pas à réserver une démonstration pour découvrir comment la solution Mooncard peut simplifier le quotidien de vos équipes !

Pour en savoir plus sur la gestion de votre flotte automobile :

• Tout savoir sur la géolocalisation flotte automobile ;
• TCM (Total Cost of Mobility) : 4 conseils pour l'optimiser   
• Calcul de la nouvelle Taxe sur les Véhicules de Société (TVS) 2023
• La flotte automobile connectée : ce qu'il faut retenir ;
• Réglementations flotte automobile : La loi LOM et autres mesures ;
• La TICPE : la Taxe de Carburant aux Transports Routiers.