Pourquoi avoir un tableau de bord de gestion de parc automobile ?
Pour les entreprises disposant d’une flotte automobile conséquente, un logiciel de gestion de parc automobile est indispensable afin de suivre les mouvements des véhicules.
Une flotte auto connectée
La technologie est d’une grande aide pour gérer sa flotte. Les logiciels comprennent ainsi un suivi GPS permettant la géolocalisation de votre parc. Certains outils disposent même d’une application aidant les conducteurs à mieux gérer leurs trajets ou à trouver la station-service la plus proche. Avec une flotte connectée les informations sont directement transmises aux logiciels des entreprises.
Un suivi de sa flotte sans logiciel
Télécharger notre tableau de bord gestion de parc automobile Excel ou PDF gratuit vous permettra de compléter ces solutions. Dans les plus petites entreprises, c’est le fichier idéal pour un historique complet même sans logiciel de gestion. Facile à utiliser, le fichier Excel ou PDF ne nécessite aucune formation informatique poussée. De plus, ce fichier en français est compatible avec Microsoft quelle que soit votre version de Windows. Contrairement à un logiciel, il ne nécessite pas de formation informatique particulière.
Grâce à ce système, vous aurez immédiatement à disposition un suivi détaillé de l’entretien de chaque élément de votre flotte. Fourgons, voitures ou camion : il suffit d’un fichier pour compiler vos données. Vous pouvez même disposer d’une fonction multi-utilisateurs en enregistrant ce fichier sur le réseau informatique de votre entreprise.
Personnalisation et intégration des alertes
En tant qu’éditeur de votre propre fichier, vous avez la liberté d’ajouter des fonctionnalités supplémentaires ou d’adapter le tableau à vos besoins.
Grâce à des cellules dédiées, vous pouvez programmer des seuils d’alerte pour les entretiens préventifs, comme les vidanges ou les révisions techniques. Vous évitez ainsi toute négligence.
Avantages et limites de l’utilisation d’un tableau Excel pour la gestion de flotte
Très pratique pour les TPE et PME, le tableau Excel détient de nombreux atouts. Néanmoins, il atteint rapidement certaines limites.
Avantages
L’utilisation d’un tableau Excel est gratuite et ne nécessite aucun investissement en logiciel. Il est facile à mettre en place et à personnaliser selon vos besoins. Enfin, compatible avec la plupart des systèmes d’exploitation, il propose une solution immédiate pour le suivi des entretiens.
Limites
Contrairement à un logiciel spécialisé, le tableau Excel demande une mise à jour manuelle des données, ce qui peut générer des erreurs. De plus, il ne permet pas le suivi en temps réel ni l’intégration avec d’autres outils de gestion (ERP, CRM).
Et, sans sauvegarde régulière, il existe un risque de perte des informations enregistrées.
Que contient notre tableau de bord de gestion de parc automobile Excel gratuit ?
Pour une gestion simple et intuitive de votre flotte, misez sur un fichier regroupant la liste de données suivantes.
Identification du véhicule
- Numéro du véhicule (pour mieux vous repérer dans votre flotte automobile, attribuez un numéro à chaque véhicule) ;
- Plaque d’immatriculation ;
- Modèle ;
- Marque ;
- Type de carburant (essence, diesel, GPL, électricité, superéthanol…) ;
- émissions de CO2 (information disponible sur la carte grise) ;
- Consommation moyenne ;
- Nombre de chevaux fiscaux ;
- Date de la mise en circulation ;
- Type de propriété (achat, location longue durée, location avec option d'achat) ;
Dates clés et kilométrages
- Date d’achat ou de début de location en fonction de la situation ;
- Kilométrage au 31 décembre de l’année précédente ;
- Kilométrage actuel (des relevés réguliers seront nécessaires) ;
Suivi des entretiens
- Date du dernier contrôle technique ;
- Date du prochain contrôle technique ;
- Une case d’alerte rouge si la date du contrôle technique est dépassée ;
- Cadence de vidange ;
- Kilométrage au moment de la dernière vidange ;
- Une case d’alerte rouge si la date de la vidange a été atteinte ;
- Nombre de kilomètres à ne pas dépasser entre chaque changement de courroie ;
- Kilométrage au dernier changement de courroie ;
Historique d’interventions
- Commentaires sur l’état général du véhicule ;
- Plusieurs colonnes dédiées à l’enregistrement de chaque intervention (contrôle ou réparations) sur le véhicule. Il faudra à chaque fois en préciser la nature, la date, le kilométrage et le coût de l’opération.
Suivi des conducteurs
Un onglet dédié permet de consigner les informations sur les utilisateurs des véhicules (nom, poste, incidents éventuels) afin d’optimiser la gestion et l’assurance de la flotte.
Grâce à notre tableau de bord de gestion de parc automobile Excel et PDF gratuit à télécharger, vous aurez immédiatement une vision sur l’état réel de votre flotte. Inutile de télécharger un freeware, ce document vous permet ensuite de programmer des seuils d’alerte ou un système d’alarme pour être averti en amont lors d’événements clés. Ces fonctionnalités vous aideront à prévoir les vidanges des véhicules thermiques ou la révision de la batterie pour les moteurs électriques. Ces rappels déclenchés par les données de vos fichiers permettent aussi de ne pas oublier un contrôle technique à l’approche. Oubliez les mises à jour régulières qu'exige un logiciel bureautique. Ici, vous êtes l’éditeur de votre fichier : rien de vous empêche de le personnaliser en ajoutant des fonctionnalités ou des informations en fonction de votre système de gestion.
Une fiche de contrôle pour compléter votre un tableau de bord de suivi d’entretien
En compilant toutes les informations sur votre parc automobile vous optimisez votre gestion. Ces données vous permettront également de vous assurer que vos véhicules respectent bien les lois relatives aux flottes automobiles. Vous pourrez également extraire de nombreuses statistiques de ce tableau et ainsi rentabiliser encore mieux votre parc.
Votre tableau de bord de gestion de parc automobile Excel et PDF gratuit contient également toutes les données pour obtenir des fiches de contrôle véhicule. Pour une utilisation instinctive de vos fichiers, intégrez un modèle comme deuxième onglet de votre tableau. Travailler la mise en page pour regrouper toutes les informations de chaque véhicule de manière lisible. Ce document pourra être mis à disposition de vos collaborateurs ou de vos clients. Vous pouvez également utiliser le template vierge. Il vous sera très utile lors d’un contrôle réel ou pour faire le point quand un véhicule est confié à un nouvel utilisateur.
Bonnes pratiques pour la maintenance préventive
Pour garantir la longévité et la performance de vos véhicules, planifiez régulièrement des révisions et utilisez des outils de diagnostic. Suivre le kilométrage et les dates d’entretien permet d’anticiper les pannes et de réduire les coûts d’entretien sur le long terme.
Quel suivi pour les conducteurs ?
Il est également très intéressant pour votre suivi ou votre assurance de conserver la liste des différents conducteurs (particuliers ou entreprises) ayant accès à vos véhicules. Pour un fichier complet apportant une véritable valeur ajoutée, notez les éléments suivants :
- Nom et prénom du conducteur ;
- Poste dans l’entreprise ou secteur d’activité du client ;
- date de naissance ;
- Immatriculation du véhicule utilisé (ajoutez le modèle et la marque pour une visualisation plus rapide) ;
- Type de véhicule attribué (berline, utilitaire, poids lourds) ;
- Nombre de points sur le permis ;
- Éventuelles remarques (accrocs sur le véhicule, incidents, etc.).
Vous avez la possibilité d’intégrer ces informations dans un nouvel onglet de votre tableau de bord de gestion de parc automobile Excel gratuit à télécharger. Cela facilitera votre utilisation notamment lors de la mise à jour des informations.
Vers une solution moderne pour la gestion de flotte
Si le tableau Excel est une excellente solution de départ, Mooncard propose également des logiciels de gestion de flotte avancés offrant un suivi en temps réel, une planification automatisée des entretiens et une intégration complète avec vos systèmes d’information. Pour en savoir plus, consultez notre logiciel de gestion de flotte et découvrez comment moderniser votre gestion.
Ce tableau de bord de gestion de parc automobile Excel et PDF gratuit est un outil incontournable. Pour simplifier les déplacements de votre équipe commerciale et faciliter votre comptabilité, pensez à la carte Mooncard Mobility. Grâce à elle, vos collaborateurs peuvent payer tous les frais relatifs à leur mobilité. Valable dans toutes les stations essence du pays, elle peut également être utilisée pour régler les frais de parking, de péage et même le lavage auto. Toutes les informations concernant ces dépenses sont envoyées au service comptabilité. Elles sont directement intégrées à votre logiciel de gestion, vous n’avez rien à faire. Réservez une démo !