1. Qu’est-ce que la loi de roulage en gestion automobile ?
Voici une définition de la loi de roulage dans le cadre d’une gestion de flotte automobile.
Loi de roulage : définition
La loi de roulage représente le couple durée/kilométrage convenu entre le loueur et le gestionnaire de parc automobile pour chaque véhicule en LLD. C’est l'élément qui permet de fixer le loyer mensuel d'un véhicule.
Par exemple, un véhicule peut avoir une loi de roulage définie à 20 000 kilomètres par an sur une durée de 3 ans.
Quelle est son incidence ?
La loi de roulage a une incidence directe sur le montant du loyer mensuel du véhicule :
- Plus le kilométrage convenu est élevé, plus le loyer mensuel est généralement conséquent ;
- À l'inverse, si le kilométrage effectif dépasse celui convenu dans la loi de roulage, des frais supplémentaires peuvent être facturés au locataire.
Les gestionnaires de flotte doivent suivre attentivement l'usage réel de chaque véhicule et s'assurer qu'il est conforme à la loi de roulage définie dans le contrat de LLD.
La valeur résiduelle d'un véhicule, qui représente son prix estimé à la fin du contrat de location et son potentiel de revente, joue également un rôle significatif dans le calcul du loyer mensuel en LLD.
2. Une valeur résiduelle à ne pas négliger
En effet, les loueurs prennent en compte cette valeur résiduelle pour déterminer la dépréciation du véhicule durant la durée du contrat.
Calculer la valeur résiduelle
Voici leur calcul : ils soustraient cette valeur résiduelle du coût initial du véhicule pour obtenir le coût total de la dépréciation. C'est ce coût qui est ensuite divisé sur la durée du contrat pour déterminer une partie du loyer mensuel.
Ainsi, un véhicule avec une valeur résiduelle élevée (autrement dit, un véhicule qui conserve bien sa valeur au fil du temps ou qui a un fort potentiel de revente) aura un coût de dépréciation plus faible et, par conséquent, un loyer mensuel possiblement moins élevé.
Comment choisir ses véhicules ?
C'est pour cette raison que les gestionnaires de flotte ont tout intérêt à sélectionner des véhicules qui ont non seulement une bonne loi de roulage, mais aussi une forte valeur résiduelle, afin d’optimiser l'efficacité de leurs coûts de gestion de flotte.
Prenons un exemple : Supposons que vous louez une voiture qui coûte initialement 30 000 euros pour une durée de 3 ans (soit 36 mois). Si la valeur résiduelle de la voiture à la fin du contrat est estimée à 15 000 euros, alors le coût total de la dépréciation sur la durée du contrat est de 15 000 euros (30 000 - 15 000). Divisé par 36 mois, cela donne un coût de dépréciation mensuel de 416,67 euros. C'est une partie de ce montant qui sera incorporée dans le calcul du loyer mensuel.
Il est important de noter que la valeur résiduelle n'est qu'un des facteurs pris en compte dans le calcul du loyer mensuel. D'autres critères, tels que le taux d'intérêt, les frais de gestion et le kilométrage convenu dans la loi de roulage, influencent également le loyer mensuel.
3. Comment calcule-t-on la loi de roulage ?
La loi de roulage est déterminée en fonction du kilométrage prévu que le véhicule parcourra pendant la durée du contrat de Location Longue Durée (LLD).
Elle est exprimée en termes de "couple durée/kilométrage". Elle entre compte pour le calcul du loyer mensuel.
C’est un processus interactif entre le loueur et le locataire :
- Le locataire, généralement le gestionnaire de flotte, indique le nombre de kilomètres qu'il prévoit que chaque véhicule parcourra chaque année. Cette prévision est basée sur les besoins de l'entreprise et les habitudes de conduite de ses employés.
- Une fois ce kilométrage prévu défini, le loueur l'utilise pour calculer le loyer mensuel.
Par exemple, si une entreprise prévoit qu'un véhicule parcourra 20 000 kilomètres par an sur une durée de 3 ans, la loi de roulage sera de 60 000 kilomètres sur la durée du contrat. Si le loueur fixe le loyer mensuel à 1 euro par 100 kilomètres, alors le loyer mensuel sera de 200 euros.
Si le kilométrage réel dépasse la loi de roulage, des frais supplémentaires peuvent être facturés ( on parle de sur-roulage). À l'inverse, s’il est inférieur, le gestionnaire de flotte peut négocier une réduction du loyer mensuel (sous-roulage).
4. Comment optimiser une loi de roulage ?
Pour ajuster au mieux sa loi de roulage, loueurs proposent des solutions flexibles.
Des contrats flexibles
Ils offrent l'opportunité de modifier les contrats pour tenir compte du kilométrage réel des véhicules, plutôt que de se baser sur des estimations.
Ces ajustements sont effectués par le biais d'avenants au contrat initial. Les entreprises ont ainsi la possibilité d'adapter leur loi de roulage en fonction de l'évolution de leurs besoins.
Les avantages de ces ajustements
Cela offre des avantages intéressants :
- Les entreprises pilotent leur budget de location de flotte de manière plus précise ;
- En alignant la loi de roulage sur le kilométrage réel, elles évitent les surcoûts associés à un dépassement de celui qui était prévu ;
- Cela octroie aux entreprises une plus grande flexibilité pour s'adapter aux changements de leur activité, l'expansion de l'entreprise, l'adoption de nouvelles politiques de télétravail ou toute autre modification des habitudes de déplacement.
La possibilité d'ajuster la loi de roulage permet aux entreprises de s'adapter rapidement et efficacement. Enfin, elles peuvent tester différentes combinaisons de durée et de kilométrage pour déterminer la loi de roulage qui correspond le mieux à leurs besoins spécifiques. La flexibilité offerte par cet ajustement en cours de contrat est un atout majeur pour une gestion optimisée de la flotte automobile.
5. Optimiser la loi de roulage : les outils
Son suivi est capital dans la gestion de flotte. Il est réalisé de diverses façons, plus ou moins automatisées, ce qui est un gain de temps appréciable :
- Les remontées kilométriques manuelles représentent la solution traditionnelle. Le gestionnaire de parc note régulièrement le kilométrage des véhicules, puis compile ces informations, croisées avec la durée du contrat de location, dans un document de suivi, tel qu'un fichier Excel ;
- Les cartes carburant s’avèrent très utiles pour ce process. À chaque plein, le collaborateur renseigne le kilométrage du véhicule. Cela non seulement permet un suivi fiable, mais aide également à prévenir les abus.
- Des outils offrent également un suivi automatisé en temps réel, grâce à des boîtiers installés dans les véhicules. Ils peuvent même déclencher des alertes si la loi de roulage est sur le point d'être dépassée ou si le véhicule est sous-utilisé.
L'approche choisie dépendra de la taille de la structure, de ses usages et de ses objectifs, mais l'objectif reste le même : rester en phase avec les données établies avec le loueur pour éviter des frais supplémentaires.
La loi de roulage est un pilier de la gestion de flotte automobile en LLD. Face aux défis que représente son suivi rigoureux, la solution intégrée de gestion des dépenses proposée par Mooncard simplifie les process liés au suivi de votre flotte automobile.
La solution Mooncard et sa carte carburant Mooncard Mobility vous permettent d’optimiser et de piloter les dépenses mobilité de votre société. Avec une seule carte, vos collaborateurs règlent les frais de carburant, parking, péage, lavage auto.
De votre côté, vous pouvez gérer en temps réel les autorisations : plafonds, jours, heures d’utilisation, et contrôlez les dépenses, les litrages et kilométrages.
N’attendez plus pour simplifier la gestion comptable de votre parc automobile, réservez une démo gratuite et sans engagement !
Découvrez d’autres articles autour de la flotte automobile :