Tout savoir sur la géolocalisation flotte automobile

Qu’est-ce que la géolocalisation de flotte automobile ?

Petites et grandes entreprises peuvent bénéficier des atouts de la géolocalisation de leur parc. Transport de marchandises ou de personnes, livraison, services d'urgence, flotte de taxis ou société mettant à disposition de ses employés de véhicules : les champs d’application sont multiples. Grâce à ce suivi en temps réel, vous compilez de précieuses données. Historique des trajets, kilomètres parcourus, horaires de déplacement : vos analyses se font plus précises. Choisir un logiciel de gestion de flotte automobile avec géolocalisation permet aussi d’étudier le comportement de vos conducteurs pour des courses plus sécurisées.

Pourquoi utiliser la géolocalisation des véhicules ?

Géolocaliser votre flotte aura de nombreux bénéfices pour votre entreprise :

Limiter les abus

Le suivi GPS des véhicules n’est pas dédié à la surveillance des conducteurs. Toutefois, cette solution permet de contrôler l’utilisation de la flotte et d’intervenir en cas d’abus. Ces petites largesses que s’accordent parfois certains collaborateurs sont autant de kilomètres pesant sur l’usure globale du véhicule en achat ou en location. Il faut ajouter à cela les frais d’entretien que cela implique et les coûts liés au temps ouvrable perdu dans des trajets personnels. L’installation d’un système de géolocalisation de flotte automobile encourage automatiquement une attitude plus responsable. 

Optimiser les parcours

Le suivi GPS enregistre tous les parcours des véhicules. Vous pourrez donc optimiser les routes empruntées par vos collaborateurs. Le temps de trajet sera diminué tout comme la consommation d’essence.

Rentabiliser votre activité

En cas d’intervention d’urgence, le logiciel de géolocalisation vous permet de contacter le véhicule le mieux placé pour répondre à votre appel. Il lui suffira de modifier son itinéraire pour intégrer cette nouvelle mission à son planning. Avec une flotte connectée, vous pouvez même directement modifier la tournée.

Encourager l’écoconduite et améliorer la sécurité dans vos véhicules

Les données procurées par la géolocalisation des véhicules d’un parc permettent d’en savoir plus sur le comportement des conducteurs. Freinage, accélérations ou excès de vitesse : en étudiant ces informations vous pouvez donner des recommandations pour une conduite plus sûre et économique. Comparez la consommation avec les informations disponibles dans votre tableau de suivi et encouragez vos collaborateurs à s’en approcher le plus souvent. 

Satisfaire les clients

Cela est d’autant plus important pour les entreprises chargées de la livraison de colis. Toutes les données transmises par votre équipement de géolocalisation peuvent être accessibles à vos clients. Ils obtiennent ainsi une estimation plus précise de l’heure d’arrivée de votre collaborateur. C’est une vraie valeur ajoutée proposée à vos clients.

Combattre les vols

En cas de vol, le traceur GPS améliore les probabilités de retrouver le véhicule ainsi que la marchandise qu’il contenait. 

Comment installer la géolocalisation ?

Pour que votre solution de gestion par géolocalisation, chaque véhicule de votre parc auto doit embarquer le matériel suivant : 

• un GPS dédié au calcul de la position des voitures ou utilitaires ;
• un système GPRS/GSM chargé de transmettre les données au poste de contrôle de la flotte ;
• des capteurs et sondes pour des relevés plus précis (ces fonctionnalités sont optionnelles et dépendront de vos besoins) ;
• un logiciel spécialisé dans la géolocalisation de flotte automobile afin de visualiser tous les véhicules en temps réel.

Les règles à suivre pour le suivi GPS d’une flotte

De nombreuses lois régissent la gestion des flottes de véhicules. Elles vous obligent par exemple à avoir une assurance en règle. Elles encadrent également l’utilisation de la géolocalisation de véhicules. Pour que son système de suivi GPS soit légal, une entreprise doit :

Demander l’autorisation de la CNIL

Avant d’installer votre matériel de géolocalisation, vous devez obtenir l’accord de la Commission nationale de l’information et des libertés (CNIL). Vous devrez donner les motivations de votre décision. Suivi du temps de travail, questions de sécurité relatives aux employés, marchandises ou véhicules ou suivi des prestations en vue de la facturation sont autant de motifs recevables. L’amélioration du service ou la nature des transports effectués ou des biens pris en charge peuvent également être évoqués. 

Informer le salarié

Une fois l’accord de la CNIL reçu, vous devrez signaler à vos salariés l’installation de la géolocalisation. Cela peut se faire par la délivrance d’une lettre en main propre ou la signature d’un avenant au contrat de travail.

Vous devrez préciser la manière dont vous exploiterez les données recueillies et indiquer la personne en charge de leur traitement. Notez que ce type de dispositif ne peut être installé dans le véhicule d’un employé pouvant librement organiser ses déplacements comme un VRP.

Respecter la vie privée des conducteurs

La géolocalisation de la flotte automobile ne doit être utilisée que durant les horaires de l’activité professionnelle. 

S’en tenir à certaines données

Comme son nom l’indique, la géolocalisation ne peut servir que pour situer un véhicule. Les utilisations exclues comprennent :

• Le contrôle de la vitesse ;
• La surveillance permanente d’un employé ;
• Le contrôle des déplacements des déléguées du personnel ;
• Le calcul du temps de travail si un autre système dédié à cette tâche existe déjà (pointage). 

Conserver les données pour un temps limitée

Les informations de suivi GPS des véhicules devront être effacées après deux mois. Toutefois, si vous avez installé la géolocalisation sur votre flotte automobile afin d’optimiser les tournées de vos employés, vous pouvez les conserver pendant un an. Le suivi du temps de travail permet quant à lui de compiler les données pendant 5 ans.

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