Qu’est-ce qu’un déplacement professionnel ?
Un déplacement professionnel, dans le Code du travail, correspond à toutes les missions effectuées par le salarié à l’extérieur de l’entreprise pour le compte de son employeur. Cela peut inclure :
- un rendez-vous client ;
- une prospection commerciale ;
- la participation à des réunions professionnelles ;
- la réception d’un colis chez un fournisseur…
Le trajet quotidien du domicile jusqu’au lieu de travail n’est pas considéré comme un déplacement professionnel.
Une clause de déplacement professionnel peut être insérée dans le contrat de travail pour déterminer les modalités de ces missions, mais cela ne constitue pas une obligation préalable à la réalisation du voyage par le salarié.
Il est possible, dans le cadre de l’exécution d’un contrat de travail, qu’un salarié souhaite utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles. Cela peut être lié à l’absence de véhicule détenu par l’entreprise elle-même ou bien par le souhait d’éviter d’autres modes de transport.
Plusieurs raisons peuvent être la cause d’un tel choix, une panne amenant le changement de véhicule, la volonté d’un meilleur confort dans votre conduite, et bien d’autres encore. Un tel choix ne peut cependant pas être pris à la légère puisqu’en France, des réglementations et des conditions spécifiques sont à suivre. Tout dépend du contrat de travail qui a été établi.
L’utilisation du véhicule personnel pour un déplacement professionnel est mentionnée dans le contrat de travail
Si une clause dans le contrat de travail originel mentionne que le salarié pourra être amené à utiliser son véhicule personnel dans le cadre d’un déplacement professionnel, il lui sera impossible de s’opposer à cette demande.
Il sera alors de son ressort d’utiliser son propre véhicule ou bien, dans le cas où il n’en aurait pas, d’en acheter un, grâce à une aide de Younited Credit par exemple.
Utilisation du véhicule personnel et assurance
Un salarié utilisant régulièrement sa voiture personnelle pour des déplacements professionnels devrait le signaler à son assureur pour adapter les garanties de son assurance auto, et éventuellement procéder à la rédaction d’un avenant.
L’utilisation du véhicule personnel n’est pas mentionnée dans le contrat de travail
Si cette éventualité n’est pas mentionnée dans les termes du contrat originel, le salarié est en droit d’opposer un refus d’utilisation du véhicule personnel pour le travail. Attention, un imprévu est cependant vite arrivé ! Il serait alors judicieux pour les deux parties de trouver un accord afin de déterminer les conditions d’utilisation dudit véhicule à des fins professionnelles.
Mieux vaut s’assurer une fois de plus que certaines conditions soient respectées. Il faudra :
- Veiller tout d’abord à ce que cet accord soit fait de manière écrite,
- Vérifier auprès de l’employeur que celui-ci rembourse les frais de déplacement professionnels,
- Enfin, et dans le cas où le salarié utiliserait ce véhicule de manière régulière, il faudra que l’employeur prenne en charge les taxes, assurances et certains amortissements du véhicule.
L’impossibilité d’utiliser son véhicule personnel ne fonde toutefois pas le salarié à opposer un refus de déplacement professionnel. D’autres solutions de transport peuvent être proposées par l’employeur. L’annulation pure et simple d’un voyage ne peut s’envisager que dans des circonstances bien précises, par exemple pour des motifs de santé (déplacement professionnel grossesse…).
Déplacement pro : quelles sont les obligations de l’employeur ?
Le lien entre déplacement professionnel et obligations de l’employeur ne doit pas être négligé. L’entreprise a notamment la responsabilité de prévenir son salarié suffisamment tôt (au moins 48 heures, voire davantage pour un séjour long). Elle est par ailleurs tenue au remboursement des frais des déplacements selon un barème connu à l’avance de son collaborateur.
Le remboursement des frais kilométriques dans le cadre d’un déplacement professionnel avec véhicule personnel
Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, l’indemnité kilométrique versée par l’employeur fait l’objet d’une exonération de cotisations et contributions sociales. Cette exonération est fixée par les barèmes publiés par l’administration fiscale.
Le barème kilométrique, comme son nom l’indique, ne dépend pas du temps de trajet du déplacement professionnel, mais bien de la distance totale parcourue (d). Ces barèmes sont aussi établis en fonction de la puissance du véhicule (de 3 CV et moins, à 7 CV et plus).
Les véhicules concernés sont les véhicules automobiles, les deux roues et les cyclomoteurs. Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement calculés avec le barème est majoré de 20 %.
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La carte carburant Mooncard Mobility permet au salarié en déplacement de régler ses frais de carburant sans avoir à avancer lui-même les frais. Elle constitue un avantage important pour lui, mais aussi pour un employeur souhaitant suivre les dépenses professionnelles des salariés avec le maximum de précision. Demandez une démo !
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