La Syntec, c’est quoi ?
C’est une fédération de syndicats. Pour agir en faveur de la défense des intérêts de ses membres, la Syntec est présente aux négociations de conventions collectives pour chacun des secteurs suivants :
- Numérique ;
- Conseil ;
- Ingénierie ;
- Événementiel ;
- Formation professionnelle.
Le droit du travail stipule que les déplacements pour les besoins du service en dehors du lieu de l’activité habituelle ne doivent pas entraîner des coûts supplémentaires ou une réduction du salaire pour l’employé.
En conséquence, le dirigeant est responsable du remboursement des dépenses engagées par le travailleur pour des raisons professionnelles, telles que les frais d’hôtel, de restauration et de transport.
Le chef d’entreprise peut choisir de verser une indemnité forfaitaire ou de rembourser les frais réels. Cependant, le montant des dépenses peut varier en fonction de la durée du voyage d’affaires et du lieu. C’est pourquoi il convient de se référer à cette grille qui prend en compte les particularités de chaque mission professionnelle.
Les bases de la grille de frais de déplacement de la Syntec
La grille de frais de déplacement de la Syntec est basée sur le coût réel des déplacements professionnels de ses membres. Elle inclut les 3 points suivants.
Les frais de transport
Ils correspondent au coût des billets d’avion, de train ou de bus, ainsi que les frais de parking, frais de garage ou de taxi avancés par un salarié en déplacement professionnel. En ce qui concerne ces frais de route, le calcul des indemnités peut être plus complexe.
Le Code du travail précise que le temps de trajet domicile-travail n’est pas considéré comme du temps de travail effectif. Cela ne signifie pas que ces trajets ne sont pas pris en charge.
Dans le secteur du BTP, les salariés doivent parfois se rendre à leur entreprise avant d’aller sur le chantier. Le temps de transport est alors divisé en deux parties :
-
Le trajet domicile-lieu de travail habituel ;
-
Et le trajet lieu de travail habituel-chantier.
C’est ce second trajet qui donne droit à une rémunération, appelée petit déplacement professionnel. Il convient de respecter le barème applicable aux secteurs des entreprises de travail temporaire, des travaux publics, du bâtiment, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle.
Le forfait kilométrique pris en compte pour le calcul des exonérations
Les grands déplacements ouvrent le droit à une prime spéciale. Pour cela, ils doivent dépasser les 150 km ou 1 h 30 de trajet en transport en commun. Cela concerne les déplacements en Outre-mer ou en métropole.
Pour compenser les coûts supplémentaires de nourriture et de logement lors de déplacements professionnels, le salarié peut recevoir une indemnité de déplacement. Cette allocation dépend de la localisation et de la durée du déplacement.
L'employeur est responsable du remboursement de ces frais de déplacement. Il peut choisir de couvrir les frais de son employé :
- En fonction des frais réels (sur présentation de justificatifs) ;
- Ou en utilisant une indemnité forfaitaire calculée selon les barèmes de l'URSSAF ;
- Ou, en déployant une combinaison d'indemnisations réelles et forfaitaires.
Les frais de repas
Ils englobent les dépenses pour les déjeuners et les dîners pendant le voyage professionnel. Lorsque vous êtes en déplacement professionnel et que vous ne pouvez pas prendre votre repas dans votre entreprise ou chez vous, votre employeur doit vous verser une indemnité appelée panier-repas.
Pour les entreprises du secteur du BTP, l’URSSAF détermine le montant exonéré pour ces frais alimentaires.
Au 1er janvier 2024, si le salarié consomme son repas sur le chantier ou en dehors des locaux de l’entreprise. Ces repas sont considérés comme une partie de la rémunération soumise aux cotisations sociales : 10,10 € par repas et s’il mange au restaurant, 20,70 €.
Les frais d’hébergement
Ils comprennent le coût de l’hôtel ou de l’hébergement similaire pour la durée du voyage professionnel. Lorsque vous êtes en grand déplacement loin de votre domicile et que vous ne pouvez pas rentrer chez vous le soir, des frais supplémentaires pour l’hébergement sont pris en compte.
Selon les dispositions de la Syntec, ces dépenses ne sont pas à votre charge, mais à celle de votre employeur.
Cette grille est mise à jour régulièrement pour tenir compte de l’évolution des coûts de voyage. En conséquence, elle considère divers facteurs tels que la distance parcourue, la durée du déplacement et le niveau de vie de la région visitée.
L’indemnité kilométrique, véhicule personnel et déplacements professionnels
Lorsqu’un salarié doit utiliser son propre véhicule pour se déplacer pour des raisons professionnelles, par exemple en raison des horaires de travail ou de l’absence de transports en commun, son employeur prend en charge les frais.
Une autre forme de remboursement
Cela se fait sous forme d’une indemnité kilométrique, qui compense ces frais.
Cette indemnité diffère d’autres formes de remboursement des frais de transport, comme
- La prime de transport qui inclut le coût de l’alimentation de certains types de véhicules écologiques
- Et du chèque transport qui est un moyen de paiement pour le déplacement domicile-travail.
La convention collective Syntec ne définit pas de règles spécifiques concernant l’indemnité kilométrique. Elle peut être établie par un accord d’entreprise ou déterminée dans le contrat de travail entre l’employeur et le salarié.
Les conditions et la solution Mooncard
Pour être éligible au remboursement des indemnités kilométriques, le salarié doit être obligé d’utiliser son véhicule personnel. Il doit fournir une justification des dépenses et rédiger une lettre de remboursement.
À savoir : une note de frais kilométrique constitue un justificatif.
Indemnités supplémentaires pour les déplacements
En plus de la grille de frais de déplacement standard, la Syntec offre également des indemnités supplémentaires pour les voyages en dehors des heures normales de travail et pour ceux effectués pendant les week-ends et les jours fériés.
Elles sont conçues pour prendre en compte les coûts supplémentaires associés aux déplacements en dehors des heures normales de travail, tels que les frais de transport ou d'hébergement. Elles sont également destinées à compenser les employés pour le temps supplémentaire et les inconvénients liés à ces déplacements.
En parlant de notes de frais et de remboursements, il convient de souligner la complexité des barèmes et des différents modes de remboursement. Ces procédures administratives fastidieuses peuvent rapidement devenir un véritable casse-tête pour les collaborateurs en déplacement, les managers et les équipes comptables.
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