Frais professionnels et télétravail : que déduire ?

Télétravail : de quoi s’agit-il ?

Conformément à l’article L.1222-9 du code du travail, le télétravail est une « forme d'organisation (...) dans laquelle un travail, qui aurait également pu être exécuté dans les locaux de l'employeur, est effectué par un salarié hors de ces locaux de façon volontaire en utilisant les technologies de l'information et de la communication. ». 

Depuis 2012, la loi confère au télétravail le même statut que le travail au bureau. En ce sens, et au même titre que les salariés présents au bureau, les professionnels en télétravail ont droit au remboursement par leur employeur des frais engagés pour l’exercice de leur activité à distance. Si les salariés de l’entreprise bénéficient d’un avantage social comme les tickets-restaurant ou les chèques-vacances, le télétravailleur doit aussi en bénéficier. Même chose, par exemple, pour les frais de déménagement ou même la prime habillage, si une tenue spécifique reste requise.

Le télétravail doit, bien sûr, faire l’objet d’un commun accord entre le personnel et l’entreprise. Cette dernière en définit les modalités et notamment :

• La durée ;
• La fréquence ;
• La disponibilité horaire ;
• Les modalités de contrôle du travail ;
• La régulation de la charge de travail. 

Il est obligatoire de garder une trace écrite de cet accord. Rappelons que le télétravail n’est ni un droit ni une obligation, sauf en cas de force majeure comme cela a été le cas pendant le confinement.

Quels sont les frais professionnels liés au télétravail pris en charge par l’entreprise ?

Les dépenses engagées par le collaborateur en télétravail pour restructurer son espace bureau peuvent être considérées comme des dépenses professionnelles. Afin d’éviter toute ambiguïté sur ce qui est ou n’est pas à la charge de l’employeur, il est important pour l’entreprise d’en définir le cadre en amont, à l’image des réglementations concernant les politiques de dépenses professionnelles (plafonds, régulation, prise en compte dans la paie, accès autorisés ou refusés…). 

L’employeur est donc amené à :

• Définir avec précision les coûts liés aux équipements de travail qui seront à la charge ou non de l’entreprise ;
• Définir les plafonds associés à chaque type de dépenses ;
• Définir les modalités de remboursement. 

Il s’agit d’une sécurité nécessaire pour éviter les risques de fraude comme l’achat d’une chaise de bureau en cuir à plus de 300 euros, par exemple. Un achat non indispensable pourrait s’apparenter à un achat personnel.

Trois grands postes de dépenses en télétravail sont souvent identifiés dans la charte de l’entreprise comme des frais donnant lieu à remboursement par l’employeur :

• Les dépenses liées à la technologie et l’informatique : matériel informatique (micro, casque, webcam, enceinte, installation/achat logiciels, …) et abonnement (Slack, Zoom…) ;
• Les dépenses liées à l’aménagement de l’espace privé pour l’adapter au travail : achat de fournitures de bureau (bureau, chaise, mobiliers de rangement, papeterie…) ;
• Les frais fixes et variables liés à la mise à disposition d’un local privé pour un usage personnel : consommation en électricité, chauffage, climatiseur… 

Quel remboursement des frais professionnels en télétravail ?

Deux principaux choix s’offrent aux salariés pour les remboursements de frais professionnels engagés en télétravail : 

• Une allocation forfaitaire, calculée sur la base du nombre de jours télétravaillés par semaine ou par mois ;
• Le calcul des frais réels engagés par le salarié, donnant droit à exonération de cotisations sociales.

Montant de l’allocation forfaitaire pour télétravail

L’employeur peut opter pour le versement d’allocations forfaitaires à l’attention de ses salariés en télétravail. Le montant versé dépend directement du nombre de jours télétravaillés. Aux yeux de l’administration fiscale, cette allocation est réputée couvrir des frais professionnels « non courants », ne faisant pas déjà l’objet d’une prise en compte dans l’abattement forfaitaire classique de 10 %. Elle donne lieu à une exonération de cotisations de sécurité sociale.

Cette allocation fait l’objet d’une exonération d’impôt. Elle n’a pas besoin d’être déclarée et intégrée dans vos revenus.

Le salarié n’a pas besoin de conserver des justificatifs, ni de démontrer la réalité de ses dépenses ou l’utilisation des fonds si l’allocation perçue en 2021 est inférieure à :

• 2,50 euros par jour de télétravail dans l’année ;
• Dans la limite d’une allocation forfaitaire de 55 euros par mois et de 580 euros par année.

L’entreprise peut parfaitement décider de verser une indemnité forfaitaire d’un montant supérieur. Dans ce cas, toutefois, le salarié doit être en mesure de démontrer la réalité de ses dépenses pour prétendre à ces indemnités et à la déduction des frais professionnels en télétravail.

Déduction des dépenses professionnelles aux frais réels

Conformément aux principes généraux relatifs aux frais professionnels et à l’impôt, les salariés peuvent tout à fait choisir une déduction de leurs frais réels de télétravail. Autrement dit, il s’agit de déclarer les dépenses effectivement engagées afin d’en obtenir le remboursement par l’employeur, en exonération de cotisations sociales et impôt sur le revenu.

La perception d’une allocation forfaitaire télétravail ne fait pas obstacle au calcul du montant de vos frais réels et à leur remboursement. Néanmoins elle impose une limite :

• Vous souhaitez uniquement déduire d’autres frais réels que ceux liés au télétravail ? Remplissez votre déclaration comme d’habitude, en intégrant uniquement vos frais professionnels plus classiques (frais de double résidence, frais de repas, frais d’hébergement, frais de transport…).

• Vous souhaitez une déduction supplémentaire de vos frais en télétravail, car l’allocation est d’un montant trop faible par rapport à vos dépenses ? Vous devez, dans ce cas, réintégrer l’allocation télétravail dans votre déclaration de revenus, dans la catégorie des traitements et salaires. Vous pourrez ensuite déduire à la fois les frais en télétravail et vos autres frais professionnels.

Dans tous les cas, et conformément à la politique générale de l’Urssaf, tout remboursement aux frais réels doit faire l’objet d’une prise en compte sous la forme d’une note de frais ou d’une facture.

Comment calculer les frais réels en télétravail ?

Pour aider les salariés, mais aussi les employeurs, l’URSSAF a mis à disposition un tableau des frais engagés par le salarié en télétravail. 

D’une manière générale, l’entreprise est chargée de fournir, installer et entretenir les équipements nécessaires au télétravail - lorsque ce dernier est récurrent - sauf si le salarié utilise son propre équipement. Sont aussi couverts tous les coûts liés à la communication.

L’une des difficultés pour l’employeur est de déterminer au prorata la part « professionnelle » d’une dépense du salarié à partir des données fournies par ce dernier. C’est le cas, par exemple, du nombre d’heures de connexion consacrées par le collaborateur à l’exercice de l’activité professionnelle. 

Afin d’être exonéré de cotisations sociales, il faut justifier l’usage professionnel de chaque dépense. Si l’évaluation de l’utilisation professionnelle ne repose que sur une simple déclaration des salariés, elle est retenue en franchise de cotisations dans la limite maximale de 50 % du nombre d’heures d’usage total.

Le principe est le même pour les frais fixes (loyer, taxe d’habitation, taxe foncière, charges de copropriété et assurance multirisque habitation). La valeur réelle des frais professionnels sera calculée selon la quote-part réellement supportée au titre du local affecté à un usage professionnel, au prorata de la superficie totale de l’habitation principale. À titre d’exemple :

• Un appartement de 70 m² est occupé par un salarié en télétravail, dont 10 m² sont consacrés à une utilisation professionnelle et dans le cadre de son emploi (soit environ 14 % de la surface totale).
• Les frais mensuels s’élèvent à 370 € pour le loyer, à 35 € de taxe d’habitation et à 15 € pour la prime d’assurance.
• Le montant total des frais déductibles s’élève donc à hauteur de : 420 x 10 / 70, soit 60 €.

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