Tout sur le remboursement des frais professionnels

Frais professionnels : de quoi s’agit-il ?

Les frais professionnels représentent l’ensemble des dépenses engagées par un salarié au titre de son activité pour l’entreprise. L’employeur est ensuite tenu de procéder au remboursement de ces frais au bénéfice de ses salariés. Les indemnités versées peuvent notamment prendre la forme :

• D’un remboursement sur la base des dépenses réelles engagées par le salarié pour son travail, contre la production de justificatifs comme une note de frais ;
• D’allocations forfaitaires, d’un montant similaire pour tous les salariés concernés et censées couvrir leurs dépenses professionnelles ;
• D’une « déduction forfaitaire spécifique » uniquement pour certaines professions, c’est-à-dire un abattement automatique pour frais professionnels sur le revenu brut du salarié.

Le principe concernant les frais professionnels et impôts ou cotisations est simple. Ces indemnités ne sont pas considérées comme un complément de rémunération du salarié mais comme un simple remboursement. Elles ne font donc pas l’objet de cotisations de sécurité sociale et sont exclues de l’assiette de la CSG (contribution sociale généralisée) et de la CRDS (contribution au remboursement de la dette sociale).

Quels frais professionnels peuvent bénéficier d’une prise en charge ?

Le Code du travail ne propose aucune définition et ne fixe aucune limite au champ des frais professionnels. Selon la jurisprudence, ils doivent toutefois correspondre à des dépenses assumées par le salarié et inhérentes à l’exercice de son emploi. L’engagement de frais professionnels doit donc être rendu nécessaire par l’accomplissement d’une mission confiée par l’employeur. 

En pratique, cette notion vaste permet d’apprécier assez largement les dépenses pouvant donner lieu à un remboursement ou à une indemnité. Il s’agit par exemple :

• Des frais de repas ;
• Des frais de transport entre le domicile et le lieu de travail avec le véhicule personnel ;
• Des frais de transport dans le cadre d’un déplacement professionnel sur la journée ;
• Des frais de grand déplacement, pendant plusieurs jours, incluant les frais d’hébergement ;
• Des frais de mobilité professionnelle, et notamment les frais de « double résidence » si le salarié est obligé de conserver deux logements pour motif professionnel ;
• Des frais de télétravail (abonnement Internet, mobilier, papeterie…) et/ou les frais d’occupation du domicile, par exemple si le salarié doit stocker du matériel chez lui.

Certains cas particuliers peuvent également générer d’autres types de frais professionnels. Ainsi et par exemple, un employeur exigeant le port d’une tenue de travail spécifique doit rembourser aux salariés les frais d’entretien de cette tenue (Cour de cassation, chambre sociale, 21 mai 2008, pourvoi n° 06-44.044). Ces frais professionnels ne doivent pas être confondus avec la prime habillage, versée aux salariés pour compenser le temps passé à s’habiller et à se déshabiller avant et après leur service.

Quel remboursement des frais professionnels pour un indépendant ?

Les frais professionnels d’un auto-entrepreneur ne peuvent pas être remboursés : il bénéficie en lieu et place d’un abattement forfaitaire sur ses charges. Il peut, en revanche, se faire rembourser ses frais de « débours », c’est-à-dire les achats réalisés pour le compte de ses clients.

Les frais professionnels en portage salarial peuvent, quant à eux, être comptabilisés par la société de portage pour le compte du salarié porté. Il s’agit donc d’une solution potentiellement avantageuse.

Remboursement frais professionnels : quelles obligations pour l’entreprise ?

Les dépenses engagées par le salarié pour son activité professionnelle lui donnent droit à un remboursement. Cette obligation n’est pas fixée par le Code du travail, mais par la jurisprudence. Selon la Cour de cassation, « les frais que le salarié justifie avoir exposés pour les besoins de son activité professionnelle et dans l'intérêt de son employeur, doivent être remboursés sans (...) être imputés sur sa rémunération » (Cour de cassation, chambre sociale, 9 janvier 2001, n°98-44.833).

Il est possible pour un employeur de fixer une limite mais pas d’interdire le versement d’une indemnité. Toute clause du contrat de travail mettant les frais professionnels à la charge exclusive du salarié, en effet, serait réputée nulle et non avenue (Cour de cassation, chambre sociale, 27 mars 2019, n° 17-31.116).

Le contrat de travail ou la convention collective, en revanche, peut prévoir les conditions de remboursement des frais professionnels. Il est possible :

• De définir le montant d’une allocation forfaitaire, versée en compensation des dépenses engagées par le salarié ;
• D’imposer au salarié un délai limite de remise de ses notes de frais, au-delà duquel le remboursement n’est plus un droit. Ce délai peut même être relativement court avec, par exemple, une limite d’un mois (Cour de cassation, chambre sociale, 29 septembre 2009, n° 07-45.722).

Quelles modalités de remboursement pour les frais professionnels ?

Les indemnités versées au titre des frais professionnels peuvent prendre la forme d’allocations forfaitaires ou d’un remboursement au réel, sur la base de justificatifs précis. Selon les cas, l’employeur peut choisir l’un des deux modes de remboursement ou avoir l’obligation de rembourser au réel.

Remboursement des frais professionnels au réel

Le remboursement au réel, comme son nom l’indique, consiste à indemniser le salarié sur la base des dépenses réellement engagées. Il s’agit donc d’un régime plus favorable qu’une allocation forfaitaire si cette dernière s’avère insuffisante pour rembourser le salarié. 

En contrepartie, elle est aussi plus contraignante : le salarié est tenu de suivre et de justifier chaque dépense en faisant parvenir des notes de frais, et l’employeur doit ensuite les conserver en cas de contrôle de l’URSSAF ou de l’administration fiscale.

Certains types de frais professionnels peuvent être uniquement remboursés au réel. Il s’agit notamment :

• Des frais engagés par le travailleur salarié ou assimilés pour l’utilisation professionnelle d’outils issus des nouvelles technologies de l’information et de la communication (achat d’un ordinateur de travail sur ses fonds personnels, d’un smartphone...) ; 
• Des frais de déménagement occasionnés par un changement de domicile pour motif professionnel ;
• Des frais engagés par les salariés des entreprises françaises détachées à l’étranger ;
• Des frais engagés par les salariés en mission temporaire ou mutés depuis la France métropolitaine vers un territoire d’Outre-mer, ou inversement.

Remboursement des frais professionnels par allocation forfaitaire

L’employeur ou la convention collective peuvent aussi prévoir des allocations forfaitaires définies à l’avance pour certaines catégories de frais professionnels, comme :

• Les frais de repas au restaurant, si le salarié est en déplacement professionnel et n’a pas la possibilité de revenir à sa résidence pour déjeuner ;
• Les frais de restauration sur le lieu de travail ou des autres repas hors des locaux de l’entreprise ;
• Les indemnités kilométriques lorsque le salarié doit utiliser son véhicule personnel pour exercer son activité et exécuter une mission ;
• Les frais de grand déplacement en France métropolitaine, en Outre-mer et à l’étranger ;
• Les frais d’hébergement provisoire et de repas occasionnés par une mobilité professionnelle, dans l’attente d’une résidence définitive ;
• Les frais d’installation dans le nouveau logement suite à une mobilité professionnelle.

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