Frais professionnels et portage salarial : ce qu'il faut retenir

Qu’est-ce qu’une activité en portage salarial ?

Le portage salarial est une relation de travail établie entre trois parties :

• Le « salarié porté », en réalité un travailleur indépendant entièrement libre du choix de chaque client et de son emploi du temps ;
• L’entreprise de portage, avec laquelle il signe un contrat de travail classique dans le cadre de son activité comme n’importe quel salarié ;
• L’entreprise cliente du salarié, qui établit un contrat commercial avec l’entreprise de portage.

En d’autres termes, la société de portage (Prium, ABC, ITG, Dreamteam...) agit comme un intermédiaire entre le client final et le salarié porté. Ce dernier bénéficie des avantages liés à une activité salariée en termes de cotisations et protection sociales, sans dépendance hiérarchique.

L’entreprise de portage gère l’ensemble des formalités administratives relatives à l’activité du salarié indépendant – le plus souvent un consultant freelance. Elle a notamment pour mission de tenir un compte d’activité et d’informer régulièrement le salarié des éléments y figurant :

• Versements effectués par l'entreprise cliente à l'entreprise de portage en rémunération des missions effectuées ;
• Détail des frais de gestion facturés par la société de portage ;
• Montant des frais professionnels remboursés ;
• Montant de la TVA récupérée (le cas échéant) ;
• Montant des cotisations sociales et prélèvements fiscaux ;
• Rémunération nette du salarié porté.

Frais professionnels et portage salarial : quel fonctionnement ?

À la différence, par exemple, d’un auto-entrepreneur, un indépendant en portage salarial est tout à fait en mesure d’obtenir un remboursement de frais professionnels via sa société de portage.

Pour rappel, les frais professionnels correspondent normalement aux dépenses engagées par un salarié à titre personnel afin d’exercer son activité pour le compte de l’entreprise. Il peut s’agir :

• Des frais de transport, de déplacement et les indemnités kilométriques pour réaliser des missions à l’extérieur de la société, par exemple en tant que VRP ou chef de chantier ;
• Des frais de repas, lorsque le salarié ne peut déjeuner à son domicile ;
• Des frais d’hébergement à l’hôtel dans le cadre de la visite d’un client ou de la participation à une formation ;
• Des frais d’un déménagement réalisé à la demande de l’employeur pour une raison professionnelle (il est également possible de déduire d’éventuels frais de double résidence de l’impôt sur le revenu) ;
• Des frais de télétravail, remboursables sur la base d’un forfait journalier (achat d’équipement informatique pour le domicile, etc.).

Quels sont les différents types de frais professionnels en portage salarial ?

Dans le cadre d’un portage salarial, les modalités de remboursement des dépenses professionnelles peuvent varier en fonction de leur nature. Il existe deux principaux types de frais à déclarer à la société de portage :

• Les frais refacturables au client, également appelés « frais de mission » ;
• Les frais non refacturables au client, également appelés « frais de fonctionnement ».

Conformément au principe général en matière de frais professionnels et impôt, ces sommes remboursées au salarié porté ne sont pas considérées comme un complément de rémunération. Cela les différencie d’une prime habillage, par exemple. Elles sont donc déduites de son chiffre d’affaires et ne font pas l’objet de cotisations sociales ou d’une imposition sur le revenu, d’où leur intérêt.

Frais refacturables au client

Certains frais professionnels d’un consultant freelance ou d’un autre salarié en portage peuvent être facturés au client, puis remboursés par ce dernier. Il s’agit, en résumé, de l’ensemble des dépenses liées directement à la réalisation des missions confiées. Cela inclut par exemple :

• Les frais de déplacement du professionnel pour se rendre chez son client et/ou sur le lieu d’exécution du contrat ;
• Les frais d’hébergement (hôtel ou autre) si la réalisation de la mission implique un séjour prolongé loin du domicile du professionnel ;
• Les frais de repas du professionnel pendant chaque journée de travail ou de consultation ;
• L’achat du matériel, des matières premières ou de l’équipement rendus nécessaires pour la bonne exécution des missions confiées ;
• Les frais d’impression de la documentation laissée au client...

Il n’existe aucune liste limitative des frais imputables au client, ni aucun plafond réglementaire en la matière. Dans tous les cas, ils doivent impérativement être négociés avec lui avant la signature du contrat. 

Le professionnel doit, par ailleurs, veiller à faire apparaître distinctement sur ses factures les frais de mission refacturables d’une part, et le montant de la prestation proprement dite d’autre part. Idéalement, il pourra éditer deux factures distinctes pour clarifier sa comptabilité.

Frais non refacturables au client

Les frais non refacturables n’ont pas de lien direct avec les missions assurées pour le client. Ils correspondent plus globalement aux dépenses de fonctionnement et de gestion de l’activité du salarié en portage. Cela inclut entre autres :

• Les frais d’abonnement à Internet ou au téléphone ;
• L’achat de fournitures (papeterie ou autre) ;
• L’achat de petit matériel pour un montant inférieur à 500 euros ;
• Les frais de prospection commerciale ;
• Les dépenses liées à la visibilité de l’activité (hébergement web, nom de domaine…) ;
• La location d’un espace de coworking…

Comment bénéficier du remboursement des frais professionnels en portage salarial ?

Toutes les sociétés de portage (Prium, ABC, ITG, Dreamteam…) assurent le calcul et le remboursement des frais professionnels des salariés portés. Les modalités varient selon les types de frais :

• Dans le cadre de frais refacturables, le client est destinataire de deux factures ou d’une facture détaillée. Il reverse ses frais de mission directement à la société de portage, avec laquelle il a signé un contrat commercial. La société procède ensuite au remboursement du consultant en portage salarial, sur présentation d’une note de frais détaillée par ce dernier. Selon les cas, l’entreprise de portage peut proposer un remboursement aux frais réels ou sur la base d’un forfait.

• Dans le cadre des frais non refacturables, le salarié transmet directement ses notes de frais à la société de portage, qui procède à leur prise en compte et à leur calcul sur le compte d’activité du consultant. Dans tous les cas, le montant remboursable des frais de fonctionnement ne peut excéder 30 % de la rémunération brute du salarié, selon une règle de gestion fixée par l’URSSAF.

Déplacement, repas, hébergement, achat de matériel… Les différents types de frais professionnels peuvent être remboursés à un salarié porté, mais imposent un calcul précis et un suivi rigoureux !

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