VRP et abattement des frais professionnels : tout savoir

Abattement frais professionnels VRP : de quoi s'agit-il ?

Le code général des impôts, l'Urssaf et le droit de la sécurité sociale prévoient une « déduction forfaitaire spécifique » (DFS) pouvant concerner certains salariés. Il s'agit d'un abattement pour frais professionnels exprimé en pourcentage, applicable sur l'assiette des cotisations sociales dues sur la rémunération. 

En d'autres termes, l'employeur peut calculer les charges sociales sur une fraction des rémunérations versées, et non sur leur totalité. Cela entraîne une augmentation du net à payer pour le salarié, contre une diminution de son droit à la protection sociale (retraite, maladie, allocations familiales...). Les prestations sociales, en effet, font l'objet d'un calcul sur la base du salaire après abattement et pas sur celle du salaire brut réellement versé.

Pour son calcul, l'assiette de l'abattement prend en compte la quasi-totalité des cotisations sociales dues sur un salaire, dont :

• La maladie/maternité/invalidité/décès ;
• Les allocations familiales ;
• Les accidents du travail ;
• Les cotisations vieillesse et la contribution solidarité autonomie (CSA) ;
• La contribution au fonds national d'aide au logement (FNAL) ;
• Le versement mobilité ;
• La taxe d'apprentissage ;
• La contribution à la formation professionnelle...

Abattement frais professionnels VRP : qui est concerné ?

Tous les métiers du secteur du commerce ne sont pas nécessairement éligibles à l'abattement pour frais professionnels. L'Urssaf a procédé au recensement de tous les corps de métier concernés. Il s'agit :

• Des voyageurs, représentants et placiers du secteur du commerce et de l'industrie ;
• Des ingénieurs commerciaux, si leurs fonctions impliquent de visiter et démarcher la clientèle de leur employeur et si leur rémunération inclut une part variable en fonction du résultat ;
• Des chefs de service des ventes de voitures automobiles, si leurs fonctions impliquent de diriger et accompagner les voyageurs et représentants ;
• Des visiteurs médicaux, des délégués médicaux et des représentants en spécialités pharmaceutiques chargés de la vente directe des spécialités aux pharmaciens et aux grossistes.

L'abattement peut être mis en application dans n'importe quel type d'entreprise ou société, y compris par exemple en SASU.

Quel est le montant de la déduction pour frais professionnels VRP ?

Quelle que soit la catégorie professionnelle dont relève le commercial, l'abattement de cotisations sociales pour ses frais (repas, remboursements de transport...) s'élève à 30 % de son salaire brut. Une double limite est cependant prévue par les textes et par l'Urssaf :

• L'avantage total lié à cette déduction ne doit pas dépasser une limite de 7 600 euros en brut par année civile et par membre du personnel dans l'entreprise ;
• La déduction ne doit pas avoir pour effet de ramener la base de cotisations du salarié sous l'assiette minimum de calcul des droits à la sécurité sociale, correspondant au SMIC.

La déduction s'applique sur toute la rémunération, incluant le salaire et les éventuelles primes, gratifications et indemnités – dont les remboursements de frais professionnels.

Comment bénéficier de la déduction forfaitaire frais professionnels VRP ?

La prise en compte de l'abattement forfaitaire et sa mise en application sont purement facultatives. Pour y procéder, les employeurs doivent, au préalable, recueillir l'accord du salarié. Cet accord peut être matérialisé de plusieurs façons, en fonction des contraintes au sein de l'entreprise et des usages en termes de dialogue social :

• Soit en signant une convention ou un accord collectif du travail ;
• Soit en obtenant un accord du comité social et économique (CSE) ;
• Soit en sollicitant, chaque année, un accord écrit du salarié VRP.

À compter du 1er janvier 2023, par ailleurs, les entreprises devront être en mesure de présenter des justificatifs sur la réalité des dépenses professionnelles assumées par leur personnel.

L'abattement de charges sociales pour les frais professionnels des VRP (repas, transport, véhicule personnel...) représente un avantage attractif à la fois pour les entreprises et les salariés, mais doit être soigneusement encadré. Grâce à sa carte de paiement Visa, Mooncard offre un suivi en temps réel des dépenses de vos collaborateurs et une vision des dépenses avec un haut niveau de précision. Sollicitez une démo dès maintenant !