Dématérialisation des documents administratifs : ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?

La dématérialisation est une tendance croissante. Ses avantages sont nombreux, et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise. Parmi eux, on peut citer l’amélioration de la rentabilité, la préservation de l’environnement, la facilité d’archivage et de diffusion de l’information.

Le principe de la dématérialisation des documents administratifs

La numérisation d’une organisation passe par plusieurs étapes : 

• La numérisation des documents existants, 
• La mise en place d’outils de numérisation, de traçabilité, de création, d’édition et de stockage sécurisé des documents, 
• Ainsi que l’intégration de la signature électronique. 

La plupart du temps, les entreprises utilisent un outil de Gestion Electronique des Documents (GED). Cette pratique permet une gestion administrative plus flexible et fiable, ce qui améliore la facilité et la rapidité des échanges. Elle finit souvent par entraîner une modification de la culture de l’entreprise dans son ensemble. C’est pourquoi, il convient à présent d'anticiper cela dans les frais engagés lors d’une création d’entreprise.

Les documents à dématérialiser

Comme vu précédemment, la dématérialisation de la comptabilité et des factures est souvent le premier pas vers la numérisation d’une organisation. Cependant, d’autres types de documents sont également concernés en ce qui concerne le budget de l’entreprise :

• Les documents commerciaux (devis, bons de commande, contrats, etc.),
• Les documents liés aux ressources humaines (bulletins de paie, contrats de travail, avenants, etc.),
• Les mandats de vente, de gestion et les mandats SEPA, etc.

Il est important de faire la distinction entre la dématérialisation et la numérisation. Bien que ces deux termes s’inscrivent dans la même démarche de digitalisation des documents, ils ont des natures différentes.

La numérisation consiste à convertir des documents papier originaux en documents numériques. En revanche, la dématérialisation implique l’utilisation de logiciels spécialisés dès le début du processus. Ces logiciels permettent de créer, rédiger, signer et stocker des documents électroniques.

Pourquoi dématérialiser ses documents administratifs ?

La dématérialisation des documents en entreprise offre de nombreux avantages.

Tout d’abord, sur le plan économique, elle permet de réduire les coûts d’exploitation en éliminant l’utilisation du papier. De plus, investir dans un logiciel conforme à la norme eIDAS permet aux entreprises de réaliser des économies financières précieuses, car il n’est plus nécessaire d’acheter du papier, d’imprimer des documents, de les affranchir ou d’allouer de l’espace de stockage physique.

Ensuite, la dématérialisation permet de gagner un temps considérable. Il devient facile d’éditer rapidement des documents et ceux-ci peuvent être signés par les parties concernées en seulement quelques clics. Il n’est plus nécessaire de consacrer du temps à l’impression et à la numérisation des documents, notamment dans le cadre du processus d’achat.

De plus, la communication au sein des équipes et entre les équipes, ainsi qu’avec les parties prenantes externes telles que les clients, les fournisseurs et les partenaires, est plus fluide. Les informations sont partagées plus facilement et plus rapidement. Le travail d’équipe s’améliore et les employés peuvent se concentrer davantage sur leur cœur de métier, ce qui accroît leur efficacité.

Enfin, le stockage numérique libère de l’espace physique au sein d’une entreprise, optimisant cet espace disponible pour les collaborateurs tout en garantissant un archivage sécurisé des documents. Il permet également de les retrouver rapidement directement depuis un ordinateur ou un serveur partagé. 

Que dit la législation en matière de dématérialisation des documents administratifs ?

Selon l’article 1316-1 du Code civil, l’écrit sous forme électronique a la même valeur probante que l’écrit sur support papier, à condition que l’identité de la personne à l’origine du document puisse être clairement établie et que le document soit établi et conservé de manière à garantir son intégrité.

La valeur légale d’un document varie en fonction de sa production initiale sur un support numérique ou de sa numérisation à partir d’un document papier. 

Dans le premier cas, le document est créé directement par un logiciel, ce qui en fait un document original et unique. En revanche, un document numérisé n’est pas considéré comme un document original, mais plutôt comme une copie du document papier. Son authenticité ne peut pas être prouvée, et il n’a donc pas de valeur légale. Seul le document papier original est considéré comme une preuve, il est donc important de conserver le document papier.

Pour qu’un document électronique ait une valeur légale, il est nécessaire de pouvoir :

• Identifier l’émetteur du document.
• Conserver le document dans son état d’émission (ce qui soulève la question de l’archivage).
• Garantir son intégrité, c’est-à-dire s’assurer qu’il n’a pas été altéré.

Pour bénéficier des avantages de la dématérialisation des documents administratifs, il est donc clair qu’il est important d’utiliser des logiciels de création, d’archivage, de partage et de signature de documents. Tous ces avantages s’appliquent également à vos dépenses d’entreprise et notamment à vos frais professionnels. La solution Mooncard répond précisément à ce besoin. Elle est dotée d’un ERP puissant qui permet la récupération de toutes vos informations de paiement les rendant infalsifiables, la numérisation de vos justificatifs et un archivage à valeur probante. Demandez une démo pour en savoir plus.

Pour en savoir plus : 

• Charges fixes : définition et calcul - Mooncard