La comptabilité d’engagement : ce qu’il faut retenir

Qu’est-ce que la comptabilité d’engagement ?

La comptabilité d’engagement est une méthode de calcul des comptes d’une entreprise. Elle correspond à un régime spécifique de calcul des dettes et des créances de l’établissement. Comme son nom l’indique, le fait générateur du flux financier est celui de l’engagement du payeur. Cela correspond, par exemple, au moment où :

• L’entreprise signe un bon de commande auprès de l’un de ses fournisseurs – en ce qui concerne les dettes ;

• L’entreprise fait signer une facture ou un devis à son client – dans le cas des créances.

L’inscription de l’opération dans les écritures comptables est entièrement indépendante de la date effective du paiement. Pour reprendre les exemples précédents, l’entreprise peut choisir de payer les factures de son fournisseur plusieurs mois plus tard. Le client, lui aussi, peut tarder à faire parvenir son règlement. Dans les deux cas, cela sera sans incidence immédiate sur le résultat comptable.

Cette méthode d’enregistrement s’oppose de façon directe au régime de la comptabilité de trésorerie, dont le fonctionnement est inverse : le fait générateur des opérations devient alors la date effective de paiement de la dette ou de la créance, indiquée sur le relevé de compte bancaire de l’entreprise.

Comptabilité d’engagement ou de trésorerie : un exemple

Une entreprise engage de nouvelles dépenses d’investissement et souhaite faire l’acquisition d’une machine supplémentaire pour une somme de 5 000 euros, TVA incluse. Le bon de commande est signé le 15 mars auprès du fournisseur. La machine est livrée sur site le 26 avril, le paiement est effectué par virement bancaire le 2 mai suivant.

Une comptabilité d’engagement doit prévoir l’enregistrement dès la prise de l’engagement, soit à la date du fait générateur (15 mars). Le paiement (2 mai) est ensuite enregistré séparément, permettant ainsi un suivi précis des dettes et créances. Cette méthode offre une vision plus fidèle de la situation financière de l’entreprise, car elle prend en compte les engagements avant même que les paiements ne soient effectués.

En revanche, une comptabilité de trésorerie ne prend en compte l’opération qu’au moment où la transaction est réellement réglée, soit le 2 mai. Elle est plus simple à gérer mais peut donner une image moins précise des engagements financiers de l’entreprise, puisque seules les transactions effectivement encaissées ou déboursées apparaissent en comptabilité.

La comptabilité d’engagement est-elle obligatoire ?

Certaines entreprises ont l’obligation d’adopter une comptabilité d’engagement pour la gestion de chaque achat et chaque vente. C’est notamment le cas des sociétés commerciales (EURL, SASU, SARL, SAS, SA), soumises au Plan Comptable Général (PCG) et au Code de commerce, qui doivent comptabiliser leurs créances et dettes dès leur engagement.

Les associations dépassant certains seuils financiers sont également concernées. Par exemple, une association qui reçoit plus de 153 000 € de subventions publiques ou exerce une activité lucrative est tenue d’appliquer la comptabilité d’engagement et de publier ses comptes annuels.

À l’inverse, les entreprises individuelles et certaines professions libérales appliquent par défaut la comptabilité de trésorerie, sauf si elles choisissent volontairement la comptabilité d’engagement.

Ce régime s’applique aux entreprises déclarant :

• Un chiffre d’affaires inférieur ou égal à 238 000 euros pour une activité de services.
• Un chiffre d’affaires inférieur ou égal à 788 000 euros pour les activités commerciales.
  

Les entreprises réalisant des bénéfices non commerciaux (BNC) sont traitées différemment. Cela concerne la plupart des sociétés exerçant des activités non commerciales, comme les professions libérales. Elles sont normalement soumises à une comptabilité de trésorerie, mais peuvent choisir une comptabilité d’engagement sur option. Cette demande doit être adressée, par courrier ou en ligne, à leur service des impôts des entreprises (SIE).

Certaines associations, enfin, ont aussi l’obligation de tenir un journal ou bilan comptable. Elles sont soumises par défaut à la comptabilité de trésorerie, mais peuvent aussi opter pour une comptabilité d’engagement si elles le souhaitent.

Quels sont les avantages de la comptabilité d’engagement ?

L’un des principaux avantages de la comptabilité d’engagement est la capacité de suivre l’ensemble de vos flux financiers avec exactitude, même avant le paiement effectif des factures. À tout moment, une comptabilité à jour laisse apparaître simultanément :

• La totalité des créances ou « droits », que le compte bancaire de l’entreprise ait déjà été crédité ou non ;
• La totalité des dettes ou « obligations », même s’il s’agit de factures encore non payées par l’entreprise.

Cette forme de comptabilité est d’ailleurs souvent associée avec des opérations de lettrage de comptes de tiers. Cela consiste à rapprocher de l’état comptable de l’entreprise des montants figurant dans les états de comptes tiers – typiquement des clients ou des fournisseurs. Cette formalité s’avère notamment très utile pour vérifier le règlement effectif de certaines dettes ou créances de l’établissement.

Les avantages de la comptabilité d’engagement, enfin, incluent une clôture plus facile de l’exercice à la date de fin d’année. La méthode, en effet, garantit toujours le rattachement de toutes les opérations à leur année respective, sans possibilité d’erreur. Les flux encore non soldés, à la fin de l’exercice, peuvent donner lieu à des catégories comptables spécifiques comme :

• Les provisions ;
• Les charges à payer ;
• Les produits à recevoir ;
• Les factures à établir ;
• Les factures à recevoir...

Quels sont les inconvénients de la comptabilité d’engagement ?

Par rapport à l’option d’une comptabilité de trésorerie, la méthode fondée sur le fait générateur de l’engagement est plus contraignante et plus chronophage. Elle oblige un expert-comptable à réaliser au moins deux écritures pour chacune des opérations enregistrées : une pour le fait générateur, puis une pour le paiement et le solde effectifs de la dette.

Cette particularité rend aussi la comptabilité d’engagement un peu plus complexe, elle peut donc décourager certains professionnels. En règle générale, il est plus simple d’assurer la tenue d’un journal comptable simplifié, uniquement basé sur les encaissements et décaissements.

Un autre inconvénient réside dans la nécessité d’anticiper avec précision les flux financiers de l’entreprise. Comme toutes les dettes et créances sont enregistrées dès leur engagement, une mauvaise gestion des prévisions peut entraîner des écarts importants entre la comptabilité et la trésorerie réelle. Il est donc essentiel de suivre régulièrement les paiements effectifs pour éviter des problèmes de liquidité.

La comptabilité de trésorerie est la méthode à privilégier pour les petites structures, notamment :

• Les entrepreneurs individuels ;
• Les très petites entreprises (TPE)
• Les petites et moyennes entreprises (PME) ;
• Les associations loi 1901.

À l’inverse, un grand groupe aura tout intérêt à adopter une comptabilité d’engagement pour obtenir une photographie plus rigoureuse de ses comptes. Dans ce cas, il est aussi recommandé de s’orienter vers des méthodes de calcul complémentaires et performantes, comme une véritable comptabilité analytique ou comptabilité budgétaire.

Comment assurer la tenue d’une comptabilité d’engagement ?

Que votre entreprise soit soumise à un régime réel d’imposition aux BIC ou – sur option – aux BNC, les règles de la comptabilité d’engagement s’appliquent pour chaque document comptable. Il convient de mentionner, ligne par ligne, deux informations essentielles :

• La date d’établissement de la facture à payer ou à percevoir, autrement dit le jour du fait générateur des créances ou dettes ;

• La date de l’encaissement ou du décaissement, c’est-à-dire le jour du paiement.

À titre d’exemple, un revendeur spécialisé en électroménager a vendu un nouveau modèle de réfrigérateur à un client pour un montant total de 800 €. Dans le cadre d’une offre promotionnelle, le magasin a accordé à ce client la possibilité de régler en 4 fois sans frais, à raison d’un paiement tous les mois.

Le premier paiement intervient le jour de la vente du réfrigérateur, et se renouvelle ensuite les trois mois suivants. Dans le cadre d’une comptabilité d’engagement, la transcription de ces opérations peut prendre la forme suivante :