Comptabilité budgétaire : l'essentiel de ce qu’il faut savoir

Qu'est-ce que la comptabilité budgétaire ?

La comptabilité budgétaire peut se définir tout simplement comme un état du budget des entreprises ou établissements. Elle a pour particularité de s'intéresser uniquement aux recettes et aux dépenses prévisionnelles sur la totalité d'un exercice comptable. Ce dernier peut s'étendre sur une ou plusieurs années en fonction des spécificités de l'entreprise.

La comptabilité budgétaire n'est pas obligatoire par les lois françaises, qu'il s'agisse des établissements privés ou publics. Ce type de comptabilité financière se définit pour l'essentiel par ses différences avec les autres modes de suivi des comptes au sein d'une organisation :

• Elle ne donne pas lieu à l'établissement d'un bilan comptable annuel ou à celui d'un compte des résultats de l'entreprise. Cela la distingue directement d'une comptabilité générale, soumise aux normes de la législation et notamment à l’article L123-13 du Code de commerce.
  
  
• Elle ne couvre pas certains champs de la comptabilité analytique comme les créances de l'entreprise, ses dettes, son actif ou son passif.

Cette forme de gestion comptable traite uniquement les dépenses et recettes ayant un caractère budgétaire. Elle concerne à titre exclusif les opérations financières qui ont donné lieu à une autorisation budgétaire au sein de l'établissement. Les opérations de trésorerie et les opérations de financement ne sont pas couvertes par cette méthode de calcul.

Pourquoi tenir une comptabilité budgétaire en entreprise ?

La mise en place d'un état comptable du budget comporte en règle générale un intérêt immédiat pour une organisation comme une entreprise du secteur privé ou encore un établissement public. Ce système de gestion, en traitant uniquement les opérations budgétaires, permet notamment :

L’engagement d'une véritable planification relative aux comptes de l'entreprise en vue d'une optimisation de ses dépenses stratégiques ;

• Une coordination des différents services de l'établissement en termes d'effort et de rigueur budgétaire ;
• Une analyse de la performance de l'entreprise, via une comparaison poussée entre les résultats attendus au cours de l'exercice et les résultats finalement obtenus ;
• Une correction de la trajectoire budgétaire de l'organisation en cours d'exercice, si par exemple un écart est constaté dès le début de l'année ou à la fin d'une année ;
• Une meilleure maîtrise des finances de l'entreprise, soit une situation plus saine en termes de pilotage, management et engagement.

État budgétaire comptable : pour quel type de structure ?

Par nature, la mise en place d'une gestion par état budgétaire comptable est le plus souvent relative à une grande organisation ou à un établissement d'une certaine taille critique. Il s'agit notamment :

• Des grands groupes et entreprises multinationales – ou comptant une pluralité d'établissements sur le territoire dans différentes régions ;
• Des établissements publics ou assimilés publics ;
• Du budget de l'État, secteur par secteur.

Ces différentes structures ont la particularité de disposer des ressources nécessaires en interne – et notamment d'un service de comptabilité dédié – pour procéder à ce type de suivi comptable.

Les petites et moyennes entreprises (PME), traditionnellement, ont moins souvent recours à ce type de comptabilité, dans la mesure où il n'est imposé par aucun règlement ou loi.

La mise en place d'un état comptable budgétaire serait pourtant utile à plus d'un titre pour les finances d'un grand nombre d'entreprises ou organismes. Ce système comptable  permet de fixer un cadre précis pour l'engagement des crédits année après année. Il sécurise vos prévisions financières à moyen et long terme, dans le cadre d'un plan stratégique de gestion du patrimoine de l'entreprise ou d'un projet de réforme du service.

Comment réaliser une comptabilité budgétaire ?

La mise en place d'un suivi comptable sur le plan budgétaire relève le plus souvent du service de contrôle de gestion au sein de l'entreprise. Il convient de procéder au regroupement et au recensement de l'ensemble des opérations et dépenses mises en œuvre, secteur par secteur ou service par service :

• Direction des finances de l'entreprise ;
• Achats et ventes ;
• Dépenses liées au personnel...

Sur le plan du formalisme, la comptabilité budgétaire doit se structurer de préférence selon les normes déjà adoptées par le logiciel de comptabilité générale de l'organisation et son système d'information. Cela facilite le travail de gestion, de contrôle des dépenses, et constitue par ailleurs une aide précieuse à la prise de décision (projet de réforme, plan de restructuration des services, gestion d'une situation de crise, arbitrage concernant le patrimoine de l'entreprise...).

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