Pièces comptables : les règles à connaitre

Pièces comptables en comptabilité : qu’est-ce que c’est ?

En comptabilité, l’entreprise doit appliquer le principe de sincérité des comptes. Peu importe qu’elle externalise sa comptabilité ou qu’elle s’en charge elle-même, elle doit pouvoir justifier de chaque ligne comptable. C’est le rôle des pièces comptables.

Définition des pièces comptables d’une entreprise

Toutes les écritures comptables sont enregistrées dans des documents généraux tels que le grand livre ou le livre journal. À cela, s’ajoutent tous les justificatifs de ces écritures. Ce sont les pièces comptables appelées également les pièces comptables justificatives.

Quelles sont les différentes pièces comptables obligatoires pour une entreprise ?

Elles sont nombreuses pour une entreprise. Ce sont tous les documents qui attestent des mouvements d’argent de l’entreprise (entrée ou sortie, transfert de comptes, etc.).

Il s’agit, par exemple :

• des factures d’achats et des factures des ventes ;
• des devis ;
• une note de frais ;
• des relevés bancaires ;
• des justificatifs d’opération bancaire ;
• des bulletins de paie ;
• des bordereaux de charges sociales ;
• des déclarations annuelles ;
• des déclarations fiscales, etc.

Le rôle d’une pièce comptable : le justificatif des écritures comptables

Chaque ligne comptable inscrite dans le livre journal de l’entreprise doit avoir une pièce comptable justificative (article R123-174 du Code de commerce¹). Dans le cas contraire, l’enregistrement de l’opération dans le logiciel est plus compliqué. Elle fournit des informations plus précises sur l’écriture.

Une pièce comptable peut attester de plusieurs écritures comptables.

Les pièces comptables s’avèrent indispensables dans différentes situations :

• En cas de contrôle de l’administration fiscale : l’entreprise doit apporter la preuve de toutes ses opérations comptables.
• Elles sont aussi nécessaires pour la gestion de l’entreprise : cela implique un classement rigoureux de tous les documents.
• En cas de litige avec un client ou un fournisseur, etc.

Comment classer les pièces comptables justificatives ?

Le classement des pièces comptables facilite la gestion d’une entreprise. Il est indispensable et permet de gagner du temps. Le choix de la méthode de classement est propre à chaque entreprise.

Quelle méthode de classement pour les documents comptables ?

Les entreprises doivent adopter un procédé de classement adapté à leurs organisations et selon le volume de documents. L’essentiel est de pouvoir retrouver la pièce comptable justificative avec le bon numéro qui lui a été attribué. Dans la pratique, le classement des pièces comptables se fait souvent en fonction de leur nature ou par ordre chronologique.

• Le classement selon la nature des pièces comptables

L’entreprise va classer chaque pièce comptable selon sa nature : facture, achat ou document de la banque. Pour aller plus loin et simplifier le classement, elle peut les trier par ordre chronologique.

• Le classement des pièces comptables selon l’ordre chronologique

L’entreprise attache à chaque relevé bancaire les justificatifs de tous les mouvements inscrits sur le document. Le classement se fait ensuite par ordre chronologique dans un classeur.

Cette méthode de classement s’adapte facilement pour les entreprises qui ont une comptabilité de trésorerie.

Les pièces comptables justificatives jointes au relevé de banque doivent faire apparaître le numéro ou la codification retenue dans le logiciel comptable de l’entreprise.

Quel format pour la conservation des pièces comptables ?

Deux formats sont envisageables pour le classement des pièces comptables justificatives :

• Papier : l’entreprise utilise un classeur pour chaque journal comptable. Elle doit dans ce cas être vigilante au lieu de stockage et aux conditions d’accès.
• Dématérialisée : les pièces comptables sont numérisées. L’entreprise doit être attentive à la sécurité (perte des données et piratage informatique).  Il est d’ailleurs conseillé de garder les documents originaux.

Quelle est la durée de conservation des pièces comptables justificatives ?

Quel que soit le type de classement et le format retenus par l’entreprise, les pièces comptables justificatives doivent être conservées pendant 10 ans à compter de la clôture de l’exercice (article L123-22 du Code de commerce). 

Quelles sont les sanctions en l’absence de pièces comptables justificatives ?

L’administration fiscale est en droit de faire un contrôle de la comptabilité de l’entreprise. Elle va s’assurer de la concordance des écritures comptables avec les pièces comptables. 

L’administration peut réclamer des pièces comptables nécessaires pour le contrôle. Lorsque l’entreprise ne les présente pas ou n’est pas en mesure de le faire, elle est passible d’une amende de 10 000 € (article 1734 du Code général des impôts).

Elle est aussi en droit de rejeter la comptabilité et refait elle-même les calculs pour déterminer le bénéfice imposable. 

Une opposition à la prise de copie peut être punie d’une amende de 1 500 € par documents sans que le total des amendes dépasse 50 000 €.

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Pour en savoir plus sur l’organisation comptable, vous pouvez consulter nos articles sur :

• Le calendrier comptable

• Le processus administratif

• Le pointage comptable

• La comptabilité auxiliaire

• L’externalisation de la comptabilité

• Les documents comptables

• Le compte de résultat 

• Lettrage comptable : définition, intérêt, exemple