Le fichier des écritures comptables (FEC) : ce qu’il faut savoir

Qu’est-ce qu’un fichier des écritures comptables (FEC) ?

Le fichier des écritures comptables (FEC) est un document informatisé unique. Il rassemble l’intégralité des informations comptables, sur l’exercice ciblé par l’avis de vérification. Il intègre les journaux d’écritures, mais aussi les écritures d’enregistrement du bilan comptable d’ouverture. Parmi les écritures d’à nouveau et d’inventaire, nous retrouvons : 

• Les écritures d’amortissement des immobilisations ;
• Les écritures de cession des actifs immobilisés ;
• Les écritures de provisions et dépréciations ;
• Les écritures de stocks ;
• Les écritures de régularisation (charges ou produits constatés d’avance, factures pas encore enregistrées, mais biens/services livrés ou effectués).

Envie d’en savoir plus sur le registre des immobilisations ? Découvrez notre article dédié sur le sujet.

Les écritures après opérations d’inventaire sont classées par ordre chronologique (croissant) de validation. Vous avez une obligation de conservation et de présentation de tous les documents permettant de contrôler le détail des opérations. 

Le contenu, le format et l’organisation du fichier des écritures comptables (FEC) sont standardisés à l’échelle nationale. Pour éviter les anomalies ou la non-conformité du document, vous êtes tenu de respecter la législation fiscale applicable.

Le fichier est inspiré de la norme internationale SAF-T. Elle a été introduite en 2005 par l’Organisation de coopération et de développement économiques (OCDE). En mettant en place le fichier des écritures comptables (FEC), la France a adapté localement les grands principes du Standard Audit File for Tax. Comme chaque pays de l’Union européenne (UE), elle a défini des exigences précises d’extraction de données comptables.

L’objectif du fichier des écritures comptables est de simplifier les contrôles. Il les rend plus rapides, moins coûteux, plus efficaces. Il permet à l’administration fiscale de vérifier la correspondance entre vos documents comptables et déclarations fiscales. Le fichier des écritures comptables (FEC) rend aussi possible la réalisation de contrôles orientés sur certaines thématiques comme la TVA ou la recherche de noms, termes dans les libellés.

Fichier des écritures comptables (FEC) : quelles sont les normes techniques à respecter ?

Pour chaque écriture comptable, le fichier dématérialisé que vous établissez et remettez doit reprendre les données suivantes, dans l’ordre : 

1. Le code du journal dans lequel a été enregistrée l’écriture comptable.
2. Le libellé (nom complet) du journal de l’écriture comptable.
3. Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable.
4. La date où a été comptabilisée l’écriture comptable. Elle se réfère à la date de l’inscription de l’enregistrement comptable, au débit ou au crédit du compte. En fonction des logiciels de comptabilité, il peut s’agir de la date de saisie ou de validation de l’écriture comptable.
5. Le numéro de compte. Les trois premiers caractères doivent être des chiffres, satisfaisant les exigences du plan comptable général (PCG).
6. Le libellé de compte, comme défini au sein de la nomenclature complète du PCG.
7. Le numéro de compte auxiliaire. Il se rapporte à la codification des comptes de tiers employée au sein de la société.
8. Le libellé du compte auxiliaire. 
9. La référence de pièce justificative. Il s’agit de la numérotation séquentielle des pièces comptables au sein du logiciel ou de la référence précisée sur les factures, tickets, etc. reçus ou émis.
10. La date de la pièce comptable justificative.
11. Le libellé, clair et explicite, de l’écriture comptable. 
12. Le montant porté au débit du compte, exprimé en euros.
13. Le montant porté au crédit du compte, exprimé en euros. 
14. Le lettrage de l’écriture. Il se réfère au repère utilisé dans le logiciel de comptabilité pour apparier deux écritures comptables (règlement-facture). 
15. La date de lettrage. Il s’agit de la date où le lettrage a été validé au sein du logiciel comptable.
16. La date où l’écriture est validée.
17. Le montant en devise étrangère inscrit sur la pièce justificative.
18. L’identification de la devise utilisée.

Vous devez nommer le fichier des écritures comptables (FEC) en respectant cette nomenclature : SirenFECAAAAMMJJ. Le « Siren » est le Siren de votre entreprise. Le AAAAMMJJ correspond à la date où l’exercice social a été clôturé.

Chaque fichier des écritures comptables (FEC) est accompagné d’une description. Cette dernière mentionne : 

• Le nom, la nature et la signification de toutes les zones ;
• La portée, le sens des codes employés comme valeurs de zone ;
• Tous les renseignements techniques requis pour exploiter le fichier des écritures comptables.

Si le fichier des écritures comptables (FEC) est trop lourd, vous pouvez le diviser en plusieurs parties. Il peut par exemple être découpé par période (semestre, trimestre, mois). 

Quelle procédure suivre pour transmettre le fichier des écritures comptables (FEC) à l’administration fiscale?

En 2021, 288 850 contrôles fiscaux ont été menés par l’administration fiscale, contre 272 000 en 2020. 

Votre entreprise reçoit un avis de vérification, lui enjoignant de présenter sa comptabilité sous forme dématérialisée. Vous disposez ensuite d’un délai d’environ 15 jours pour le faire. Vous décidez, avec le service vérificateur, du support de remise du fichier des écritures comptables (FEC).

Le fichier des écritures comptables (FEC) peut être transmis à l’administration fiscale sous plusieurs formes : 

• Le format fichier à plat, avec une organisation séquentielle et une structure zonée : enregistrements comptables séparés par le caractère Retour chariot (CR) et/ou Fin de ligne (CRLF), longueur des enregistrements fixe ou variable, zones séparées par une tabulation ou le caractère « | » ;

• Le format fichier structuré, codé en eXtensible Markup Language (XML), conforme à la structure du fichier XSD. 

Comment faire en cas de changement de logiciel comptable en cours d’exercice ?

Que ce soit pour des raisons juridiques, économiques ou pratiques, il est possible de remplacer son logiciel de comptabilité en cours d’exercice. Dans le même temps, vous pouvez être amené à changer de référentiel comptable.

Si vous êtes confronté à cette situation, vous allez avoir : 

• Une part des écritures comptables de l’exercice stockée dans un logiciel comptable ;
• L’autre part, au sein d’un autre logiciel. 

Vous pouvez alors vous retrouver dans l’impossibilité d’extraire les données avec un référentiel unique. Dans ce cas de figure bien précis, l’administration fiscale tolère la remise du fichier des écritures comptables en deux fichiers distincts, sur des supports différents. Ils doivent remplir plusieurs critères : 

• Le premier fichier des écritures comptables (FEC) est extrait via l’ancien logiciel comptable de l’entreprise, le second via le nouveau ;
• Les deux fichiers transmis permettent de reconstituer l’exercice durant lequel le logiciel a été changé ;
• La remise des deux fichiers est effectuée de manière concomitante par l’entreprise ;
• Les deux fichiers des écritures comptables (FEC) sont conformes au format fixé dans l’article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales (LPF) ;
• Pour le fichier de la première partie du cycle d’activité de l’entreprise, les premiers numéros d’écritures comptables se réfèrent aux écritures de reprise de soldes de l’exercice précédent. Les premiers numéros du fichier de l’autre partie de l’exercice correspondent, quant à eux, aux écritures de reprise de soldes de la première partie de l’exercice social visé ;
• Si le changement de logiciel comptable de l’entreprise induit un changement de référentiel comptable, la transmission des fichiers s’accompagne des tableaux de correspondances et de réconciliation comptable entre les deux logiciels.

Quelle sanction en cas de non-remise du fichier des écritures comptables (FEC) ?

Si vous ne présentez pas le fichier des écritures comptables (FEC), vous vous exposez à une amende de 5 000 € pour fraude fiscale. La sanction est aussi valable si votre fichier n’est pas conforme aux normes spécifiées à l’article A.47 A-1 du LPF. Si vous rectifiez les déclarations fiscales ou sociales, une majoration de 10 % du montant du redressement s’applique.  

Nos conseils pour se préparer à un contrôle fiscal informatisé

Comme nous venons de le voir, ne pas présenter le fichier des écritures comptables (FEC) à l’administration fiscale vous expose à de lourdes sanctions. Pour les éviter, le maître-mot est d’anticiper !

• Utiliser l’outil gratuit de la Direction générale des Finances publiques (DGFIP) « Test Compta Demat », pour tester votre fichier des écritures comptables ou FEC. Téléchargeable librement, il permet de vérifier le respect des normes édictées. Simple, sécurisé, confidentiel, il fonctionne sur tous les ordinateurs équipés de Windows 7-32 bits ou Windows 10-64 bits. L’outil détecte d’éventuels points d’anomalies. 

• Effectuer un examen de conformité fiscale (ECF). Accessible depuis le 31 décembre 2020 à toutes les entreprises, son objectif est d’éviter et de réparer les erreurs fiscales, avant un contrôle. Cette prestation contractuelle augmente leur sécurité d’un point de vue juridique et fiscal.

• Vérifier que le logiciel de comptabilité de votre entreprise permet d’éditer un fichier des écritures comptables (FEC), pour l’ensemble des exercices ouverts à contrôle fiscal. Si vous utilisez une version d’un logiciel antérieure à 2014, votre outil n’intègre certainement pas cette fonctionnalité.

• Mettre à jour régulièrement la documentation sur l’organisation des processus comptables et le système informatique (détail des tables, champs clés).

• À chaque clôture d’exercice comptable, produire et archiver le fichier des écritures comptables (FEC). Ainsi, si votre entreprise est contrôlée par l’administration fiscale, vous ne serez pas dans l’urgence pour l’éditer.

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