Chaque document numérisé doit être assorti :
- d’un cachet serveur (certifié conforme) au moins d’une étoile au référentiel de sécurité (RGS) ;
- d’une empreinte numérique ;
- d’une signature électronique ;
- d’un dispositif de sécurité.
Toutes ces démarches liées à une bonne conservation des éléments électroniques, contrôlables et inaltérables constituent la mise en place d'un archivage à valeur probante. La valeur probante permet à un fichier numérique d’avoir la même valeur légale qu’un document papier original en cas de contrôle par les administrations fiscales.
De la même manière, l’entreprise est tenue de fournir l’original du document. C’est le cas en cas de contrôle fiscal. Cependant, elle est en droit de présenter une copie de ses factures de ventes à condition que ce soit une reproduction fidèle de la pièce.
Pourquoi la loi fixe-t-elle la durée de conservation des documents comptables ?
La conservation des documents comptables présente un intérêt pour l’entreprise, mais aussi pour les tiers.
1/ L’intérêt de la conservation des documents pour l’entreprise
La conservation des documents comptables favorise une bonne gestion de l’entreprise. C’est aussi le moyen de justifier de sa comptabilité.
L’archivage des documents comptables permet à l’entreprise de :
- démontrer qu’elle a rempli ses obligations fiscales ;
- de justifier d’une date de règlement d’une facture en cas de litige ;
- les archives constituent un commencement de preuve par écrit, etc.
2/ L’intérêt de l’archivage des documents comptables pour les tiers
La loi impose la durée de conservation des archives, car l’administration est en droit de réaliser des contrôles. Ce sont des contrôles effectués après les différentes déclarations de l’entreprise. L’administration a un droit de contrôle et d’enquête pendant un certain délai, ce qui l’autorise à réclamer des pièces.
De la même manière, les associés et les actionnaires sont en droit de demander à consulter les documents comptables de l’entreprise.
Enfin, la justice peut aussi réclamer ces pièces. Cela peut être le cas pour :
- un litige sur les parts de la société cédées ;
- en cas de procédure collective (redressement ou liquidation judiciaire) ;
- dans le cadre d’une succession, d’une communauté ou d’un partage de l’entreprise.
Comment la durée d’archivage des documents comptables est-elle fixée?
Les délais ne sont pas définis au hasard et dépendent généralement des délais de prescription.
En effet, elle est étroitement liée aux délais de prescription des actions à l’encontre de l’entreprise en cas de contestation ou de contrôle de l’administration fiscale, par exemple. L’extinction de ce droit correspond souvent à la durée de conservation.
Combien de temps l’entreprise doit-elle conserver ses documents comptables ?
La conservation des documents comptables de l’entreprise concerne donc les livres comptables obligatoires et les diverses pièces comptables justificatives.
Le délai de conservation des livres comptables obligatoires
L’article L123-22 du Code de commerce² fixe la durée de conservation à 10 ans. Ce délai débute à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Cela concerne :
- le livre journal ;
- le grand livre comptable ;
- le livre d’inventaire ;
- le livre de caisse ;
- le bilan ;
- le compte de résultat; etc.
