Balance comptable : utilité, exemple, comment la lire ?

Quel est le rôle de la balance comptable ?

La balance comptable peut être utilisée par le commissaire aux comptes (CAC) pour contrôler la comptabilité d’une entreprise. Elle lui permet de vérifier ses enregistrements en partie double et ses comptes. Utile pour la révision comptable ou des comptes, ce document peut être réalisé à deux moments clés :

• L’établissement d’une situation comptable intermédiaire ;
• Avant et après l’accomplissement des travaux d’inventaire.

Lors de la reprise des comptes de l’année passée, la balance comptable est utilisée pour comparer et justifier les variations importantes des comptes. Ainsi, elle permet de réaliser des contrôles de cohérence (recoupements d’informations comptables et extra-comptables ou d’informations comptables). 

La balance générale donne des éléments pour mieux appréhender la relation entre le résultat de l’entreprise et le bilan. L’écart entre la somme des comptes de la classe 7 (produits) et de classe 6 (charges) représente le résultat comptable de l’exercice. Il peut être repris : 

• Au débit du compte 129 « Résultat de l’exercice (perte) » ;
• Au crédit du compte 120 « Résultat de l’exercice (bénéfice) ».

La balance comptable est souvent employée pour établir les déclarations de TVA. Elle sert de base à la réalisation de plusieurs contrôles arithmétiques comme celui du cadrage « base par taux ». Il permet de s’assurer que la TVA collectée apparaissant dans le compte 4457 « Taxes sur le chiffre d’affaires collectées par l’entreprise » concorde bien avec : 

• Le produit de chiffre d’affaires (CA) hors taxes (HT) multiplié par le taux de TVA applicable.

Comment se présente la balance en comptabilité ?

Aujourd’hui, la plupart des logiciels de comptabilité sont équipés d’une fonctionnalité proposant d’éditer automatiquement une balance comptable. Vous n’avez alors pas besoin de vous en charger manuellement. Pour pouvoir construire une balance, vous devez avoir terminé la saisie comptable et les travaux de révision. Les informations mentionnées au sein de ce document proviennent du grand livre des comptes de l’entreprise. La durée de conservation de ce journal est de 10 ans, tout comme le fichier des écritures comptables (FEC). 

L’établissement d’une balance comptable (générale, auxiliaire ou âgée) repose sur la reprise des soldes des comptes, un par un. Au terme du travail de recensement, il est nécessaire de s’assurer que la somme des soldes débiteurs est égale au total des soldes créditeurs. Dans le cas contraire, la balance générale est déséquilibrée. Il convient d’en rechercher la cause. Dans les balances comptables auxiliaires ou âgées, les soldes sont rarement équilibrés. Le solde peut être débiteur ou créditeur.

Vous désirez en savoir plus sur le registre des immobilisations et son rôle en comptabilité ? Découvrez notre article sur le sujet.

Comment se lit une balance comptable ?

La balance fait partie des documents comptables utiles au suivi des enregistrements comptables de l’exercice. Par rapport aux comptes annuels, au livre-journal ou au grand livre, elle présente la comptabilité sous un autre angle. Elle permet à la fois d’analyser les comptes de l’entreprise et ses dépenses. En visualisant le solde débiteur et créditeur pour chaque compte, elle permet d’évaluer la gestion de sa trésorerie. 

Quels sont les trois grands types de balances comptables ?

En comptabilité, plusieurs types de balances peuvent être distingués :

• La balance comptable dite générale ;
• La balance comptable auxiliaire ;
• La balance comptable âgée.

La balance comptable générale

À l’exception des comptes fournisseurs et clients, la balance comptable générale reprend l’ensemble des comptes de l’entreprise. Découvrez la liste des comptes de classe 1 à 7, inscrits au sein du plan comptable général (PCG) : 

• 1 : Les comptes de capitaux ;
• 2 : Les comptes d’immobilisations ;
• 3 : Les comptes de stocks et en-cours ;
• 4 : Les comptes de tiers ;
• 5 : Les comptes financiers ;
• 6 : Les comptes de charges ;
• 7 : Les comptes de produits.

Les comptes 1 à 5 constituent le bilan/patrimoine de l’entreprise. Les comptes 6 et 7 traduisent l’activité de l’entreprise en cours d’exercice.

Visible, le solde de chaque compte peut être soit débiteur (sommes débitées supérieures aux sommes créditées), soit créditeur ou « positif ». 

La balance comptable générale doit inclure les éléments suivants : 

• Le numéro du compte. Les comptes sont normalisés par le PCG ;
• Le libellé du compte ;
• La somme des débits ;
• L’addition des crédits ;
• Le solde débiteur ;
• Le solde créditeur ;
• Le solde du compte à l’ouverture de l’exercice, pour les balances comptables allant davantage dans le détail.

La balance comptable auxiliaire

La balance auxiliaire porte seulement sur les comptes tiers suivants :

• 401 « Fournisseurs » ; 
• 411 « Clients ». 

Elle permet d’analyser rapidement les sommes dues à chaque fournisseur (dettes) et les sommes dues par chacun des clients (créances). Il s’agit d’un outil efficace pour suivre le paiement des factures réceptionnées et envoyées.

La balance auxiliaire précise : 

• Le compte client ou fournisseur ;
• L’identité du client ou du fournisseur ;
• Le solde à l’ouverture ;
• La somme des débits ;
• L’addition des crédits ;
• Le solde à la clôture.

La balance comptable âgée

La balance âgée reprend les informations inscrites au sein de la balance comptable auxiliaire. Ce document fait le point sur les échéances de règlement des fournisseurs et des clients de l’entreprise. La balance comptable âgée apporte de la visibilité sur les flux de trésorerie futurs. Elle sert aussi à anticiper les retards de règlement et être à jour dans le paiement fournisseurs. La balance âgée est présentée sous la forme de tableaux. Ils récapitulent les renseignements comptables sur les sommes dues par les clients ou à régler aux fournisseurs.

Pour chacun des clients de la société, la balance comptable âgée mentionne : 

• La somme totale des créances (montants à payer à la société) ; 
• Celles échues à moins de 30 ou 60 jours ; 
• Celles échues à plus de 60 jours ;
• Celles à échoir à moins de 30 ou 60 jours ;
• Celles à échoir à plus de 60 jours.

Pour chacun des fournisseurs, elle reprend : 

• La somme totale des dettes (montants à régler à l’entreprise) ;
• Celles échues à moins de 30 ou 60 jours ;
• Celles échues à plus de 60 jours ;
• Celles à échoir à moins de 30 ou 60 jours ;
• Celles à échoir à plus de 60 jours.

Comme nous venons de le voir, la balance comptable vous aide à établir vos déclarations de TVA. En comptabilité, il faut aussi procéder au paiement et à la récupération de la taxe. Ces opérations à réaliser régulièrement sont très chronophages. Avec la solution Mooncard, le processus est facilité. A chaque opération, l’application de gestion calcule en temps réel la part de TVA récupérable. Vous n’avez plus besoin de réaliser les calculs manuellement et limitez ainsi grandement le risque d’erreur.  Demandez votre démo sans engagement !