Exercice comptable : 5 choses à retenir

En quoi consiste un exercice comptable ?

L'exercice comptable ou exercice fiscal est un paramètre essentiel de l'organisation comptable des entreprises en France.

À quoi sert un exercice comptable ?

Son utilité est notamment soulignée par l'article L.123-12 du Code de commerce. Selon la législation, toute personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant doit :

• tenir une comptabilité générale des mouvements financiers affectant le patrimoine de l'entreprise ;
• contrôler l'inventaire des éléments actifs et passifs du patrimoine de l'entreprise, au moins une fois tous les 12 mois ;
• procéder à un arrêté des comptes annuels après la fin de l'exercice.

Un exercice comptable correspond donc à l'unité de mesure temporelle des comptes de la société. Il s'agit de la période prise en compte, de date à date, pour l'établissement des comptes annuels de l'entreprise et l'enregistrement de l'ensemble de ses flux financiers. Elle se conclut par l'élaboration des différents documents réglementaires :

• un bilan comptable ;
• un compte de résultat ;
• des annexes des comptes de l'entreprise ou de chaque établissement.

Exemple d’exercice comptable

Prenons l'exemple de la société fictive ChocoDélice, spécialisée dans la fabrication et la vente de chocolats artisanaux.

Contexte

La société ChocoDélice a été créée le 1er janvier 2022. Sa date de clôture d'exercice comptable a été fixée au 31 décembre de chaque année, faisant de son exercice comptable une année civile.

Exercice comptable 2022 

• Début d'exercice : 1er janvier 2022
• Fin d'exercice : 31 décembre 2022
• Durée : 12 mois

Tout au long de cette période, ChocoDélice a enregistré l'ensemble de ses transactions financières : achats de matières premières, salaires des employés, ventes de chocolats, paiement de loyers, charges d'exploitation, etc.

À la fin de l'exercice comptable 2022 

Le 31 décembre 2022, l'équipe comptable de ChocoDélice commence à préparer les documents réglementaires pour présenter la santé financière et les performances de l'entreprise pour cette année :

• Bilan comptable :
  • Actif : Présente tout ce que possède l'entreprise, comme ses équipements, ses stocks de chocolats, ses créances clients, etc.
  • Passif : Montre les ressources financières de l'entreprise, comme son capital, ses dettes fournisseurs, les emprunts bancaires, etc.

• Compte de résultat :
  • Détaille les produits (chiffre d'affaires généré par la vente des chocolats) et les charges (coûts des matières premières, salaires, loyer, etc.) de l'entreprise. Le solde, positif ou négatif, donne le résultat net de l'entreprise pour l'année 2022.

• Annexes des comptes :
  • Fournissent des informations complémentaires pour une meilleure compréhension des comptes. Par exemple, elles peuvent détailler la méthodologie utilisée pour évaluer les stocks ou donner des précisions sur des transactions exceptionnelles réalisées au cours de l'année.

Après finalisation, ces documents sont soumis à un commissaire aux comptes pour validation (si nécessaire en fonction de la taille et du statut de la société) et sont ensuite présentés aux actionnaires lors de l'assemblée générale annuelle.

Quelle est la fonction d'un exercice comptable ?

L'exercice comptable impose, par définition, une forme d'audit financier annuel à chaque entreprise.

Pourquoi faire un audit ?

Elle est essentielle à la fois :

• pour les sociétés commerciales elles-mêmes, afin de vérifier la solidité de leurs comptes d'exploitation et suivre l'intégralité de leurs opérations financières ;
  
  
• pour les principaux partenaires de l'entreprise (associés, banques, actionnaires...), souvent désireux de surveiller la qualité de la gestion comptable de l'établissement ;
  
  
• pour les services de l'administration fiscale, afin de calculer l'impôt sur les bénéfices dû par l'établissement ou contrôler le calcul de la TVA ;
  
  
• pour l'établissement des statistiques économiques officielles par les services de l'État et de l'Insee, notamment des indicateurs clés comme le produit intérieur brut (PIB).

L'analyse comptable comporte également un volet social. Il s'agit d'enregistrer les dettes et apurements de cotisations professionnelles et salariales, et de suivre leur régularisation.

Les nombreux enjeux liés au respect de l'exercice fiscal d'une entreprise rendent très utile le recours à un expert-comptable de métier. L'utilisation d'un logiciel de comptabilité par l'entrepreneur est une solution réaliste seulement dans une petite structure.

Exemple d’exercice comptable

La société BrioTech, spécialisée en biotechnologie, clôture son exercice comptable le 31 décembre. Cette démarche annuelle lui permet d'examiner ses finances. Puis :

• Les actionnaires, associés et banques évaluent ainsi la gestion financière de BrioTech ;
• Parallèlement, l'administration fiscale utilise ces informations pour déterminer les impôts dus ; 
• L'État et l'Insee s'en servent également pour contribuer à des statistiques économiques, comme le PIB. 
• L'exercice intègre aussi des aspects sociaux, comme les cotisations salariales. 

Face à ces enjeux, le dirigeant fait appel à un expert-comptable, même s’il dispose d'un logiciel de comptabilité pour les opérations courantes.

Quelle est la durée d'un exercice comptable ?

Malgré les dispositions de l'article L.123-12 du Code de commerce, la durée totale d'un exercice comptable n'est pas systématiquement égale à 12 mois (ou year to year accounting). Plusieurs cas particuliers sont ainsi envisageables :

• En cas de création d'entreprise en cours d'année, il est possible de clôturer le premier exercice comptable au bout de quelques jours seulement. Cela permet de le faire coïncider avec une date importante – typiquement le 1^er janvier. L'exercice suivant le premier pourra ainsi se baser sur un calcul régulier prenant en compte l'ensemble de la prochaine année civile.

• A contrario, il est possible aussi de ne pas clôturer l'exercice comptable à la fin de la première année d'activité si cette dernière est courte. Dans tous les cas, les exercices ne peuvent dépasser une durée maximale de 24 mois.

• En cas de dissolution d'entreprise, le dernier exercice comptable est clôturé par définition au jour de la cessation d'activité. Il aura donc une durée inférieure à 12 mois.

Exemple : Lors de la création de la société TechNova en septembre, les dirigeants ont opté pour un premier exercice comptable qui se termine le 31 décembre, soit une durée de 4 mois. Cela leur permet de synchroniser leur calendrier comptable avec l'année civile. 

Lors de la dissolution anticipée de TechNova en novembre l'année suivante, l'exercice comptable final n'a duré que 11 mois, se concluant à la date de cessation.

Modification de date en cours d'exercice : comment procéder ? 

Il est possible de rallonger ou raccourcir l'exercice en cours afin de définir une nouvelle période d'exercice comptable. Cette procédure est toutefois soumise à une décision des associés, prise en assemblée générale extraordinaire. 

La modification de l'exercice comptable fait ensuite l'objet d'un dépôt officiel au greffe du tribunal de commerce. Elle donne lieu obligatoirement à une modification des statuts de l'entreprise et à une inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ces formalités interviennent au plus tard avant la fin du mois au cours duquel l'assemblée générale a été tenue.

Quelle est la date de début et fin de l'exercice comptable ?

Il n'existe aucune obligation légale ou réglementaire concernant la date précise d'ouverture et de clôture comptable. Ce principe vaut pour l'ensemble des différents types de comptabilité.

Une entreprise est donc libre d'établir par exemple son exercice du 1^er mai au 30 avril de l'année suivante. Cette décision peut avoir un intérêt et une justification dans certains cas, comme :

• une activité fortement saisonnière ;
• l'évolution annuelle de la trésorerie et des flux financiers ;
• une entreprise soumise, à titre principal, à la législation fiscale d'un pays étranger.

La seule contrainte établie est l'interdiction de faire varier la date d'une année à l'autre.

En pratique, les entreprises ne retenant pas l'année civile optent généralement pour une autre date « naturelle » comme la fin d'un trimestre (31 mars, 30 juin, 30 septembre).

Exemple : La société OceanTrek, spécialisée dans les excursions maritimes, a choisi de démarrer son exercice comptable le 1er avril et de le clôturer le 31 mars de l'année suivante. Cette décision s'explique par le fait que son activité est principalement saisonnière, avec un pic durant le printemps et l'été. De plus, cela lui permet de préparer ses comptes après la haute saison. Malgré cette spécificité, OceanTrek ne peut changer cette période d'une année sur l'autre, car cela garantit une comparabilité des exercices.

Exercice comptable : pourquoi choisir l'année civile ? 

Dans la majorité des cas, le principe d'un exercice comptable calqué sur l'année civile (du 1^er janvier au 31 décembre) est la solution la plus simple. 

Ce choix facilite notamment la mission de contrôle opérée par l'administration fiscale, tout comme le calcul et la perception des impôts dus par la société. Elle limite également le risque d'erreurs commises en interne ou par un expert-comptable. 

Quels sont les documents liés à l’exercice comptable ?

La clôture de l'exercice n'est pas sans implication pour la société, et entraîne ensuite certaines obligations comptables à remplir dans les meilleurs délais – au plus tard le 2 mai de l'année suivante en cas de clôture survenant le 31 décembre.

Il existe une différence d'objectif entre les principaux documents comptables. Ils contribuent notamment à contrôler la viabilité financière de l'exploitation de l'entreprise et son résultat commercial.

• Le bilan propose un panorama complet et synthétique de la situation financière de l'entreprise à la fin de l'exercice. Sur le plan formel, ce document se compose classiquement de deux colonnes présentant l'actif (biens durables, créances, réserves d'argent...) et le passif (fonds propres, dettes...).

• L'annexe comptable se caractérise par une différence de contenu en fonction du type de comptabilité retenu par l'entreprise (basique, simplifiée ou agrégée).

• Le compte de résultat a pour fonction de déterminer le bénéfice ou la perte générée par la société au cours de l'exercice écoulé, à partir de l'ensemble de ses écritures comptables. Il consiste à vérifier la différence entre les produits et charges d'exploitation pour en déduire le résultat.

La solution Mooncard de gestion des dépenses professionnelles vous permet de gérer automatiquement les notes de frais sans ressaisie et d’optimiser la récupération de la TVA. Exportez en un clic un fichier d’écritures comptables intégrable dans votre logiciel de comptabilité.

Nous vous invitons à réserver une démonstration dès maintenant ! Vous pourrez ainsi découvrir les multiples avantages de notre solution accessible en français, en anglais et dans de nombreuses autres langues.

Découvrez plus d'articles sur la thématique de la comptabilité : 

• Période fiscale : enjeux, planification, calendrier, conformité et gestion