Ecriture comptable : tout ce qu'il faut savoir

Toutes les écritures en une définition

Par définition, l'écriture comptable est un acte de transcription d’un flux financier au sein de l’entreprise. La saisie des opérations s’effectue au sein de journaux comptables auxiliaires, représentant les comptes de l'entreprise :

• achats ;
• ventes ;
• trésorerie (aussi appelé journal de banque) ;
• salaires ;
• opérations diverses (immobilisations et amortissements, mais aussi TVA).

L'ensemble des écritures comptables doit traduire avec exactitude les mécanismes financiers de l'entreprise, de ses capitaux propres à son flux commercial. Leur extraction est indispensable pour réaliser le bilan et définir le compte de résultat, au moment de la clôture de l'exercice. Chaque opération comprend une saisie à la fois en crédit et en débit. Chaque saisie correspond à une pièce justificative, conservée au sein du service de comptabilité. Cette traçabilité garantit la fiabilité de la comptabilité en cas de contrôle ou d’audit financier par les experts comptables.

Comment passer l'écriture en comptabilité ?

L’enregistrement comptable correspond à une procédure spécifique et commune à toute organisation comptable.

Exemple d'écriture comptable d'achat

Tout d’abord, il convient de choisir le journal adapté au type de saisie. Par exemple, la saisie d’un remboursement de frais professionnels d’un employé de l’entreprise relève du journal achat, car il s’agit de frais pour l’entreprise.

Ensuite, l’écriture comptable répond à des règles de libellé :

• date du mouvement comptable ;
• numéro de compte concerné ;
• nature de l’opération ;
• référence du justificatif ;
• montant lié au mouvement, reporté au crédit et au débit.

Chaque opération est référencée dans l’ordre chronologique afin de maintenir des états financiers actualisés. L’encodage des mouvements est réalisé tout au long de l’exercice comptable, dans l’objectif de fournir la base préparatoire au bilan comptable. 

Comment faire de la saisie comptable ?

La saisie comptable fait partie des obligations comptables des entreprises, des sociétés, des associations et autres organisations à but non lucratif. Il s’agit même du premier critère de la tenue d’une comptabilité. Seuls les entrepreneurs individuels relevant du régime de la micro-entreprise sont exemptés de cette obligation.

L’enregistrement des pièces comptables peut être réalisé par n'importe qui, dans l’absolu. Cependant, étant donnée l’importance d’un suivi rigoureux et maîtrisé, de nombreuses organisations recrutent un comptable de métier. 

Ensuite, l’interface de saisie est libre. Les petites structures ont conservé des habitudes de saisie sur papier, mais cela reste à la marge. Nombreuses sont les organisations à disposer d’un logiciel de comptabilité afin de gagner un temps précieux et d’éviter les opérations de double saisie, ce qui peut être fréquent lorsqu’il n’y a aucun outil de centralisation des données.

Le logiciel de comptabilité permet une gestion dématérialisée des données et permet d’attribuer des délégations pour viser des documents et valider des mises en paiement sur les comptes, notamment dans le cas d’une gestion multi-sites. Il existe des logiciels spécifiques pour tous les types de comptabilité.

Il est également possible d’externaliser la tenue de sa comptabilité. Dans ce cas, le recours à un expert-comptable est impératif.

Comment saisir sa comptabilité en crédit et débit ?

Pour comprendre les écritures comptables, il faut savoir que la logique de saisie n’est pas tout à fait similaire à celle de l’action à enregistrer.

Exemple : écriture comptable d'une vente

Par exemple, la comptabilisation d’un acte de vente d’un produit correspond à une série d’opérations de saisie :

1. La vente du produit donne lieu à la saisie de la somme dans la colonne crédit, mais également au débit en créances clients.
2. Une fois que la facture est effectivement réglée par le client, le comptable passe une nouvelle écriture pour passer la créance de débit à crédit. La vente du produit passe en valeurs à encaissement, au débit, dans l’attente de la mise en banque.
3. Lorsque le règlement est bien encaissé auprès de la banque, le vente du produit passe au crédit en valeur à encaissement, trouvant son pendant en débit du côté de la banque.

C’est la raison pour laquelle les écritures comptables concernent des flux et non des actions. Une action commerciale peut donner lieu à trois passages d’écriture différents. Pour faciliter le repérage des plusieurs saisies relevant de la même opération, il est possible de leur donner lettrage spécifique et commun.

Comment annuler une écriture après enregistrement comptable ?

Une écriture enregistrée dans un journal comptable ne peut pas être annulée, suite à la loi anti-fraude aux déclarations de TVA de 2018. Il est recommandé d'éviter ce genre d'opération pour maintenir des écritures comptables fiables. Il n'y a pas d'exception à cette règle, mais il existe des procédures rectificatives en fonction du type d'erreur.

Opération comptable rectificative

La première solution consiste à extourner une écriture passée deux fois, par exemple. Le principe de l’extourne, aussi appelée contre-passation, est le suivant : l'effet de l'écriture initiale est annulé en passant une écriture inverse. Ces écritures de régularisation permettent de corriger facilement une erreur de production de facture en double, par exemple.

Rectification d'écriture comptable client

Ensuite, en cas de d'erreur de saisie sur des factures de ventes déjà remises au client, différentes solutions sont possibles pour rectifier les écritures sur les comptes inscrits au journal comptable : 

• faire un avoir si la facture a déjà été réglée par le client ;
• éditer une nouvelle facture rectificative si la facture en cours n'a pas encore fait l'objet d'un paiement.

Dans ce cas, il convient de prévenir le client le plus rapidement afin d'éviter de gérer une dette et de saisir un  mouvement bancaire supplémentaire. Ensuite, la nouvelle facture reprend les termes de la première, en corrigeant les informations erronées (erreur de montant saisi, par exemple). Cette nouvelle pièce comptable dispose d'un numéro propre, afin de bien apparaître dans le grand livre par la suite.

Comment automatiser ses écritures comptables ?

La saisie comptable est une activité chronophage. Elle peut impacter le chiffre d'affaires de l'entreprise si elle a recours à des cabinets d'expertise comptable pour réaliser des mouvements d'écriture simples. L'automatisation de l'écriture comptable est un excellent moyen de gagner du temps dans la chaîne de production des pièces.

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