Contrôle fiscal en entreprise : ce qu'il faut savoir

Le fisc est à la TVA, ce que l’Urssaf est aux cotisations sociales a-t-on l’habitude d’entendre dans notre milieu. Il faut dire que le fisc, on ne sait pas grand chose de lui, pourtant c’est l’institution administrative de l’État chargée d’établir et de collecter l’assiette des impôts directs et indirects, dont la TVA. De son nom complet - l’administration fiscale - le fisc est l’entité qui surveille le bon déroulé du système de TVA : il détecte les anomalies dans les déclarations, analyse la comptabilité des entreprises et les identifie ou non à une tentative de fraude. En cas de fraude avéré, l’entreprise peut être poursuivie pénalement.

La DGFIP et la DGDDI

L’administration fiscale française est composée de deux entités : la Direction générale des finances publiques (DGFiP) et la Direction générale des douanes et des droits directs (DGDDi). Dans notre cas, nous nous intéressons à la DGFiP. La France repose sur un système déclaratif ce qui signifie que les contribuables sont tenus de remplir correctement leurs déclarations fiscales destinées à l’administration fiscale. Il existe ainsi une relation de confiance à la base et, jusqu’à preuve du contraire, les déclarations envoyées par les contribuables sont présumées correctes et exactes.

Dans la ligne de mire du fisc ? Préparez-vous au contrôle fiscal

Pour se préparer il faut comprendre ce que l’on attend de vous.

Qu’est-ce qu’un contrôle fiscal ?

Un contrôle fiscal est l’opération initiée par les agents du Trésor Public pour vérifier que les informations présentées dans les déclarations fiscales par les contribuables sont en accord avec les informations dont dispose l'organisme. Avant toute procédure, le il doit envoyer un avis de vérification au contribuable par courrier recommandé. Ce dernier doit contenir certaines mentions obligatoires sans quoi cela entraîne immédiatement la nullité de la procédure : les années qui sont soumises à vérification, le délai d'au moins deux jours entre la réception de l'avis et la première visite de l'inspecteur.

À l’issu du contrôle fiscal, il fait part de la conclusion de la vérification : soit le contrôle n’a pas fait ressortir d’anomalies, ni d’irrégularité, ni de fraude, à ce moment-là, vous recevrez un avis d’absence de redressement ; dans le cas contraire, votre entreprise sera en redressement et on vous fera parvenir une proposition de rectification, anciennement connue sous le nom de “notification de redressement”. Une proposition de rectification est un acte permettant à l'administration fiscale de « rectifier », c'est-à-dire de corriger une erreur d'imposition. Prenons un exemple, si vous avez fait des erreurs de saisies ou omis d’indiquer certaines parts de revenus, ces erreurs peuvent être rectifiées.

La proposition de rectification, faite par écrit, doit contenir certaines mentions obligatoires :

La date de la proposition de rectification et les délais de réponses octroyés au contribuable ;
Le nom, le service, le grade et la signature manuscrite du contrôleur ;
Les documents d’imposition et les années étudiés par le vérificateur doivent être précisés ;
L'indication de la nature de la procédure de rectification suivie et ses motivations ;
La faculté d’être assisté d’un conseil fiscal qui pourra vous conseiller et vous aider à répondre ou à discuter la proposition de rectification ;
La mention de l'application éventuelle de sanctions fiscales ;
Le montant des amendes, des majorations et intérêts de retard, des taxes résultant des rectifications notifiées.

Quels sont les éléments qui déclenchent un contrôle fiscal ?

Rien ne se fait par hasard. Habituellement, les entreprises se font contrôlées tous les 7 ans ; pour les entreprises de taille supérieure, les contrôles sont plus réguliers, environ tous les 4 ans.

L’intervention de l'admnistration fiscale peut être motivée par :

Des différences entre ce qui a été déclaré par l’entreprise et les renseignements dont dispose il dispose (les documents justificatifs, déclarations des autres professionnels …)
Diminution soudaine du chiffres d’affaires - les résultats de l’entreprise semble anormalement bas comparativement aux résultats escomptés et à la déclaration de TVA faite ce qui peut correspondre à une dissimulation d’activité i.e. des chiffres d’affaires non déclarés par exemple
Une entreprise qui connaît une importante restructuration : fusion, reprise, …
Une entreprise qui a mauvaise réputation auprès de l'administration fiscale après plusieurs contrôles les années précédentes par exemple, des déclarations régulièrement en retard, … L’absence complète de déclaration
Minorations de cotisations sociales relevées par l’Urssaf lors de ses contrôles ou encore l’existence d’employés non-déclarés, payés en espèce ou avec des chèque-clients
Modification soudaine de l’activité et du comportement de l’entreprise : soudaine croissance du poste « autres charges », baisse subite ou augmentation des livraisons intra-communautaires, … En somme toute activité anormale peut éveiller les soupçons du fisc
Une entreprise avec des activités dites « sensibles » : commerçant, restaurant, services d'aide à la personne, ...

Les leviers d'actions du fisc

Le contrôle sur pièce - dit du bureau

Il permet de vérifier l’exactitude des informations déclarées et de corriger les erreurs évidentes (insuffisances, inexactitudes, omissions ou dissimulations) constatées dans les déclarations.

Amené à analyser de manière exhaustive les déclarations réalisées par l’entreprise (pas d’erreur de comptabilité, ni de résultats frauduleux), il peut demander à avoir tous les documents justificatifs à portée de main afin de mener à bien cette mission :

les informations du dossier de l’entreprise (déclarations des années passées, …)
si besoin, de renseignements supplémentaires recueillis auprès de l’entreprise concernée (via une lettre recommandée listant les documents demandés)
ou auprès des tiers dans le cadre légal de l’exercice du droit de communication. On pense aux établissements financiers, aux clients, aux fournisseurs, …

Si les informations suffisent à expliquer clairement ce qui avait été repéré comme une anomalie, le dossier est clos. Si tel n’est pas le cas, le contrôle fiscal peut se prolonger en un contrôle sur place dans l’entreprise.
Le droit de communication est “ le droit reconnu à l'administration fiscale de prendre connaissance et, au besoin, copie de documents détenus par des tiers (entreprises privées, administrations, établissements et organismes divers, etc.) ” (source : Bulletins Officiels des Finances Publiques - Impôts).

Le contrôle sur place avec une vérification de comptabilité

Il permet à l'organisation fiscale de s’assurer de l’exactitude des informations déclarées en confrontant les différents documents comptables de l’entreprise (livres comptables, factures, relevés de comptes bancaires, contrats, …). De même, l’agent vérificateur envoyé par le fisc est autorisé à prendre connaissance de tous les documents permettant de l’éclairer sur l’activité du contribuable (statuts de la société, organigramme, …). La plupart du temps, il intervient lors de contrôles ciblés.

Cette procédure est encadrée : le contribuable doit en être informé par voie postale d’un avis de vérification accompagné de la charte des droits et obligations du contribuable vérifié (cf plus haut). Avant tout déplacement des agents du fisc, il est possible qu’on vous demande les fichiers des écritures comptables (FEC). Les FEC forment la première base de travail pour le fisc.

Le FEC est un document assez dense. Il doit prendre un format spécifique défini dans l’article A. 47 A-1 du livre des procédures fiscales (nom du fichier, séparation des enregistrement et des zones, …) et couvrir l’ensemble des journaux existants dans la comptabilité de l’entreprise. Le FEC doit contenir en somme les informations suivantes :

Code journal de l’écriture comptable
Libellé journal de l’écriture comptable
Numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
Date de comptabilisation de l’écriture comptable
Date de validation de l’écriture comptable
Libellé de l’écriture comptable
Lettrage de l’écriture comptable
Numéro de compte
Libellé de compte
Numéro de compte auxiliaire
Libellé de compte auxiliaire
Date de lettrage
Référence de la pièce justificative
Date de la pièce justificative
Montant au débit
Montant au crédit
Montant en devise
Identifiant de la devise

Si les délais de remise des fichiers demandés ne sont pas respectés - souvent quinze jours après réception de la lettre recommandée -, votre entreprise est exposée à une amende de 5000 euros et cela peut se solder directement par une vérification de comptabilité dans les locaux de votre entreprise.

L’examen de comptabilité

Il permet de réaliser la procédure de contrôle fiscal à distance pour les entreprises à partir de documents comptables remises sous forme dématérialisée. Les fichiers des écritures comptables (FEC) vous seront demandés sous la quinzaine à compter de la réception de l’avis vérification. Là aussi, l’entreprise doit être informée de l’examen de comptabilité par courrier recommandé.

L’examen contradictoire de la situation fiscale personnelle (ESFP)

L'examen lui permet de vérifier que les déclarations sont bien en accord avec les revenus du contribuable, i.e. vérifier qu’il existe une cohérence entre les revenus déclarés et la situation patrimoniale, la situation de trésorerie et les éléments du train de vie des membres du foyer fiscal du contribuable. Un avis d’examen doit être envoyé par le fisc au contribuable en y précisant :

Les années qui sont soumises à vérification,
Que le contribuable peut être assistée d’un conseil fiscal - il s’agit souvent de la présence d’un avocat fiscaliste,
Qu’il est demandé, dans un délai de 60 jours, la réception de tous les relevés des comptes financiers de toute nature et des comptes courants sur lesquels le contribuable et les membres de son foyer fiscal ont réalisé des opérations personnelles durant les années soumises à vérification.

Quelles sanctions pour une fraude fiscale ?

Qu’appelle-t-on une fraude fiscale ? Selon le site officiel de l'administration française, vous commettez une fraude fiscale lorsque vous utilisez délibérément un des procédés suivants pour échappez ou tenter d’échapper à l’impôt : omission volontaire de faire la déclaration, dissimulation de biens ou revenus soumis à l’impôt, toute manoeuvre visant à empêcher le recouvrement de l’impôt. Le dispositif mis en place par l'administration fiscale dans la lutte contre la fraude fiscale s’établit sur deux niveaux :

Les sanctions administratives

Si votre erreur est involontaire : un oubli, une faute de saisie, il estime que vous êtes de bonne foi, il s’agit pour le moment d’une mise en garde, vous n’aurez à payer que le nouvel impôt avec 10% de pénalités

Si votre erreur est volontaire, il estime que vous avez été de mauvaise foi. À ce moment-là, les pénalités se basent sur le montant des erreurs qui ont été commises dans les déclarations, le nombre d’erreurs et la nature de ces dernières :

10% de majoration en cas de déclaration non déposée (avec des intérêts s’élevant à 0,2% par mois de retard),
40% de majoration pour un manquement délibéré,
80% en cas d’activités visant à tromper
100% en cas d’entrave au contrôle fiscal,

Les sanctions pénales

Aux sanctions fiscales précédemment citées, vous risquez 500 000 euros d’amende et 5 ans d’emprisonnement. En fonction du type de fraude (précisé sur le site de l’administration française), les peines peuvent aller jusqu’à 7 ans d’emprisonnement, les amendes peuvent s’élever à 3 millions d’euros, à cela s’ajoutent : l’interdiction d’exercer une activité, la suspension du permis de conduire, l’affichage et la diffusion de la décision de justice …

Nos conseils

Être prêt pour un contrôle fiscal est un effort de longue haleine : conserver toutes vos factures, tous les justificatifs permettant d’accréditer une dépense : opter pour un logiciel proposant l’archivage numérique à valeur probante (archivage 10 ans minimum). La solution Mooncard s’occupe intégralement de vos dépenses internes i.e. des notes de frais, depuis la dépense enregistrée avec la carte bancaire, à l’édition automatisée et au pré-remplissage de la note de frais, jusqu’à la conservation numérique du justificatif, automatiquement demandé à la fin de chaque dépense. N’ayez plus peur d’égarer un justificatif que ce soit pour l’Urssaf ou pour le fisc et même pour vos collaborateurs qui, de fait, ne pourront pas prétendre à un remboursement par l’entreprise.
Archivez correctement vos documents tout au long de l’année : opter là aussi pour un logiciel.
Préparez les conditions matérielles de l’intervention : les locaux qui accueilleront l’agent du fisc, les documents en amont pour faciliter le travail de l’agent du fisc, …
Faites-vous accompagner par un professionnel de la fiscalité et/ou par votre expert-comptable
Le contrôle fiscal est avant tout une rencontre humaine: soyez courtois, donnez les moyens au vérificateur de mener sa mission à bien - tout comme vous, l’agent du fisc souhaite que la mission s’étende le moins possible dans le temps - de fait, éviter les reports et les tentatives de dissimulation, désigner une personne de votre équipe qui sera l’interlocuteur privilégié de l’agent du fisc pour l’accompagner dans sa mission (répondre à ses questions, …), négocier les délais de paiement et les montants à régler en argumentant vos raisons, …

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