Procédure de circularisation : quelle est son utilité ?

Qu’est-ce qu’une procédure de circularisation comptable ?

La circularisation est également appelée « procédure de confirmation directe ». Elle consiste, pour un expert-comptable ou un commissaire aux comptes, à soumettre une demande à un tiers lors de son audit d’une entreprise. Cette sollicitation, par lettre ou contact téléphonique, peut concerner de nombreux interlocuteurs habituels de la société. Cela inclut par exemple un client, ses avocats voire les banques où l’entreprise détient un compte.

Pour rappel, la majorité des entreprises ont l’obligation de tenir des états comptables valides et de tracer l’intégralité des flux financiers selon les règles de la comptabilité générale. Cette procédure, en droit français, implique notamment le calcul du solde de trésorerie et la rédaction de certains documents obligatoires comme :

Le compte de résultat, recensant le montant des produits et les charges de l’entreprise à la clôture de l’exercice ;

Le bilan comptable, consacré au montant des actifs et passifs de l’entreprise ;
L’annexe comptable contenant de nombreuses informations complémentaires sur l’exercice ayant fait l’objet d’une clôture ou en cours.

Ces différents états comptables peuvent ensuite faire l’objet d’une vérification inopinée par l’administration dans le cadre d’un contrôle fiscal, mais aussi d’un audit interne. Ce dernier est réalisé par un expert-comptable ou par le commissaire aux comptes désigné lors d’une assemblée générale de la société. C’est dans ce dernier cadre que l’auditeur (ou « réviseur ») peut décider de circulariser certaines informations.

À quoi sert une procédure de circularisation ?

La procédure de confirmation directe est bien souvent essentielle pour le réviseur en charge de l’audit. Elle a pour principal intérêt de vérifier les informations disponibles au sein de la société faisant l’objet du contrôle. En comptabilité, les circularisations poursuivent la plupart du temps un objectif double. Il s’agit à la fois :

De confirmer le calcul ou l’existence d’un solde chez un partenaire d’affaires ;
D’éprouver la sincérité des comptes fournis par l’entreprise, et leur adéquation avec la situation comptable réelle chez ses principaux interlocuteurs.

Bon à savoir

Quelles sont les limites de la circularisation ?

La circularisation, certes utile, n’est pas le seul modèle envisageable pour l’engagement de la vérification des informations comptables. En effet, tous les contacts sollicités (avocats, banques, fournisseurs, clients…) ne vont pas nécessairement adresser une réponse. D'autre part, les comptes de tiers ne sont pas les seuls éléments externes portés au bilan comptable d’une entreprise.

Dans quel cadre engager une circularisation comptable ?

La circularisation des comptes de l’entreprise auprès d’un tiers peut intervenir dans deux situations bien distinctes.

La certification obligatoire et annuelle de la comptabilité d’une société par un commissaire aux comptes (CAC), dans le cadre d’un audit légal, implique souvent ce type de contrôle. Pour rappel, la désignation d’un CAC est une obligation dans les entreprises déclarant :

un bilan comptable total supérieur ou égal à 4 millions d’euros
ou un chiffre d’affaires de plus de 8 millions d’euros.

Un audit financier peut aussi intervenir a posteriori, pour engager une vérification par un expert-comptable mandaté. Il peut être fait appel à un réviseur en interne ou à un audit externe par un cabinet expert, en fonction des attentes et des objectifs de l’entreprise.

Bon à savoir

Une obligation d’information du chef d’entreprise

L’auditeur ou réviseur doit aviser le chef de l’entreprise contrôlée des demandes de confirmation directe envisagées, et de la liste des destinataires. La direction de la société peut alors s’opposer à certaines de ces demandes de confirmation si elle les juge non appropriées. Elle doit toutefois avancer des motifs valables.

Auprès de qui circulariser les informations comptables ?

L’engagement d’une circularisation par le réviseur des comptes est susceptible de concerner n’importe quel « partenaire d’affaires » de l’entreprise faisant l’objet du contrôle. En pratique, la procédure consiste à faire parvenir une demande de relevé de compte au destinataire (par lettre ou tout autre moyen).

Quatre catégories de destinataires sont le plus souvent concernées par les procédures de confirmation directe :

Les banques ;
Les assurances ;
Les fournisseurs ;
Les clients.

Dans le cas des banques et des assurances, les sollicitations du réviseur s’apparentent plutôt à des demandes d’informations. Il peut s’agir par exemple de vérifier la signature des chèques ou les règles de procuration pour chaque compte bancaire. L’auditeur peut aussi s’intéresser à la mise à jour du contrat d’assurance pro et au montant actuel des immobilisations.

Du côté des fournisseurs et des clients, la procédure est davantage orientée vers la vérification du solde de compte pour confirmer sa concordance avec les états comptables de la société elle-même.

D’autres interlocuteurs moins fréquents, enfin, peuvent être mobilisés pour enrichir le dossier en cours d’instruction :

Les avocats de l’entreprise sont une source utile d’information concernant les divers litiges et procès en cours, pouvant induire certaines dettes à intégrer.

Les administrateurs et mandataires judiciaires complètent le dossier de l’expert-comptable concernant les dettes et créances totales de la société.
La consultation du greffe du tribunal de commerce renseigne sur l’existence éventuelle d’une inscription de privilège.

Chaque activité, dépense, recette, action des collaborateurs a une incidence sur les résultats et la performance de l'entreprise. Pour un suivi précis des notes de frais de vos collaborateurs, pensez à Mooncard ! Notre solution de gestion des frais professionnels du paiement jusqu'aux écritures comptables dispense votre service comptabilité d’une grande partie des saisies manuelles et rébarbatives. Cela inclut le calcul automatique du montant de TVA.

Il vous est possible de réserver une démonstration dès maintenant et sans aucun engagement.

Découvrez plus d'articles sur la thématique de la comptabilité :

Contrôle interne comptable : définition, intérêt, objectifs

Se tenir au courant des dernières actualités

Tous nos conseils sur la gestion des notes de frais en un email