Les séminaires, les team buildings et toutes formes d’événements professionnels font partie intégrante de la vie d’une entreprise. Ils permettent de souder vos équipes mais aussi de les fédérer autour de valeurs communes. Naturellement, l’organisation implique des dépenses que vous devez estimer en amont.
Définissez vos objectifs
La première étape consiste à fixer les objectifs de l’événement car elle détermine le reste de l’organisation. Plusieurs formats peuvent en effet être envisagés, entre autres :
- le séminaire de formation qui consiste en un apprentissage thématique qui s’adresse à une partie de l’équipe ou à l’ensemble des collaborateurs ;
- l’incentive qui regroupe les forces de vente afin d’évaluer les résultats des ventes et identifier les nouvelles stratégies à privilégier ;
- le séminaire d’intégration qui vise à accueillir les nouvelles recrues afin qu’elles puissent rapidement trouver leurs marques ;
- le team building qui renforce la cohésion et qui amène les collaborateurs à développer l’esprit d’équipe plutôt que la compétitivité ;
- l’événement de lancement d’un nouveau produit ou service ;
- la célébration de l’anniversaire de l’entreprise ;
Vous pouvez évidemment créer une formule sur-mesure si vous le souhaitez, les objectifs étant librement fixés par chaque entreprise.
Identifiez vos besoins
Une fois que vous aurez déterminé vos objectifs, vous serez en mesure de dresser la liste des participants. A partir de là, il sera plus simple de chercher un lieu pour la tenue de l’événement.
Pensez ensuite aux dépenses matérielles et logistiques. Dans la mesure où un événement d’entreprise dure au moins une journée, il sera nécessaire de prévoir la restauration des participants. Pour cela, il faudra louer du mobilier : des buffets à napper pour une formule self-service, des tables et des chaises pour que le repas se déroule confortablement, du mobilier lounge à l’instar des banquettes et chauffeuses pour inviter les participants à se détendre… Référez-vous à des professionnels de la location comme Options pour trouver tout ce qu’il vous faut.
Sans surprise, il faudra prévoir le repas lui-même. Il est conseillé de comparer les propositions de plusieurs traiteurs afin d’identifier les offres au meilleur rapport qualité/prix. En amont, pensez à vous informer sur les éventuelles restrictions alimentaires de vos collaborateurs (allergies, restrictions religieuses, etc.)
Les animations sur place ne doivent pas être négligées. Indépendamment des objectifs initialement fixés, il est en effet essentiel que vos collaborateurs prennent plaisir à leur participation. Même si vous planifiez une session de travail, il reste nécessaire de prévoir des jeux et des pauses relaxantes. Il pourrait être nécessaire de louer le matériel, ce qui doit être pris en compte dans le budget.
A tout cela vous devez ajouter les frais de déplacement, les éventuels cadeaux d’entreprise qui servent à motiver et à récompenser vos collaborateurs, sans oublier les frais de location du lieu choisi. Incluez également une marge d’imprévus en prévision des dépenses non anticipées.
Le budget événementiel peut être optimisé en faisant jouer la concurrence. Sa gestion sera également optimisée par l’utilisation des cartes corporate Mooncard qui vous font gagner du temps et qui assurent la transparence des dépenses. Réservez votre démo pour obtenir les détails de cette solution de paiement innovante.
