D'après une étude récente de McKinsey*, près de 60 % des professions comportent au moins un tiers de tâches pouvant être automatisées. Et les entreprises consacrent en moyenne 1/4 de leur temps de travail administratif à la saisie manuelle de données issues de factures et de reçus. C’est un processus chronophage et source fréquente d'erreurs.
Déjà disponible sur l'application mobile, la fonctionnalité OCR (reconnaissance optique de caractères) de Mooncard est maintenant accessible sur toutes les plateformes. Elle offre une flexibilité optimale pour la gestion des notes de frais. En effet, elle scanne automatiquement les montants, les dates, la TVA et les devises. C’est un gain de temps pour les professionnels et une précision renforcée des données ! Mooncard simplifie le suivi des justificatifs et facilite la récupération de la TVA !
L'OCR Mooncard : la réponse à la saisie manuelle
La saisie manuelle des informations de reçus et factures représente un travail laborieux quotidien pour de nombreux collaborateurs. Voici comment l’optimiser.
Un gain de temps apprécié pour les collaborateurs
Chaque justificatif demande du temps pour être traité et saisit, et des erreurs peuvent survenir, ce qui nécessite des vérifications et corrections répétitives. Grâce à l'OCR intégré de Mooncard, les données clés des documents papier et PDF sont automatiquement extraites, pré-remplies et prêtes à être validées.
Disponible dès maintenant sur l'application web en complément de l'application mobile, cette technologie améliore considérablement l'expérience des utilisateurs. Les collaborateurs peuvent ainsi justifier leurs dépenses en quelques secondes, sans risque d'erreur de saisie.
Un impact financier direct pour les comptables
L'OCR Mooncard donne la possibilité également de réduire le coût de gestion des dépenses professionnelles, car elle améliore la précision des données liées à la TVA. En effet, lors de la numérisation des justificatifs, l'OCR capte le montant total et la devise, mais aussi des éléments essentiels comme le montant de TVA, le taux applicable, et le numéro de TVA intracommunautaire. Cette fiabilité décuplée aide les équipes comptables à éviter les erreurs de récupération de TVA. De plus, les équipes comptables peuvent se fier aux informations extraites pour établir les déclarations fiscales de manière rigoureuse et conforme.
Fonctionnement et mise en pratique de l'OCR sur l'application web
Découvrez en un coup d'œil les fonctionnalités de l’OCR pour l’appli Web de Mooncard.
1. Simplification des étapes de traitement
Il suffit de télécharger un justificatif depuis le formulaire de dépense, par mail ou via la page "justificatifs" de l'application web. L'OCR lit et extrait automatiquement les informations, éliminant ainsi la nécessité pour l'utilisateur de saisir chaque champ manuellement.
2. Détails extraits automatiquement
En quelques secondes, les informations suivantes sont extraites et pré-remplies :
- Montant de la dépense
- Date
- Émission
- Description
- Pays
- Montant de TVA
- Taux de TVA
- Numéro de TVA intracommunautaire
Cette automatisation accélère considérablement le traitement des notes de frais et garantit une saisie correcte et vérifiée des données.
3. Une lecture multi-langues pour une utilisation internationale
L'OCR Mooncard prend en charge la lecture de documents en 8 langues (FR, EN, ES, PT, DE, IT, NL, CA), ce qui rend son utilisation pratique pour traiter vos factures et reçus en langue étrangère, notamment lors de déplacements professionnels et de dépenses internationales.
4. Système de tags pour une lisibilité supérieure
Que ce soit sur l'application web ou mobile, les informations capturées sont visualisées avec des tags violets à droite des champs concernés. Cela simplifie ainsi le contrôle des données extraites.
Promesse Mooncard : moins de saisie manuelle, plus d’économies
Avec l'OCR Mooncard, la saisie manuelle appartient au passé. Les collaborateurs peuvent traiter leurs notes de frais en quelques clics, ce qui libère du temps pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. L'automatisation du processus limite également les frictions pour les utilisateurs, qui n'ont plus besoin de vérifier et de saisir chaque champ. Ainsi, cette agilité simplifie la gestion globale des dépenses et elle contribue à une meilleure productivité
Les limites actuelles de l'OCR et perspectives d'amélioration
Bien que l'OCR de Mooncard simplifie considérablement le traitement des justificatifs, certaines limites techniques existent. Par exemple, le système ne détecte pas encore les doublons, les reçus non conformes, les faux justificatifs ou les montants de TVA erronés. Mooncard travaille activement à l'amélioration de cette technologie et envisage de nouvelles mises à jour pour encore optimiser le processus. Dans les prochains mois, les utilisateurs peuvent s'attendre à des avancées dans la reconnaissance des données et à une intégration encore plus aisée dans l'écosystème Mooncard.
La nouvelle fonctionnalité OCR sur l'application web de Mooncard accorde aux professionnels de gagner en efficacité et en précision dans la gestion des notes de frais. Elle répond aux défis de la saisie manuelle en automatisant le traitement des données, notamment les risques d'erreurs. Elle propose également aux entreprises de récupérer la TVA de manière optimale. Pour simplifier votre gestion des dépenses, découvrez la fonctionnalité OCR note de frais de Mooncard dès aujourd'hui sur l'application web et transformez la saisie des notes de frais en une tâche rapide et fiable !
Sources :
Jobs lost, jobs gained: What the future of work will mean for jobs, skills, and wages
