Quels sont les frais déductibles et comment les déclarer ?

Comment savoir si une dépense est déductible ?

En tant que freelance, vous vous êtes sans doute déjà posé la question de savoir si une dépense pouvait être ou non comptabilisée comme une charge pour l’entreprise. Quelles sont les règles applicables mais aussi quel est l’impact financier ? C’est ce que nous allons présenter.

Depuis le début de sa création, vous avez engagé un certain nombre de frais nécessaires au lancement ainsi qu’au développement de votre activité. Vous avez par exemple acheté un ordinateur ou encore du mobilier de bureau pour votre espace de travail. Sachez que ces dépenses peuvent être comptabilisées comme des charges si bien entendu elles respectent certaines conditions, que nous abordons plus bas.

Mais que signifie le terme “déductible”. Et bien tout simplement, s’il s’avère qu’une dépense répond aux diverses conditions de déductibilité, il est possible de l’intégrer aux charges de votre société venant ainsi réduire le bénéfice. En effet, le montant du bénéfice ou de la perte s’obtient en calculant la différence entre les charges et les produits. Si les produits sont supérieurs aux charges, vous êtes face à un bénéfice et au contraire si les charges sont plus importantes que les produits générés, une perte est constatée.

Pour être qualifiée de “déductible”, une charge doit répondre aux critères suivants :

• Elle doit tout d’abord être engagée dans le cadre de votre activité professionnelle et donc avoir un lien direct avec la gestion et le développement de votre entreprise. Aucun frais personnel ne pourra est comptabilisé comme charge.
• Cette charge doit aussi relever d’une gestion normale, donc ne pas être d’un montant trop excessif.
• Elle doit être comptabilisée dans les charges de l’exercice auquel elle se rattache. Par exemple, si la dépense a lieu en 2020, elle doit être enregistrée dans les charges relevant de l’exercice comptable 2020.
• Toute charge doit également pouvoir être justifiée, d’où la nécessité de conserver tous vos justificatifs de dépense afin d’attester de sa réalité. Pensez que pour chaque frais déclaré, il vous faut une pièce justificative comme une facture.
• Enfin, il est aussi important de savoir qu’il existe un certain nombre de dépenses qui sont expressément exclues par la loi de la liste des dépenses déductibles. Nous revenons plus bas sur la nature de ces frais.

Bon à savoir : Si vous êtes micro-entrepreneur, vous n’avez pas la possibilité de déduire de charges. En effet, avec ce régime ultra-simplifié le montant de l’impôt sur le revenu est calculé en appliquant directement un pourcentage sur votre chiffre d’affaires, sans possibilité de déduire des charges. En tout cas, cela est vrai si vous avez opté pour le versement libératoire. Alors qu’en société, le résultat fiscal est égal au chiffre d’affaires auquel on a retranché les dépenses déductibles.

C’est sur cette base qu’est calculé l’impôt. Toutefois, si vous êtes en micro-entreprise et que vous n’avez pas opté pour le versement libératoire, un abattement forfaitaire s’applique afin de déduire un pourcentage représentatif de vos frais professionnels.

Retenez donc que sous ce régime en exerçant l’option, vous n’avez pas à vous poser la question de la déductibilité puisque vous ne pouvez déduire aucun frais.

Des exemples de frais déductibles

Maintenant que nous savons quels sont les critères de déductibilité, nous allons voir des exemples de frais que vous pouvez faire passer en charges déductibles dans le cadre la comptabilité de votre société.

Tous les achats de petits matériels, de fournitures de bureau, de matières premières répondent aux critères de déductibilité car ils sont engagés dans le cadre de votre activité professionnelle. En ce qui concerne le petit matériel, si le montant unitaire dépasse les 500 euros HT, vous avez la possibilité d’amortir ce bien. Dans ce cas, des amortissements passeront en charge afin de compenser sa dégradation due à son utilisation.

En tant que consultant et prestataire de service, vous pouvez penser de prime abord que le montant de vos dépenses déductibles ne sera pas très important. Toutefois, sachez qu’en plus des dépenses énoncées précédemment d’autres frais peuvent être comptabilisés comme charges et sont donc déductibles de votre résultat fiscal. Il y a par exemple, les frais de repas ou les frais de déplacement. Par frais de déplacement on entend frais d’hébergement, indemnités kilométriques, location d’un véhicule etc. Ils doivent bien entendu être réalisés dans le cadre de votre activité professionnelle, comme par exemple lors de prospection client. Les montants doivent être raisonnables.

Autres dépenses déductibles, les frais de locaux : si vous louez un local dans le cadre de votre activité professionnelle, cette dépense est déductible du résultat fiscal. Pensez également que si vous travaillez depuis votre domicile, vous pourrez aussi déduire une partie de votre loyer en fonction de la surface utilisée à titre professionnel.

Autres dépenses, les frais de communication : vous pouvez déduire un forfait de téléphone ou encore une partie de l’abonnement internet. Les frais de publicité ainsi que ceux liés à la création et la maintenance d’un site internet répondent eux aussi à la définition de déductibilité.

Si vous avez des frais de formation, pensez à les déclarer également dans vos charges. De plus, sachez que ces derniers donnent droit à un crédit d’impôt.

Les exceptions : les charges non déductibles

Toutes les dépenses à caractère exceptionnelles ne peuvent pas être déduites de votre résultat fiscal. Par “exceptionnel” on entend par exemple les pénalités et amendes (Urssaf, DGFIP, DGCCRF, douanes) ou encore les dons à des partis politiques.

La loi explique exclut également les dépenses qualifiées de “luxueuses” telles que l’achat d’un bateau de plaisance, la chasse, la pêche etc.

Comment et pourquoi les déclarer ?

Comme vous l’avez compris, l’intérêt derrière cela est bien entendu de réduire le montant de votre base imposable. En effet, l’impôt à payer ne va pas être calculé sur le chiffre d’affaires, comme cela est le cas si vous êtes micro-entrepreneur ayant exercé l’option. L’impôt est calculé une fois que l’on a déduit du chiffre d’affaires l’ensemble des charges énoncées ci-dessus. D’où l’intérêt à porter à ces frais déductibles.

Maintenant passons à la dernière partie, à savoir comment fait-on pour déclarer comptablement l’ensemble de ces dépenses comme des charges déductibles. Tout d’abord, comme nous l’avons vu précédemment, il est très important que vous gardiez tous vos justificatifs de dépenses car sans eux l’administration fiscale peut remettre en question leur réalité. Pour cela, n’hésitez pas à utiliser des applications comme Tiime Invoice. Celle-ci vous permet notamment de conserver en format dématérialisé l’ensemble de vos justificatifs. Il vous suffit de le prendre en photo ou d’enregistrer votre pièce jointe dans l’application. Une fois enregistrés, tous ces justificatifs dématérialisés ont une valeur probante donc vous n’avez plus à conserver et archiver dans vos armoires l’ensemble de vos factures ! Plutôt pratique non ?

Concernant leur déclaration, les charges apparaissent dans le document comptable appelé compte de résultat. Ce dernier est composé des charges d’un côté et des produits de l’autre. Les charges correspondent à toutes les dépenses alors que les produits au contraire à des entrées de ressources.

Une des règles essentielles en comptabilité, est de rattacher la charge à l’exercice auquel elle se rapporte. Toutefois, il peut arriver que des charges concernent l’exercice N, mais que vous ne receviez la facture qu’en N+1. Par ailleurs, il arrive aussi parfois, notamment pour les factures d’électricité, d’avoir une charge s’étalant sur plus d’un exercice comptable. Toutes ces opérations nécessitent des traitements comptables spécifiques plus compliqués.

Par ailleurs, si vous êtes créateur d’une entreprise et avez engagé des dépenses en amont de la date effective de création de la société, sachez qu’il est possible de rattacher des frais ayant eu lieu jusqu’à 6 mois en amont.

Pour conclure, le traitement des charges est complexe car il nécessite certaines compétences comptables, fiscales et juridiques. C’est pourquoi nous vous conseillons de vous faire accompagner dans leur déclaration en confiant votre comptabilité à des professionnels. L-Expert-Comptable.com, cabinet en ligne, est spécialisé dans l’accompagnement des créateurs, freelances, consultants et indépendants dans le domaine de la prestation de service. Alors n’hésitez pas à les contacter et à vous décharger de toutes ces questions comptables. Ils sauront également vous conseiller au mieux dans la création comme le développement de vos projets.