Les coûts de mobilité font depuis longtemps partie des charges courantes de l'entreprise. Il est en effet indispensable pour certaines activités de doter les collaborateurs de voitures de service ou de prendre en charge leurs déplacements. Toutefois, il faut savoir que ce poste de dépense peut représenter jusqu'à 35% du coût total de possession de véhicule, selon les chiffres de l'Agora des Responsables de Flottes Automobiles (ARFA). Des coûts qui, fort heureusement, peuvent être optimisés grâce à l'utilisation de la carte carburant lors des trajets.
Carte carburant : la solution de gestion des coûts de mobilité pour les entreprises
Autrefois populaire uniquement auprès des compagnies pétrolières, aujourd'hui, entreprises et artisans de tous secteurs ont opté pour cette solution qui facilite la gestion des frais de déplacement pour l'entreprise. Elle peut même permettre de petites économies sur cette charge. Mais quelles doivent être les fonctionnalités d'une bonne carte carburant/essence ?
La densité de l'accès aux réseaux pétroliers
La carte carburant permet au collaborateur de l'entreprise de payer facilement et rapidement le carburant de sa voiture de fonction : il suffit en effet d'insérer sa carte dans un terminal de paiement puis de taper un code ainsi que le kilométrage à réaliser avec la voiture.
Vu le succès de ce système, de nombreux prestataires n'ont pas tardé à proposer leurs cartes aux entreprises, élargissant ainsi le choix de ces dernières. S'il y a bien un critère sur lequel il faut s'attarder avant de choisir parmi cette multitude d'offres, c'est la densité d'accès au réseau pétrolier.
En choisissant une carte qui donne uniquement accès aux marques du même groupe, l'utilisateur se trouvera vite limité dans les stations auprès desquelles il peut s'approvisionner en carburant. C'est la raison pour laquelle il est important de bien vérifier l'étendue du réseau de stations-service à laquelle la carte donne accès avant d'en choisir une.
Il n'est pas rare pour les prestataires de proposer jusqu'à 3000 stations participantes, toutefois ce chiffre doit être vérifié à la loupe afin de s'assurer que ces stations sont bel et bien proches de votre zone d'activité. Il ne serait pas judicieux de devoir faire un détour de plus d'une vingtaine ou d'une cinquantaine de kilomètres pour trouver une station ! De même, elle doit pouvoir donner accès aussi bien aux pompes automatiques qu'aux guichets si cela s'avère nécessaire pour les déplacements du conducteur.
La carte de paiement d'essence de l'entreprise doit pouvoir être adaptée aux trajets empruntés par les employés pour leur éviter de perdre du temps et du carburant dans la recherche de stations. Si nécessaire, la carte doit aussi pouvoir couvrir les stations se trouvant à l'étranger.
Les services annexes accessibles avec la carte essence
Si l'ensemble des cartes carburants ont l'avantage de pouvoir être utilisées pour l'achat de carburant auprès de milliers de stations à travers le pays, elles peuvent ne pas se situer au même niveau du point de vue des services annexes.
Il est donc judicieux de souligner que ces dernières incluent d'autres services qui peuvent être utiles à leurs utilisateurs. De ce fait, ces derniers peuvent aussi être considérés comme un critère de taille dans le choix de la carte, car il vaut mieux opter pour une carte qui propose des services véritablement utiles et pratiques pour l'employé.
Parmi les plus pertinents, il est possible de citer par exemple :
- Les applications permettant au conducteur d'identifier toutes les stations partenaires et de dresser un itinéraire qui y conduit. Le chemin proposé doit idéalement correspondre à la consommation de la voiture.
- L'achat des produits ou la consommation de services auprès des boutiques des stations-service. Il faut savoir par exemple que les stations des enseignes de grandes surfaces ne comportent pas de boutiques.
- L'accès aux péages grâce à un badge de télépéage.
- L'accès à des parkings avec un système de paiement du stationnement. Certaines cartes ne donnent accès qu'aux parkings d'une seule enseigne tandis que d'autres peuvent couvrir des emplacements plus larges pour le stationnement.
- La possibilité de déclaration d'infractions routières auprès de l'ANTAI pour tous les conducteurs des voitures qui utilisent la carte carburant de l'entreprise.
- La couverture des frais d'entretien du véhicule : vidange, lavage, remplacement de filtres en cas de besoin…
- Les dispositifs spécialement prévus pour la récupération des points de permis de conduire pour les conducteurs qui en ont l'utilité.
La gestion en ligne de la flotte
La carte essence a pour vocation de faciliter la gestion des déplacements des collaborateurs de l'entreprise et notamment des frais qui y sont liés. Ces derniers n'ont plus besoin de remplir des notes de frais et encore moins d'avancer de l'argent pour pouvoir faire le plein de leur réservoir.
Outre ces avantages, la carte de paiement de l'entreprise doit aussi pouvoir donner accès à un service pratique : la gestion en ligne de la flotte, afin de soulager l'entreprise du poids de cette lourde tâche, surtout lorsque les voitures de fonction sont nombreuses.
Ses fonctionnalités doivent par exemple donner la possibilité d'effectuer des reportings et d'automatiser les échanges de données. Cet outil peut alors être utilisé pour mieux gérer les dépenses liées à l'achat de carburant, pour le suivi du kilométrage de chaque véhicule affecté à la flotte de l'entreprise, l'anticipation de leur entretien ou maintenance, etc. Il assure également une meilleure visualisation des coûts et permet d'ajuster les dépenses en fonction des données obtenues, notamment les indicateurs de performance.
La plupart du temps, l'outil de gestion de flotte se présente sous la forme d'un extranet ou d'un portail envoyant vers plusieurs fonctionnalités utiles telles que le pilotage à distance des cartes essence, la gestion des télébadges, l'analyse et la centralisation des informations liées aux dépenses effectuées avec la carte, l'identification des montants de la TVA, les alertes en cas d'anomalies détectées…
La récupération TICPE et TVA avec la carte de paiement
L'une des fonctionnalités majeures que doit comporter une carte carburant véritablement efficace est la possibilité de récupérer la TICPE et la TVA après le paiement du carburant. Pour ce faire, celle-ci doit s'accompagner d'un outil d'aide à la récupération des taxes pétrolières afin de rendre cette tâche moins fastidieuse et chronophage.
Le fait que la carte essence permette de centraliser toutes les transactions selon le type d'achat qui a été effectué par son intermédiaire est aussi un gage de simplification des démarches liées à la TVA récupérable.
L'absence de frais de transaction
Le dernier critère et non le moindre pour choisir la carte corporate afin de payer le carburant de la flotte automobile porte sur les frais de transaction. Un bon service doit inclure les frais de transaction pour pouvoir véritablement faire profiter l'entreprise d'une optimisation des coûts liés à ce poste de dépense.
Les frais de carburants sont généralement payés avec la carte sous la forme d'un abonnement mensuel auxquels devront s'ajouter ensuite les frais liés à la gestion, à l'envoi des factures, le paiement différé et plus largement tous les « frais de déplacement » de l'employé de l'entreprise. Tous ces frais sont calculés soit sur une base fixe, soit sur un pourcentage des dépenses mensuelles moyennes réalisées avec la carte.
Il est également possible pour l'entreprise d'opter pour une solution de carte post-payée. Ce système exige le plus souvent le paiement à l'avance d'une garantie correspondant à un ou plusieurs mois de consommation.
Quel que soit le système de paiement choisi, il est toujours judicieux de bien s'informer par avance de tous les services qui sont compris dans l'offre. Pour ce faire, il suffit de demander un devis auprès des principaux émetteurs de cartes sur le marché. Il faudra ensuite prendre soin d'opter pour un prestataire qui ne prévoit pas de frais sur les transactions effectuées avec la carte pour ne pas engendrer de surcoût ou de coûts cachés.
