Lorsque vous gérez une entreprise, suivre les absences des salariés peut être un vrai casse-tête. Et en plus, il n’est pas toujours facile de savoir comment calculer les absences en paie, rémunérées ou non. Nous vous proposons donc un petit guide à suivre pour vous aider à effectuer le calcul des absences en paie.
Toutes les absences ne sont pas payées !
Tout d’abord, vous devez savoir qu’il existe différents types d’absences, certaines sont sanctionnables, d’autres non. Pour éviter les pertes dues aux absences de ses salariés, le chef d’entreprise se doit de connaître les types d’absences et comment réagir face à ces dernières. On sépare généralement les absences au travail en deux catégories : les absences injustifiées et les absences justifiées.
Pour les absences justifiées
Les absences justifiées ne peuvent pas être source de sanctions. Dans les cas suivants, le salarié pourra bénéficier de la totalité de son salaire pendant un certain nombre de jours.
- pour un mariage ou un PACS, durant quatre jours
- pour le mariage d’un enfant, durant un jour
- pour le décès d’un enfant de plus de 25 ans, durant cinq jours
- pour le décès d’un enfant de moins de 25 ans, durant sept jours
- pour le décès d’un membre de la famille, durant trois jours
- pour une naissance ou une adoption, durant trois jours par enfant
- pour l’annonce de la survenue d’un handicap chez un enfant, durant deux jours
- pour la survenue d’une pathologie entraînant des problèmes d’autonomie chez un enfant, durant deux jours
- pour la survenue d’un cancer chez un enfant, durant deux jours.
Pour les absences injustifiées
Les absences injustifiées peuvent provoquer des sanctions de la part de l’employeur. Ces dernières peuvent varier selon leur fréquence et leur cause. En cas d’absence injustifiée, les sanctions sont les suivantes :
- retenue sur salaire
- avertissement
- réduction ou suppression de la prime d’assiduité
- licenciement
- non-renouvellement d’un contrat
- suspension du contrat de travail.
Notez que la retenue sur salaire peut aussi concerner les salariés en grève. Elle doit par contre toujours être proportionnelle au nombre d’heures non travaillées.
L’absence d’un salarié entraîne une retenue sur salaire : pourquoi ?
Il faut savoir qu’une absence injustifiée entraîne une suspension du contrat de travail du salarié. De ce fait, l’employeur ne se retrouve plus dans l’obligation de lui verser un salaire.
Avant d’effectuer une retenue sur salaire, assurez-vous que votre employé n’a pas justifié son absence entre-temps. Sinon, votre retenue sur salaire serait injustifiée. Il est donc préférable pour l’employeur d’envoyer un courrier au préalable à son salarié pour qu’il puisse se justifier.
Pour rappel, la retenue sur salaire doit toujours être proportionnelle au temps de travail que le salarié aura perdu. De plus, les absences du salarié (qu’elles soient justifiées ou non) doivent obligatoirement figurer sur le bulletin de paie du salarié.
Enfin, n’oubliez pas que les amendes, tout comme les sanctions pécuniaires, ne sont possibles que dans le cas d’une faute lourde. Elles ne concernent donc pas les absences injustifiées.
Quelles sont les absences rémunérées ?
Certaines absences peuvent être rémunérées. On compte parmi celles-ci : les congés payés, les jours fériés, les RTT, les congés payés pour événements familiaux, le compte épargne temps, etc.
Vous trouverez dans cet article plus d’informations sur les congés payés imposés par l’employeur. Sachez que pour connaître le compte applicable à votre entreprise, vous pouvez vous référer à votre convention collective.
Quelles sont les absences non rémunérées ?
Parmi les absences non rémunérées, on peut évidemment citer les absences injustifiées. Mais sachez que la non-rémunération peut aussi concerner les absences suivantes :
- le congé de solidarité familiale
- le congé de solidarité internationale
- le congé sabbatique
- le congé sans solde
- le congé pour création d’entreprise.
Ce type de congés est généralement accordé aux employés bénéficiant d’une certaine ancienneté.
Décompter les temps d’absences d’un salarié en 8 méthodes
Pour calculer le temps d’absence d’un salarié, il existe plusieurs méthodes. Sachez que la Cour de Cassation préconise la première méthode que nous présenterons, c'est-à-dire celle basée sur le décompte en heures réelles du mois.
- décompter en heures réelles du mois : il vous suffit d’effectuer le rapport entre le salaire mensuel et le nombre d’heures effectives de travail que le salarié a manqué dans le mois. Vous multipliez ensuite ce chiffre par le nombre d’heures d’absence réelle. En plus d’être la méthode privilégiée par la Cour de Cassation, elle permet de calculer assez simplement la retenue sur salaire d’un employé qui aurait été absent plusieurs heures dans le mois.
- décompter en heures moyennes du mois : Dans ce cas, on se base sur la moyenne du nombre d’heures réelles d’un salarié dans le mois. On divise ensuite le salaire mensuel par ce nombre pour définir un taux horaire moyen. On multiplie ensuite ce chiffre par le nombre d’heures d’absence du salarié.
- décompter en jours ouvrés réels : pour cette méthode, il vous faut multiplier le salaire brut mensuel par le nombre de jours d’absence. Puis, on divise le tout par le nombre réel de jours ouvrés du mois de l’absence. Les jours fériés doivent ici être considérés comme travaillés. Cette méthode manque parfois de précision, surtout lorsque le salarié n’a manqué que quelques heures dans une journée.
- décompter en jours ouvrés moyens : c’est la méthode la plus pertinente lorsqu’il s’agit de calculer les absences liées aux congés payés en jours ouvrables, les RTT ou les jours fériés. Dans ce cas, on se base sur un nombre de jours ouvrés moyens au lieu de se baser sur les jours ouvrés réels. On considère généralement que pour un temps plein, le nombre des jours ouvrés moyens est de 22 jours par mois.
- décompter en jours ouvrables moyens : La différence avec la méthode précédente, c’est que dans ce cas, on se réfère au nombre de jours ouvrables moyens et non ouvrés. Le calcul reste le même. Cette méthode convient au calcul des congés payés en jours ouvrables
- décompter en jours ouvrables réels : On se réfère encore une fois aux jours ouvrables. Toutefois, on se base dans ce cas sur les jours ouvrables réels, sans devoir faire de moyenne.
- décompter en jours calendaires réels : on se base cette fois-ci sur tous les jours de l’année (soit 365).
- décompter en jours calendaires moyens : on considère ici qu’un mois présente 30 jours en moyenne (soit 358 jours au total).
Vous avez maintenant toutes les cartes entre vos mains pour savoir comment calculer les jours d’absence de vos employés, et quelles sanctions éventuelles vous pouvez mettre en place.
