In welcher Phase Ihres Unternehmens wurde die Mooncard eingeführt?
Zwischen 2018 und 2019 hat GEXPERTISE eine digitale Transformation seiner Organisation, insbesondere im Finanzwesen, vollzogen.
Wir haben unser Buchhaltungssystem weiterentwickelt, ein technologischeres System eingerichtet, um sämtliche Geschäftsanwendungen miteinander zu verbinden: Rechnungen, Personalbeschaffung, Lohnabrechnung usw. Der zweite Schritt dieser Transformation bestand darin, eine bessere Übersicht über die Zahlungseingänge und -ausgänge zu erhalten.
Wir sind auf 7 Geschäftsstellen verteilt: Wenn sich unsere Geschäftsstellenleiter nicht in der Zentrale befinden, verfügen sie über keine Zahlungsmittel. Am wichtigsten war es also, eine Bezahlkarte zu haben, ein Zahlungsmittel, das den Bedürfnissen der Mitarbeiter optimal gerecht wird.
Zweitens ging es darum, möglichst wenig Spesenabrechnungen zu haben, auch wenn das Kosten-Modul in unserem ERP-System sehr intuitiv ist: Man fotografiert die Belege mit dem Telefon, wählt einen Artikel, einen MwSt.-Code, sendet das ab, der Validierungsprozess ist ausschließlich digital usw. Aber das erfordert, dass die Mitarbeiter das Geld vorstrecken, das erfordert eine Prüfung jeder einzelnen Zeile durch den Manager und einen Buchungsprozess, und das hat nicht ganz die gleiche Einfachheit wie ein Zahlungsmittel des Unternehmens, das in die Hände der Mitarbeiter gelegt wird. Aus diesem Grund haben wir uns vor allem für unsere Geschäftsstellenleiter und für die Verwaltungsfunktionen, die Online-Bestellungen aufgeben müssen, eine Lösung mit Bezahlkarten gewählt.
Welche(s) Bedürfnis(se) erfüllt Mooncard?
In unserem Beruf sind wir viel unterwegs, was Kosten wie die Buchung einer Unterkunft mit sich bringt. Die Buchung von Unterkünften erfolgt heute fast ausschließlich online per Kreditkarte oder per Kreditkartenabdruck. Und die Tatsache, dass unser administrativer Leiter und unsere Assistentin der Geschäftsführung auch über eine Mooncard-Karte verfügen, erleichtert die Buchung von Hotels für unsere operativen Teams. Mit der Mooncard können wir auch alle unsere Online-Einkäufe tätigen, wie Bürobedarf, Fast Food, oder unser Webhosting usw. bezahlen. Auch hier verwenden wir die Mooncard als Zahlungsmittel.
Müsste ich Mooncard zusammenfassen, würde ich sagen: Benutzerfreundlichkeit, Zahlungsmittel in den Händen der Mitarbeiter, einfache Erfassung der Belege und Verfolgung der Ausgaben bis zur Bestätigung durch den Nutzer, digitalisierte Verwaltung durch die Buchhaltungs- und Managementkette, um den Ausgabenbeleg zu erhalten, und im Gegensatz zu den „alten“ Systemen nicht hinter den Bankkartenabrechnungen herlaufen zu müssen. Darüber hinaus ist das Warnsystem für die Geschäftsführung bei hohen Beträgen oder bei Erreichen der Limits sehr sinnvoll. Damit hat Mooncard den Mitarbeitern eine Vereinfachung, dem Manager mehr Übersichtlichkeit und den Finanzteams viel Arbeitserleichterung gebracht.
Was hat sich mit Mooncard im Alltag Ihres Unternehmens verändert?
Die Einfachheit beim Hochladen seines Belegs, bei der Wahl des Artikels (Art der Ausgabe), des analytischen Codes, des MwSt.-Satzes und der Speicherung. Das ist wirklich das erste Glied in der Kette, nämlich das des Benutzers, es ist wirklich sehr komfortabel und die Benutzer müssen ihre Belege nicht speichern, nicht an die Zentrale schicken, sie müssen nicht den Grund für die Ausgabe erklären, die analytischen Codes zurückstellen usw.; sie geben direkt alles in der App ein.
Würden Sie Mooncard anderen Unternehmen empfehlen?
Ja natürlich, ich spreche regelmäßig in meinem Umfeld darüber. Wir erzählen von der Lösung, wir empfehlen sie weiter. Mooncard ist ein Teil des digitalen Transformationsprozesses eines Unternehmens oder des Finanzwesens und erfüllt den wichtigen Bedarf der Benutzer, über ein Zahlungsmittel zu verfügen.
In der Tat wäre es schade, eine digitale Transformation seines Finanzwesens vorzunehmen und nicht unbedingt an sein Zahlungsmittel zu denken, weil man dadurch ein Element dieser Transformation verpassen würde.
