Einführung
Manuelle Datenerfassung ist zeitaufwendig und erhöht die Fehlerquote. Nur wenige sind sich dessen bewusst, aber schuld an dieser Ineffizienz sind häufig die Spesen der Mitarbeiter, da die Daten zur Bearbeitung einer einzigen Ausgabe oft von mehreren Personen eingegeben werden müssen. OCR und Transaktionsdaten bieten zwei Möglichkeiten zur automatisierten Datenerfassung für die Spesenabrechnung und ermöglichen es Unternehmen, pro Abrechnung bis zu 20 Minuten einzusparen.1 Wir haben beide Methoden untersucht und erklären, warum eine Lösung auf der Basis von Transaktionsdaten das Beste für Ihr Unternehmen sein könnte.
Was ist der Unterschied zwischen „OCR“ und „Transaktionsdaten“?
Die Abkürzung „OCR“ steht für „Optical Character Recognition“ bzw. „optische Zeichenerkennung“ und wandelt Bilder von gedrucktem Text (z. B. ein Foto von einem Kassenbeleg) in digitale Daten um. Transaktionsdaten sind Zahlungsinformationen wie Zahlbetrag, Zahlungsempfänger und Zeitpunkt des Kaufs, die von einem Kartennetzwerk (z. B. Visa) zur Verarbeitung einer Transaktion übermittelt werden. OCR-basierte Lösungen erfassen die Daten für Spesenabrechnungen aus dem Kaufbeleg, während Lösungen mit Transaktionsdaten-Integration die Daten zu Kauf und Zahlung direkt aus dem Netzwerk der verwendeten Zahlungskarte beziehen.
Zur automatisierten Bearbeitung einer Spesenabrechnung mithilfe von Transaktionsdaten muss der Kauf mit einer Karte getätigt worden sein, die bereits in die Abrechnungssoftware integriert ist. Dann kann das System die Karte identifizieren und die vom Kartennetz übermittelten Daten in die Spesenabrechnung übertragen. Bei der OCR-Methode werden dagegen Text und Zahlen auf einem Kassenbeleg oder einer Quittung unabhängig von der Zahlungsmethode erfasst, digitalisiert und in die Spesenabrechnung eingetragen.
Viele Plattformen für Ausgaben- und Spesenmanagement nutzen OCR für die Erfassung von Ausgaben. Transaktionsdatenbasierte Lösungen sind seltener, bieten aber einige entscheidende Vorteile. Bei Mooncard erhalten Unternehmen das Beste aus beiden Welten, denn unsere Plattform kann Ausgaben sowohl anhand von Transaktionsdaten als auch per OCR erfassen. Wenn Sie sich jedoch nicht sicher sind, welche der beiden Optionen für Ihr Ausgabenmanagement geeignet ist, lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über ihre jeweiligen Vorteile.
OCR |
Transaktionsdaten |
|
Genauigkeit |
Fehlerrisiko OCR funktioniert gut, ist aber nicht perfekt. Die Finanzabteilung muss immer noch jedes Detail genau prüfen, da die Zahlen auf den Belegen falsch gelesen werden könnten. |
Genaue Daten Die Spesenabrechnungen werden direkt mit den Daten vom Kartennetz erstellt (Mooncard nutzt Visa). Dadurch sind sie eindeutig und können nicht manipuliert werden. |
Zahlungsflexibilität |
Verschiedene Zahlungsmethoden Mitarbeiter können mit ihrer eigenen Karte bezahlen oder mit Bargeld, falls keine Kartenzahlung möglich ist. |
Karten sind erforderlich Die Mitarbeiter benötigen physische oder virtuelle Karten, die mit der Software verbunden sind, bevor sie eine Ausgabe tätigen. |
Ausgabentransparenz |
Verzögerung bei der Erfassung Ausgaben werden erst sichtbar, wenn der Beleg hochgeladen wird, nicht wenn die Zahlung erfolgt. Das kann zu unerwarteten Mehrkosten am Monatsende führen. |
Echtzeitdaten Die Finanzabteilung sieht getätigte Ausgaben sofort und muss nicht auf die Spesenanträge der Mitarbeiter warten. Darüber hinaus bieten die Zahlungskarten mehr als 60 Kontrollparameter, die sofort angepasst werden können, falls eine Reaktion erforderlich ist. |
Welche Vor- und Nachteile haben OCR-Lösungen?
Solange die Mitarbeiter eines Unternehmens nur hin und wieder Ausgaben mit geringen Beträgen tätigen, eignet sich OCR sehr gut. Damit können Angestellte ohne Firmenkarte Kostenerstattungen einfach per Beleg beantragen, sparen aber trotzdem Zeit bei der Datenerfassung. Sollte eine Kartenzahlung ausnahmsweise einmal nicht möglich sein, können mit OCR auch Barkäufe automatisiert erfasst werden.
Diese Flexibilität hat aber auch einige Nachteile. Zwar geht die Datenerfassung mit OCR schneller als von Hand, allerdings müssen diese Daten sorgfältig überprüft werden, um sicherzustellen, dass Text und Ziffern richtig erkannt wurden. Gute OCR-Lösungen bieten eine erstaunliche Genauigkeit von über 95 % – was dennoch bedeutet, dass die Finanzabteilung grundsätzlich jedes Detail genau überprüfen muss.
OCR kann blitzschnell Daten aus Belegen und Rechnungen extrahieren, aber die Ausgabendaten können trotzdem erst dann erstellt werden, wenn der Beleg vorliegt. Entsprechend sieht die Finanzabteilung eine Ausgabe erst, nachdem der Mitarbeiter sie in das System eingegeben hat. Und das geschieht häufig erst in einer großen Welle am Monatsende! Bei einer überschaubaren Zahl gelegentlicher Ausgaben bietet OCR Unternehmen und Mitarbeitern Flexibilität, aber in Unternehmen mit vielen oder sehr hohen Ausgaben kann das die Finanzabteilung vor Probleme stellen, nicht nur hinsichtlich der Verwaltung ihrer Arbeitszeit, sondern auch mit Blick auf Unternehmensbudgets und Cashflow.
Welche Vor- und Nachteile haben Lösungen, die auf Transaktionsdaten basieren?
Aufgrund der Schwächen von OCR im Hinblick auf Kostentransparenz und Zuverlässigkeit sind Transaktionsdaten umso interessanter. Ein Ausgaben-Tool, das Karten, Transaktionsdaten und die jeweils dazugehörigen Abrechnungen direkt miteinander verbindet, ermöglicht es der Finanzabteilung, Unternehmensausgaben direkt nach der Zahlung als Spesenabrechnungen zu verbuchen.
Außerdem sind die Transaktionsdaten von Zahlung und Karte eindeutig, sodass Fehler ausgeschlossen und die Daten nicht manipuliert oder dupliziert werden können. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung können sich darauf verlassen, dass die Beträge korrekt sind und müssen nicht zweimal überprüfen, ob beispielsweise eine 7 auf einem zerknitterten Beleg fälschlicherweise als 1 gelesen wurde.
Allerdings bringen Transaktionsdaten, wie OCR, auch einige Nachteile mit sich. Damit Mitarbeiter und Unternehmen von den Vorteilen integrierter Transaktionsdaten profitieren können, werden unternehmensspezifische Zahlungskarten benötigt, die in das Abrechnungssystem des jeweiligen Unternehmens integriert sind. Für die Mitarbeiter ist es von Vorteil, ihre Ausgaben nicht mehr aus eigener Tasche vorfinanzieren zu müssen. Dafür müssen allerdings sowohl diese Mitarbeiter als auch ihre Vorgesetzten den Ausgabenbedarf proaktiv planen und betreffende Mitarbeiter mit einer – physischen oder virtuellen – Karte ausgestattet werden, bevor sie eine Ausgabe tätigen.
Für Finanzabteilungen, die mit viel Einsatz strenge Ausgabenkontrollen durchführen, mag es auf den ersten Blick nicht unbedingt zielführend erscheinen, Firmenkarten an Mitarbeiter auszugeben. Dank innovativer Zahlungskartentechnologie ist jedoch dadurch eine genauere Ausgabenkontrolle möglich, und zwar genau im Moment der Ausgabe. Integrierte Karten von Mooncard bieten über 60 Autorisierungseinstellungen, die für jede einzelne Karte individuell angepasst werden können. Damit können Finanzabteilungen und Vorgesetzte beispielsweise für jede Karte vorgeben, welche Beträge der Inhaber der Mitarbeiterkarte maximal ausgeben darf oder wann.
Schlussfolgerung
Beide Technologien, OCR und Transaktionsdaten, sind hilfreich, um die Datenerfassung für Spesenabrechnungen zu automatisieren und sparen sowohl den Nutzern als auch der Finanzabteilung wertvolle Zeit. Bei gelegentlichen Ausgaben erfasst OCR Daten verschiedener Zahlungsmittel flexibel und mit hoher Genauigkeit. Für Unternehmen mit höherem Ausgabenvolumen, die mehr Transparenz bei ihren Unternehmensausgaben wünschen und diese effektiver verwalten möchten, bietet eine Lösung mit integrierten Transaktionsdaten und Karten maximale Genauigkeit und Kontrolle.
1GBTA: https://www.gbta.org/how-much-do-expense-reports-really-cost-a-company/
