Effizientere Verwaltung von Geschäftsreisen: Vorlage für die Reisekostenabrechnung

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das persönliche Kosten bei einer Dienstreise (einschließlich Verpflegungsmehraufwand, Fahrt- und Übernachtungskosten) bescheinigt. Auf Grundlage dieser Abrechnung und gültiger Belege, wie z.B. einer Rechnung, kann der Arbeitgeber dann die vom Arbeitnehmer verauslagten Beträge erstatten. Allerdings müssen erstattungsfähige Ausgaben zusätzlich zu den internen Richtlinien des Unternehmens die folgenden drei Bedingungen erfüllen:

• Sie sind für die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers erforderlich.
• Sie bleiben angemessen und verhältnismäßig zu den vom Arbeitgeber auferlegten Grenzen.
• Sie können durch Quittungen bzw. Rechnungen belegt werden, die während der Reise gesammelt wurden.

Reisekosten, die dem Arbeitnehmer vom Arbeitgeber erstattet werden, gelten nicht als zusätzliche Vergütung. Die Spesenabrechnungen sind daher nicht sozialversicherungspflichtig oder einkommensteuerpflichtig, sondern stellen lediglich die Vergütung dar, die den Arbeitnehmern zusteht, wenn sie den genannten Kriterien entsprechen.

Zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören alle Arten von Reisekosten, sofern ein Nachweis (z. B. eine Rechnung) vorgelegt wird. Dazu gehören:

• Fahrtkosten (Kraftstoff, Parkplatz, ÖPNV-Ticket usw.) und Kilometerpauschalen;
• Verpflegungskosten bzw. Verpflegungsmehraufwand;
• Übernachtungskosten bei Reisen von mehr als 24 Stunden;
• Reisenebenkosten (Parkplatzgebühren, Internet, Telefon).

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie eine Reisekostenabrechnung aussieht.

Die Buchhaltung von Reisekostenabrechnungen

Belege über Berufskosten, Rechnungen oder Quittungen müssen vom Unternehmen gemäß Artikel L123-22 des Handelsgesetzbuchs mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Seit 2019 ist es jedoch nicht mehr zwingend erforderlich, eine Papierkopie aufzubewahren: Das Scannen und die digitale Archivierung dieser Belege können einen großen Vorteil für die Verwaltung von Spesenabrechnungen darstellen.

Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Die Erstattung von Berufskosten durch die Abrechnung von Reisekosten mit Belegen ist in erster Linie ein anerkanntes Recht jedes Arbeitnehmers. Allerdings sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, diese Kosten zu erstatten, wenn dies nicht im Arbeitsvertrag geregelt wurde. In diesem Fall hat der Arbeitnehmer allerdings das Recht, seine entstandenen Reisekosten bei der Steuererklärung geltend zu machen.

Reisekosten abrechnen können folgende Personen im Unternehmen:

• Nicht leitende Angestellte;
• Führungskräfte.

Zur Erinnerung: Arbeitgeber können sich für zwei Arten der Erstattung der Kosten entscheiden, abhängig von den angefallenen Beträgen und ihren Vorlieben in Bezug auf die Abwicklung:

• Pauschalen für Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten.
• Wenn der Arbeitnehmer hohe Kosten trägt, ist es oft vorzuziehen, ihm die tatsächlichen Kosten zu erstatten, damit er nicht auf Mehrkosten sitzen bleibt. In diesem Fall können alle angefallenen Kosten abgerechnet werden, wobei jedoch eine detaillierte Rückverfolgbarkeit mit allen Zahlungsnachweisen vorhanden sein muss.

Was sind die Pflichtangaben in einer Reisekostenabrechnung?

Die Erstattung von Kosten für eine Geschäftsreise setzt voraus, dass der Buchhaltung oder der Personalabteilung des Unternehmens alle nützlichen Informationen zur Verfügung gestellt werden, um die Verwaltung, Bearbeitung und Zahlung von Erstattungen zu erleichtern. Dies geschieht in der Regel innerhalb eines Monats.

Wie füllt man seine Spesenabrechnungen richtig aus, um fällige Spesen wie Rechnungen oder Fahrtkosten schnell erstattet zu bekommen? Um Zeit zu sparen und zusätzliche Diskussionen oder Nachforschungen (fehlendes Dokument, unvollständige Reisekostenabrechnung usw.) zu vermeiden, ist es wichtig, dass die Mitarbeiter eine Vorlage bekommen. Firmeneigene Vorlagen machen die Abrechnung effizienter und erinnern den Arbeitnehmer an interne Fristen, Höchstgrenzen und sonstige Vorgaben.

Die genauen Angaben können je nach Art der Ausgabe variieren. Spesenabrechnungen beinhalten normalerweise folgende Angaben:

• Datum und Uhrzeit der Ausgabe;
• die genaue Identifizierung des Antragstellers (Name, Vorname usw.);
• die Beschreibung der Dienstleistung oder Ausgabe (Mahlzeiten, Fahrt- und Übernachtungskosten usw.);
• den ausgegebenen Betrag einschließlich Steuern;
• die Höhe der Mehrwertsteuer;
• Belege (Rechnung, Restaurantrechnung usw.);
• die manuelle oder elektronische Unterschrift des Antragstellers.

Tipp: Nutzen Sie die Excel-Vorlage für Spesenabrechnungen von Mooncard: Das Muster finden Sie hier zum Download.

Warum Vorlagen innerhalb eines Unternehmens verwenden?

Die Verwendung einer internen Vorlage ist eine empfohlene unternehmensweite Vorsichtsmaßnahme. Diese Art von Dokumenten bietet jedem Mitarbeiter eine verlässliche und genaue Grundlage für die Nachverfolgung und Bestandsaufnahme seiner beruflichen Ausgaben sowie seiner Zulagen. Die verschiedenen auszufüllenden Felder verringern das Risiko eines Versehens oder Verarbeitungsfehlers, wodurch die Erstattung durch den Arbeitgeber verzögert werden könnte.

Wie kann Unternehmen bei der Bearbeitung von Spesenabrechnungen unter Einhaltung ihrer Erstattungspolitik geholfen werden?

Eine Software für die Buchhaltung kann auch die Verwaltung von Anträgen auf Erstattung von Berufskosten erheblich rationalisieren. Jede von einem Mitarbeiter erstellte Spesenabrechnung, zum Beispiel für ein Geschäftsessen, generiert eine automatische Benachrichtigung an den zuständigen Vorgesetzten und löst so sofort einen Validierungskreislauf aus. Zudem wird ein Mitarbeiter, der mit der Firmenkarte zahlt, per SMS automatisch dazu aufgefordert, ein Foto von der entsprechenden Rechnung zu machen. Damit entfällt das aufwendige Sammeln von Belegen und nichts geht verloren oder wird vergessen.

Erstellen Sie mit Mooncard ganz einfach eine Spesenabrechnung

Mooncard bietet Ihnen eine besonders effiziente und vollständige Vorlage für Ihr Unternehmen. Mit dieser können Sie die beruflichen Ausgaben Ihrer Mitarbeiter sowie die Erstattungsanträge einfach und in Echtzeit nachverfolgen. Unser präzises und aktuelles Pay- und Controlling-Tool ist ein Garant für Gelassenheit bei der Verwaltung Ihrer Spesenabrechnungen im Falle einer Kontrolle durch das Finanzamt.

Spesenabrechnungen richtig erfassen

Mit der von Mooncard angebotenen Software können Sie Ihre Spesen schnell und einfach erfassen. In buchhalterischer Hinsicht besteht die Bestandsaufnahme der Reisekosten aus der Gutschrift dieser Beträge auf einem der Konten der Klasse 6. Je nach ihrer Art werden die entstandenen Kosten auf einem der folgenden Konten gebucht:

• Konto 6234 „Geschenke“;
• Konto 6251 „Fahrten und Reisen“;
• Konto 6256 „Missionen» ;
• Konto 6257 „Empfänge“;
• Konten 625 oder 647 „Sonstige Sozialabgaben“.

Wie können Sie die Reisekosten Ihrer Mitarbeiter einfacher erstatten und Reisekostenabrechnungen effizienter verwalten? Wollen Sie sich nicht länger mit Spesenabrechnungen in Papierform herumärgern? Mooncard bietet eine Software zur Automatisierung der Verwaltung von Spesenabrechnungen in Verbindung mit einer firmeneigenen Corporate card. Um mehr über Mooncard und unseren Service zu erfahren, fordern Sie online eine kostenlose Demo an.