Wie funktioniert die Abrechnung für den Verpflegungsmehraufwand?
Eine Reisekostenabrechnung ist ein Dokument, das von einem Mitarbeiter, einem Unternehmensleiter oder einem ehrenamtlichen Vereinsmitglied erstellt wird, um die Erstattung persönlicher Ausgaben im Rahmen seiner Geschäftsreise zu erhalten. Sie kann für jede Art von Reisekosten während einer Dienstreise eingerichtet werden, darunter insbesondere die Verpflegung außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte – aber auch Übernachtungskosten, eine Taxifahrt oder Fahrtkosten mit dem eigenen Pkw, eine Mautkarte usw. sind Aufwendungen, die abgesetzt werden können.
Eine Spesenabrechnung, die z. B. während einer Geschäftsreise ausgestellt wird, ist von der Finanzabteilung des Unternehmens nur unter bestimmten Voraussetzungen erstattungsfähig. Folgende Bedingungen sind zu erfüllen:
- Die Kosten sind dem Mitarbeiter im Interesse des Unternehmens und ausschließlich im Rahmen seiner beruflichen Tätigkeit entstanden.
- Die Abrechnung ist angesichts des Kontexts und der Anzahl der Gäste während des Essens angemessen und verhältnismäßig.
- Die Spesenabrechnung wird korrekt ausgefüllt und von einem Nachweis begleitet (z. B. Restaurantrechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer usw.).
Die Erstattung von Spesenabrechnungen ist sowohl für Mitarbeiter als auch für Unternehmensleiter von Vorteil: Für die gezahlten Beträge fallen weder Sozialversicherungsbeiträge noch Lohnsteuer an. Sie sind zudem vom Umsatz des Unternehmens abzugsfähig. Wichtig ist allerdings eine korrekte Buchführung mit allen Belegen, denn diese unterliegen oft Kontrollen des Finanzamtes.
Die Erstattung der Verpflegungsmehraufwendungen wird in der Regel von der Buchhaltung des Unternehmens berücksichtigt und gleichzeitig mit dem nächsten Gehalt ausgezahlt, um die Verwaltung zu erleichtern.
Wenn Sie mehr über die formalen Vorgaben einer Spesenabrechnung erfahren wollen, lesen Sie hier, wie eine Reisekostenrechnung aussieht.
Verpflegungskosten: eine wiederkehrende Ausgabe für viele Mitarbeiter
Laut einer Studie aus dem Jahr 2019 belaufen sich die durchschnittlichen Ausgaben, die von französischen Arbeitnehmern in Spesenabrechnungen geltend gemacht werden, auf 2.456 Euro pro Jahr. Alleine die Verpflegung (Catering, Restaurant etc.) machte 25 % dieser Summe aus, knapp hinter den beruflichen Fahrtkosten. In Deutschland sieht es ganz ähnlich aus, weshalb Arbeitnehmer nicht auf eine Abrechnung ihrer Verpflegungskosten verzichten sollten.
In den folgenden Abschnitten zeigen wir Ihnen, welche Möglichkeiten Sie haben.
Wie kann man die Verpflegungskosten abrechnen?
Arbeitnehmer, die beruflich unterwegs sind, müssen Kosten für ihre Verpflegung tragen. Da diese Verpflegungskosten in der Regel höher sind, als die Ausgaben, die sie zu Hause hätten, spricht man bei Dienstreisen von einem Verpflegungsmehraufwand. Schließlich muss man bei einem Hotelaufenthalt sein Abendessen in einem Restaurant einnehmen, da meist keine eigene Küche zur Verfügung steht oder ein Dienstessen mit Kollegen, Kunden oder Geschäftspartnern geplant ist.
Übernimmt der Arbeitgeber die angefallenen Reisekosten nicht, kann der Mitarbeiter die Verpflegungsmehraufwendung mithilfe von Verpflegungspauschalen auf seiner Steuererklärung absetzen.
Verpflegungsmehraufwendungen als Werbungskosten steuerlich absetzen
Insbesondere bei einer mehrtägigen Abwesenheit von zu Hause sammeln sich schnell hohe Ausgaben für die Verpflegung an. Diese bei beruflich motivierten Auswärtstätigkeiten angefallene Verpflegungsmehraufwendung kann unter folgenden Bedingungen im Rahmen der Verpflegungspauschale über die Steuern abgesetzt werden:
- Der Mitarbeiter ist mehr als 8 Stunden aus beruflichen Gründen unterwegs.
- Er muss selbst für die Verpflegungskosten aufkommen. Übernimmt der Arbeitgeber die Verpflegungskosten, wird die Pauschale entsprechend reduziert.
Die Höhe der Verpflegungspauschale (auch Verpflegungsmehraufwand genannt) ist von der Länge der Dienstreise und des Ortes abhängig. Nachdem die Beiträge der Verpflegungspauschale viele Jahre lang gleich geblieben waren, wurde sie zum 1. Januar 2020 vom Bundesministerium der Finanzen angepasst (BMF Schreiben vom 15. November 2019).
Da sich die Preise in jedem Land unterscheiden, sind die Verpflegungspauschalen davon abhängig, wohin man reist. Für das In- und Ausland gelten daher verschiedene Beträge in Bezug auf die Verpflegungsmehraufwendung.
Verpflegungspauschalen bei Dienstreisen in Deutschland
Für beruflich motivierte Reisen in Deutschland sind seit 2020 folgende Verpflegungspauschalen vorgesehen: