Die Rückerstattung von Übernachtungskosten

Reisekostenabrechnung, wie geht das?

Die Aufwendungen des Arbeitgebers sowie die seiner Arbeitnehmer, die bei einer Auswärtstätigkeit oder Geschäftsreise anfallen, stellen Werbungskosten dar, die oft steuerlich befreit oder begünstigt sind. Ist der Mitarbeiter für die Auslagen seiner beruflichen Reise verantwortlich, so übernimmt der Arbeitgeber in der Regel die Erstattung, ist aber nicht dazu verpflichtet. In diesem Fall kann der Mitarbeiter sie allerdings bei seiner Steuererklärung geltend machen.

Egal, ob der Arbeitgeber oder der Arbeitnehmer die Reisekosten abrechnet, um von steuerlichen Vorteilen (z. B. Befreiung von Sozialversicherungsbeiträgen) zu profitieren, muss die Art dieser Reisekosten stets nachgewiesen werden.

Dieser Nachweis erfolgt durch die Reisekostenabrechnung, also durch ein offizielles Dokument, das vom Mitarbeiter ausgestellt wird. Es enthält alle Berufsauslagen, die ihm bei der Ausübung seiner Tätigkeit entstanden sind. Diesem Dokument sind Belege beizufügen und die darin ausgewiesenen beruflichen Auslagen müssen mit den Interessen des Unternehmens in Zusammenhang gebracht werden, damit eine Erstattung der Kosten durch das Unternehmen möglich ist.

Erfahren Sie hier mehr darüber, wie eine Reisekostenabrechnung aussieht.

Wann sind Übernachtungskosten steuerlich abrechenbar?

Wann die Kosten für eine Übernachtung in einem Hotel steuerlich absetzbar sind, ist in § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG gesetzlich geregelt. Hier wird die Abziehbarkeit von beruflich veranlassten Übernachtungskosten während einer Auswärtstätigkeit (Tätigkeit außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte) bestimmt. Dabei gelten die realen Kosten für die persönliche Nutzung einer Unterkunft zur Übernachtung nach § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a Satz 2 EStG (BMF vom 24.10.2014, BStBl I 2014, 1412, Rz. 110 ff.) als Übernachtungskosten. 

Eine berufliche Veranlassung für eine Auswärtstätigkeit ist dann gegeben, wenn der Mitarbeiter auf Anordnung des Arbeitgebers ausschließlich betrieblich bzw. dienstlich unterwegs ist. So gilt zum Beispiel der Besuch bei einem Kunden, eine Weiterbildung oder ein Treffen mit Geschäftspartnern als Geschäftsreise. Stehen private Angelegenheiten in mehr als einem geringen Umfang mit der beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit zusammen, müssen die privat veranlassten Aufwendungen von den beruflichen getrennt werden. Ist dies nicht möglich, können die Reisekosten eventuell nicht abgerechnet werden.

Abrechenbare Unterkunftskosten sind z. B. Kosten für ein Zimmer im Hotel bzw. in einer Pension, aber auch Mietaufwendungen für die Nutzung eines privaten Zimmers oder einer Wohnung inklusive Nebenleistungen wie Kurtaxe oder Kultur- und Tourismusförderabgabe. Bei der Nutzung eines Mehrbettzimmers durch mehrere Mitarbeiter müssen die Übernachtungskosten gleichmäßig auf diese aufgeteilt werden.

Nicht zu den Übernachtungskosten gehören Aufwendungen für die Verpflegung, da diese gesondert abgerechnet werden. Ist also zum Beispiel das Frühstück auf der Hotelrechnung mit ausgewiesen, muss dieses abgezogen werden, da es mit der Verpflegungspauschale abgegolten wird. Steht auf der Hotelrechnung nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Verpflegung, muss der Gesamtpreis wie folgt gekürzt werden:

• für Frühstück um 20 %
• für Mittag- und Abendessen um jeweils 40 %

Da bei Übernachtungen im Ausland in den meisten Fällen der Preis für das Frühstück nicht in der Rechnung enthalten ist, kann hier nach R 9.7 Abs. 1 Satz 4 LStR von einer Kürzung für das Frühstück abgesehen werden, wenn der Mitarbeiter einen entsprechenden handschriftlichen Vermerk auf dem Beleg hinterlässt.

Um die Übernachtungskosten als Werbungskosten absetzen zu können, benötigen Arbeitnehmer einen Beleg für Ihre Unterbringung. Daher muss die Rechnung unbedingt auf den Namen des Steuerpflichtigen lauten. Alternativ kann auch die Übernachtungspauschale angewendet werden. Diese beträgt in Deutschland jedoch nur 20 Euro und ist im Ausland deutlich höher, aber je nach Land unterschiedlich geregelt. Eine Übersicht zu den Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen im Ausland (in Euro) finden Sie hier.

Die steuerliche Abzugsmöglichkeit von Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungen ist bei derselben Auswärtstätigkeit auf die ersten drei Monate beschränkt. Allerdings liegt dieselbe Auswärtstätigkeit laut BMF (vom 25.11.2020, BStBl I 2020, 1228, Rz. 55) nicht vor, wenn die auswärtige Tätigkeitsstätte an nicht mehr als zwei Tagen pro Woche aufgesucht wird. Dann gilt die Dreimonatsfrist für die doppelte Haushaltsführung nicht. 

Die Erstattung von Übernachtungskosten durch den Arbeitgeber

Entsendet ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter regelmäßig auf Dienstreisen, die eine Übernachtung erforderlich machen, übernimmt er in der Regel die Übernachtungskosten. Dann gelten diese als Betriebsausgaben, die steuerfrei sind, und der Mitarbeiter kann die Aufwendungen nicht mehr auf seiner eigenen Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Ein Unternehmen ist allerdings nicht zur Erstattung von Reisekosten verpflichtet und kann dies in den jeweiligen Arbeitsverträgen festlegen. Erstattet das Unternehmen Reisekosten, sollten Fristen, Höchstbeträge und andere Vorgaben möglichst in einer firmeninternen Richtlinie festgelegt werden.

Wie Unternehmen die Reisekosten abrechnen, hängt von der Organisation des jeweiligen Unternehmens ab:

• Der Arbeitnehmer bezahlt die Übernachtungen zunächst aus eigenen Mitteln und bekommt sie nach einer Abrechnung mit entsprechendem Nachweis erstattet. Diese Option stellt für den Arbeitnehmer bei häufigen Dienstreisen – insbesondere wenn sie ins Ausland gehen – Einschränkungen dar, da die Kosten für Transport, Unterkunft und Verpflegung von ihm im Voraus zu zahlen sind.
• Das Unternehmen verfügt über eine Firmenkarte oder ein anderes Zahlungsmittel, mit dem der Mitarbeiter die Reservierung und die Vorauszahlungen vornehmen kann. Bei seiner Rückkehr muss er seiner Firma auch hier die Belege vorlegen, falls diese nicht bereits online ausgestellt wurden.
• Das Unternehmen gewährt dem Arbeitnehmer eine Pauschale, die er nach eigenem Ermessen zur Begleichung der Übernachtungskosten verwenden kann.

Pro und Contra von Pauschalen aus Arbeitnehmer- und Arbeitgebersicht

Eine Pauschale scheint auf den ersten Blick die einfachste Lösung für die Erstattung von Übernachtungskosten zu sein, denn sie verspricht eine einfache Handhabung. Möglicherweise erstatten Unternehmen so – insbesondere bei Reisen ins Ausland – mehr Kosten als tatsächlich entstanden sind. In diesem Fall profitiert der Arbeitnehmer. Er kann aber auch das Nachsehen haben, wenn die Pauschale nicht die tatsächlich entstandenen Übernachtungskosten abdeckt und er auf einem Teil der Kosten sitzen bleibt. Dann kann dies unter Umständen das Betriebsklima beeinträchtigen.

Unzufriedenheit bei den Mitarbeitern kann zum Beispiel aufkommen, wenn das Personal unterschiedliche Pauschalen in Anrechnung bringen darf, also beispielsweise unterschiedliche Hotelkategorien abrechnen kann.

Welche Dinge sollten Sie bei der Reisekostenabrechnung beachten?

Spesenabrechnungen sind für Steuerprüfungen durch das Finanzamt unerlässlich, sie müssen daher formalisiert und ordnungsgemäß durchgeführt werden. Bei einer Rechnung für Übernachtungskosten während einer beruflich motivierten Reise muss der Arbeitnehmer die Anzahl der während seiner Geschäftsreise verbrachten Nächte angeben. Sie müssen datiert sein und den Ort, die Höhe der Ausgaben mit Steuern und den Grund für die Geschäftsreise enthalten. Der Spesenabrechnung muss eine Hotelrechnung, eine Quittung oder ein elektronischer Nachweis einer Online-Zahlung beigefügt werden, damit sie als Nachweis dient und zulässig ist.

Um eine zügige und korrekte Abrechnung im Unternehmen zu gewährleisten, sollte eine interne Richtlinie mit einer entsprechenden Vorlage für die Reisekostenabrechnung erstellt werden. So erleichtern Sie nicht nur den Mitarbeitern die Abrechnung, sondern machen auch Ihre Buchhaltung effizienter.

Wie wird der Mitarbeiter entschädigt?

Für die Vergütung von Arbeitnehmern kann der Arbeitgeber zwischen zwei Optionen wählen:

• Tatsächliche Kosten: Der Arbeitnehmer legt die Rechnungen vor und der Arbeitgeber erstattet alle tatsächlichen Kosten. Dieses System ermöglicht es ihm, von der vollständigen Erstattung seiner Sozialversicherungsbeiträge befreit zu werden.
• Übernachtungspauschale: Bei beruflich motivierten Reisen kann der Arbeitgeber eine Pauschale für die Reisekostenabrechnung wählen. Häufig geschieht dies in Form einer Verpflegungspauschale, aber auch Übernachtungskosten können so abgerechnet werden.

Unternehmenskosten sind von Sozialabgaben befreit und werden daher vom Finanzamt genau überwacht. Sie müssen mit dem Unternehmenszweck vereinbar und mit einer guten Begründung versehen sein. Sind die Übernachtungskosten unverhältnismäßig hoch, sind die Kosten eventuell nicht mehr steuerlich begünstigt.

Mooncard: eine Lösung zur Verwaltung von Geschäftsausgaben

Mooncard bietet eine Lösung zur Verwaltung der Ausgaben für Geschäftsreisen. Diese Software macht es in Verbindung mit einer Corporate card möglich, Reisekostenabrechnungen in Papierform abzuschaffen und eine firmeninterne Vorlage für die Reisekostenabrechnung zu erstellen. Eine ideale Lösung für all Ihre Dienstreisen, denn mit der konfigurierbaren Zahlungskarte werden alle entstandenen Kosten automatisch als Betriebsausgabe gebucht.

So geht‘s:

Per SMS wird der Mitarbeiter dazu aufgefordert, Fotos von den Belegen zu machen und die Kosten der entsprechenden Kategorie zuzuordnen. So gehen keine Belege mehr verloren und der Dienstreisende hat den Kopf frei für seine beruflichen Tätigkeiten, während die Buchhaltung einen genauen und zeitnahen Überblick über die Kosten erhält.

Wenn Sie mehr wissen möchten, kontaktieren Sie uns oder fordern Sie online eine kostenlose Demo an.