Welche Kosten entstehen einem Freiwilligen?
Auch wenn die Arbeit unbezahlt ist, ist sie für viele Freiwillige mit Kosten verbunden. Dies ist insbesondere in kleinen Vereinen der Fall, in denen es üblich ist, den Mitgliedern kleine Einkäufe wie Umschläge, Briefmarken, verschiedene Vorräte oder sogar Lebensmittel anzuvertrauen.
Freiwillige müssen möglicherweise auch Ausgaben für die Erfüllung ihrer Missionen tätigen, wie z. B. Verpflegungs- oder Reisekosten. Diese Kosten sind vom Verein zu erstatten.
Ein Verein kann sich auch dafür entscheiden, Freiwilligen Zahlungsmittel für diese Ausgaben zur Verfügung zu stellen, aber in den meisten Fällen fällt die Wahl auf die Erstattung per Rechnung.
Dazu muss der Verein den Freiwilligen mit diesen Einkäufen beauftragen oder der Freiwillige bittet den Verein um Genehmigung, bevor er den Kauf tätigt.
Wie sind die Erstattungsbedingungen?
Ein Verein legt, wie ein Unternehmen, selbst die Regeln für die Erstattung von Vorschüssen fest: Welche Kosten werden übernommen, in welchem Zusammenhang, wie ist das Erstattungsverfahren, wie hoch sind die Höchstgrenzen, ...
Die Rückerstattung kann auf zwei Arten erfolgen:
- bei Vorlage einer Rechnung: Es handelt sich um eine Erstattung entsprechend der tatsächlichen Kosten;
- auf Pauschalbasis.
Pauschalvergütungen sind für Vereine nicht zu empfehlen, da die erstatteten Beträge voraussichtlich höher sein werden als die tatsächlich ausgezahlten Beträge. Das Risiko eines Überschusses zugunsten des Freiwilligen könnte in den Augen der Verwaltung zu Problemen führen: Dies kann als verschleiertes Gehalt oder sogar als illegale Überschussbeteiligung angesehen werden.
Diese Lösung kann jedoch insbesondere für die Fahrtkosten in Betracht gezogen werden, wenn das persönliche Fahrzeug eines Freiwilligen für die Bedürfnisse des Vereins verwendet wird. Es wird dann eine von der Steuerverwaltung festgelegte Kilometerpauschale verwendet.
Für die Erstattung der tatsächlichen Kosten muss der Verein mehrere wesentliche Kriterien beachten:
- der Spesenabrechnung sind Nachweise (Kassenbeleg, Restaurantrechnung usw.) beizufügen;
- die Ausgaben müssen in direktem Zusammenhang mit dem Verein stehen;
- die rechtlich festgelegten Obergrenzen müssen eingehalten werden;
- Achtung: Ungerechtfertigte Reisekostenabrechnungen oder Reisekosten – die nicht mit dem Verein vereinbar sind, da sie als zu luxuriös, zu teuer usw. gelten – könnten darauf hindeuten, dass es sich um ein verstecktes Gehalt handelt.
Es ist zudem möglich, dass ein Freiwilliger auf die Erstattung seiner Spesenabrechnung verzichtet. Dies gilt als Spende für den Verein und kann dem Freiwilligen steuerliche Vorteile verschaffen.
Wie erstellt man als Freiwilliger eine Spesenabrechnung?
Im Internet sind viele Vorlagen kostenlos erhältlich. Allerdings ist zu beachten, dass die Behörden den Vereinen keine strengen Spesenabrechnungsmodelle vorschreiben.
Der wichtigste Punkt, auf den Sie achten sollten, ist, die Spesenabrechnungen so transparent wie möglich zu gestalten. Es ist daher ratsam, mindestens Folgendes anzugeben:
- Name des Freiwilligen;
- Grund für die Kosten;
- Datum der Ausgabe;
- betreffende Mission;
- ausgegebener Betrag;
- verwendete Zahlungsmethode.
Der Freiwillige muss alle erforderlichen Belege beifügen. Wird kein Nachweis erbracht, gilt die Regel, dass keine Rückerstattung erfolgt. Es ist jedoch ausnahmsweise möglich, dass der Verein einer Erstattung zustimmt, wenn der Freiwillige eine eidesstattliche Erklärung abgibt.
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