Was ist eine Spesenabrechnung?
Eine Spesenabrechnung ist ein Dokument, das die Realisierung einer persönlichen Ausgabe bei einer Dienstreise (einschließlich Mahlzeiten) bescheinigt. Auf Grundlage dieser Abrechnung und eines gültigen Nachweises, wie z. B. einer Rechnung, kann der Arbeitgeber dann die vom Arbeitnehmer verauslagten Kosten erstatten. Allerdings müssen erstattungsfähige Aufwendungen zusätzlich zu den internen Richtlinien des Unternehmens folgende drei Bedingungen erfüllen:
- Die Reisekosten sind für die berufliche Tätigkeit des Arbeitnehmers im Unternehmen erforderlich;
- die Aufwendungen bleiben angemessen und verhältnismäßig zu den vom Arbeitgeber auferlegten Grenzen;
- die Kosten können durch Quittungen und Rechnungen belegt werden, die während der Dienstreise gesammelt wurden.
Kosten, die dem Arbeitnehmer vom Unternehmen erstattet werden, gelten nicht als zusätzliche Vergütung. Die Spesenabrechnungen sind daher nicht sozialversicherungs- oder einkommensteuerpflichtig, sondern stellen lediglich die Erstattung der Kosten dar, die den Arbeitnehmern bei Dienstreisen zusteht.
Zu den erstattungsfähigen Ausgaben gehören alle Arten von Dienstreiseausgaben, sofern ein Nachweis, z. B. eine Rechnung, vorgelegt wird, einschließlich:
- Fahrtkosten (Angabe der Kilometer, Parkplatz, ÖPNV-Ticket usw.) bzw. Kilometerpauschalen;
- Verpflegungskosten für den Verpflegungsmehraufwand (Frühstück, Mittag- und Geschäftsessen);
- Übernachtungskosten bei Reisen von mehr als 24 Stunden;
- Reisenebenkosten;
- Telefon- und Internetkosten.
Wie können Spesenabrechnungen aufbewahrt werden?
Nachweise über Berufskosten, Rechnungen oder Quittungen müssen vom Unternehmen gemäß rechtlicher Vorgaben mindestens zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Dabei ist es jedoch nicht mehr zwingend erforderlich, eine Papierkopie aufzubewahren: Das Scannen und die digitale Archivierung dieser Belege können einen großen Vorteil für die Verwaltung von Spesenabrechnungen darstellen.
Besteht ein Recht auf eine Reisekostenerstattung?
Für Unternehmen gilt: Sie sind arbeitsrechtlich nicht verpflichtet, Reisekosten abzurechnen und zu erstatten. Genaue Vereinbarungen sollten daher in den jeweiligen Arbeitsverträgen geregelt werden bzw. sollten Arbeitnehmer vor Antritt der Geschäftsreise eine entsprechende Genehmigung einholen. Macht ein Arbeitnehmer viele Geschäftsreisen im In- und Ausland, ist eine Kostenerstattung aber durchaus üblich.
Werden Reisekosten nicht vom Unternehmen übernommen, kann der Arbeitnehmer beispielsweise Fahrtkosten in seiner Steuererklärung steuerlich geltend machen.
Welche Regeln für Nicht-Beschäftigte gelten, finden Sie unter unseren Anwendungsbeispielen:
- Reisekostenabrechnungsvorlage für Selbstständige
- Reisekostenabrechnungsformular für Vereine
- Reisekostenabrechnung für den Betriebsrat
Was sind die Pflichtangaben in einer Spesenabrechnung?
Die Erstattung von Reisekostenabrechnungen setzt voraus, dass der Buchhaltungs- oder Personalabteilung des Unternehmens alle erforderlichen Informationen zur Verfügung gestellt werden, um die Verwaltung, Bearbeitung und Veranlassung von Erstattungen für die Geschäftsreise zu erleichtern.
Die genauen Angaben können je nach Art der Ausgabe variieren. Abrechnungen für Geschäftsreisen beinhalten normalerweise:
- Datum und Uhrzeit der Ausgaben;
- die genaue Identifizierung des Antragstellers (Vor- und Nachname usw.);
- die Beschreibung der Dienstleistung oder Ausgabe (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten, Kilometer usw.);
- der ausgegebene Betrag (in Euro) einschließlich Steuern;
- die Höhe der Mehrwertsteuer;
- Nachweis (Rechnung, Restaurantbeleg usw.);
- die manuelle oder elektronische Unterschrift des Antragstellers.
Reisekosten können als Pauschalen erstattet werden. Üblich sind insbesondere die Fahrtkosten- und Verpflegungspauschale. Hierbei müssen Belege in Form von Rechnungen nicht eingereicht werden und es genügt des Vorlage eines Verwendungsnachweises und die Anzahl der gefahrenen Kilometer. Sind die entstandenen Aufwendungen jedoch höher als die Pauschale, bleibt der Arbeitnehmer auf den Kosten für den Verpflegungsmehraufwand sitzen.
Sollte innerhalb eines Unternehmens eine Spesenabrechnungsvorlage verwendet werden?
Die Verwendung einer Reisekostenabrechnungsvorlage ist eine empfehlenswerte unternehmensweite Vorsichtsmaßnahme. Diese Art von Dokumenten bietet jedem Mitarbeiter eine verlässliche und genaue Grundlage für die Nachverfolgung und Bestandsaufnahme seiner beruflichen Ausgaben im Rahmen einer beruflich bedingten Reise. Die verschiedenen auszufüllenden Felder verringern das Risiko von Verarbeitungsfehlern, die die Erstattung durch den Arbeitgeber verzögern könnten.
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