Die Nachteile der Spesenabrechnung in Papierform
Laut mehreren Studien kostet die Bearbeitung einer einzigen Spesenabrechnung mehr als 50 €, denn folgende Arbeitsschritte sind beim Zeitaufwand zu berücksichtigen:
- Eingabe der Reisekostenabrechnung
- Übermittlung der Dokumente zwischen den verschiedenen Spesenabrechnungsverwaltungsdiensten
- Überprüfung der Belege, Einhaltung der Erstattungsrichtlinie des Unternehmens
- Besprechung aller Fehler und fehlenden Angaben
Über den finanziellen Aspekt hinaus verschwenden Ihre Mitarbeiter wertvolle Zeit mit dem Ausfüllen ihrer Spesenabrechnungen, während sie sich produktiveren Aufgaben für das Unternehmen widmen könnten.
Hinzu kommt der Zeitaufwand der Buchhaltung, die die Papierbelege für jede Spesenabrechnung der Mitarbeiter aufbewahren muss. Dies kostet nicht nur Zeit, sondern auch einen physischen Aufbewahrungsort, der nicht unbedingt leicht zu finden ist.
Der Aufwand bei einer Spesenabrechnung führt nicht selten zu Fehlern! Diese Fehler bei der Verwaltung von Spesenabrechnungen sind zahlreich und unvorhersehbar:
- Tippfehler in Excel
- Fehler bei der Kodierung von Betriebsausgaben
- Wegfall der erstattungsfähigen Mehrwertsteuer
- Nachweis über verloren gegangene oder vergessene Spesenabrechnungen
Unter diesen Bedingungen ist es nicht verwunderlich, dass jede fünfte Spesenabrechnung einen oder mehrere Fehler enthält.
Wenn ein Fehler festgestellt wird, muss dieser korrigiert werden, indem der betreffende Mitarbeiter kontaktiert wird, um den in der falschen Reisekostenabrechnung festgestellten Fehler zu beheben. Beachten Sie jedoch, dass dies eine Konfliktquelle im Unternehmen darstellen kann, da ein Mitarbeiter nicht die gleichen Prioritäten oder Einschränkungen hat wie ein Buchhalter.
Es sollte hinzugefügt werden, dass nach Bearbeitung der Spesenabrechnungen die Erstattung der Spesenabrechnungen durchschnittlich 30 Tage Wartezeit erfordern kann, was Arbeitnehmern, die ihre Berufskosten selbst vorstrecken, sehr lang erscheint.
Da der deutsche Gesetzgeber erlaubt, Belege unter bestimmten Bedingungen in digitaler Form aufzubewahren, ist es sinnvoll, eine Reisekostenabrechnungs-Software für die Erleichterung einer korrekten Buchführung zu nutzen.
Die digitale Spesenabrechnung: Zeit sparen!
Die automatische Reisekostenabrechnung bringt erhebliche Vorteile in puncto Zeitersparnis.
Zudem ermöglicht die sofortige Digitalisierung der Belege einen einfachen Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen (Finanzabteilung, Personalabteilung etc.), um einen leichten und schnellen gemeinsamen Zugriff auf Belege und Spesenabrechnungen zu haben:
- Dank dematerialisierter Spesenabrechnungen reduzieren Mitarbeiter die Eingabezeit um 79 % pro Monat.
- Jeder Mitarbeiter, der Berufskosten verursacht, spart mehr als 3 Stunden Arbeit pro Monat – wertvolle Zeit, die er sinnvoll seinen Hauptaufgaben widmen kann.
- Einige Verwaltungs- oder Buchhaltungsassistenten gewinnen mehr als 3 Tage im Monat!
- Auch Anträge auf Erstattung von Spesen, die Mitarbeitern entstanden sind, können dank der automatisierten Verwaltung von Spesenabrechnungen schneller erstattet werden.
Weniger Wartezeit bedeutet weniger Stress! All dies setzt Energie der Mitarbeiter frei und erlaubt effizienteres Arbeiten sowie Produktivitätsgewinne!
Die digitale Spesenabrechnung: Tausende Euro gespart
Wie wir gesehen haben, stellt die Verwaltung von Spesenabrechnungen in Papierform einen sehr hohen Aufwand in Bezug auf Eingabe, Bearbeitung, Ablage, Archivierung, Aufbewahrung der Reisekostenabrechnung usw. dar.
Die Dematerialisierung führt hingegen zu einer Kostensenkung von 63 %, insbesondere bei den Kosten für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen.
Darüber hinaus wird der Mitarbeiter bei der Eingabe von Informationen angeleitet und so das Fehlerrisiko reduziert.
Mittel zur effizienten Entmaterialisierung von Spesenabrechnungen
Es gibt mehrere Lösungen, um einer Dematerialisierung von Dokumenten näher zu kommen:
- Spesenverwaltungssoftware oder Buchhaltungssoftware
- Professionelle Zahlungskarten in Verbindung mit einer Softwarelösung
Effektive automatisierte Tools zur Verwaltung von Spesenabrechnungen
Eine gut konzipierte Spesenabrechnungsverwaltungssoftware bietet Einstellungen und Kontrollen, die das Fehlerrisiko bei der Dateneingabe erheblich reduzieren.
Arten von Ausgaben, Mehrwertsteuersätze und ihre Arten, Geschäftscodes … alles ist bereits vorhanden, um die täglichen Erstattungsanträge der Mitarbeiter zu erleichtern.
Es gibt auch Apps, mit denen Sie Belege fotografieren und diese automatisch in die Abrechnung integrieren können. Dabei ist die Software in der Lage, Anomalien zu erkennen und hervorzuheben, also Fehler und Betrugsversuche zu vermeiden.
Im Falle einer Kontrolle durch die Steuerbehörden ist es zudem einfacher, die angeforderten Dokumente bereitzustellen und bei einem Fehler ist es weniger aufwendig, den Fehler zu finden und ihn zu beheben.
Die Firmenzahlkarte
Heute gibt es Lösungen, die es ermöglichen, den gesamten Spesenabrechnungskreislauf von der Zahlung, dem Empfang, der Kontrolle bis zur Abrechnung vollständig zu automatisieren. Dabei müssen die Mitarbeiter ihre Berufskosten nicht mehr vorstrecken und die Kontrolle wird durch die sofortige Sichtbarkeit der angefallenen Kosten gestärkt.
Um diese vollständige Integration effizient zu erreichen, sollten Sie Mitarbeitern, die geschäftliche Reisekosten haben oder geschäftliche Ausgaben tätigen müssen, firmeneigene Corporate card zur Verfügung stellen.
Die Firmenkarte von Mooncard ist eine komplette und sichere Verwaltungslösung, die in Saas (in der Cloud) integriert ist. Dank dieser Corporate card profitieren Sie von vielen Vorteilen:
- Sofortige Aktivierung oder Deaktivierung von Mitarbeiter-Bankkarten
- Verwaltung personalisierter Betriebsregeln
- Visualisierung von Unternehmensausgaben in Echtzeit
- Automatische Abrechnung
- Über den Export in eine Buchhaltungssoftware decken diese Lösungen den gesamten Prozess ab: also von der Kartenzahlung bis zur Abrechnung der Spesenabrechnungen.
Alle Mitarbeiter profitieren somit von digitalen Lösungen, um sich auf weniger administrative Aufgaben und auf größeren produktiven Mehrwert konzentrieren zu können.
Fordern Sie jetzt Ihre Demo an, um alle Vorteile der papierlosen Reisekostenabrechnung und der firmeneigenen Zahlungskarte zu entdecken.